会計事務所導入事例

2015年4月22日現在

原島税理士事務所 様

原島税理士事務所 様

事務所インフラの一括サポートで安心感ペーパーレスソリューションが膨大な紙の電子化に成功

書類の電子化によって問い合わせ対応の迅速化に大きく貢献、コスト削減にも寄与

  • 税理士1名
    職員 4名
  • 資金繰り等のコンサルティング業務
    税務代理・相続に関する一切の業務、その他
NX-pro
  • 紙の書類が膨大にあり事務所内に山積みの状態
  • 従来の使い勝手を落とさない環境作りが必要
  • 紙を減らすことに成功しスペース効率も大幅向上
  • スキャンされた情報がOCRにて検索可能になり問い合わせにも迅速対応

導入の背景

膨大な紙の束が山積み問い合わせ対応に課題

イメージ写真1 生まれ育った足立区で1988年に税理士事務所を開業した原島正光先生。記帳代行のみならず、資金繰りや銀行対策も含めた財務・税務の視点から経営的なコンサルティングにも力を入れており、本音で語り合えるビジネスパートナーとして、お客様との信頼関係を重視しながら事務所を運営している。特に建築や不動産、飲食関係の顧問先を数多く抱えており、東京23区を中心に地域密着型の税理士として中小企業を強力にサポートしつつ、電子申告などのIT化も推進している。
 そんな原島先生は事務所を開業して数年後には会計パッケージの導入を実施しており、その折には「使い勝手やOCRなど会計パッケージ以外の製品ラインナップも含めて調達しやすい」という視点から、ミロク情報サービスの「ACELINKシリーズ」を選択。これまで20年以上のお付き合いが続いている。
 原島先生が課題に感じていたのは、顧問先から預かっている決算書類などの紙の保管だ。長年の事務所経営で、各種書類が膨大な紙の束となって保管さており、保管のためだけに別のスペースを借りざるを得ない状況も発生していたという。同事務所の原島 大輔主任は「私が入社したときから、この紙をうまく電子化できないと考えていました」と語る。紙で運用していた当時は、顧問先から問い合わせがあった場合でも、担当者が不在の折にはどこにその書類があるのかが分からず、返信が遅れてしまうこともあったと原島主任は振り返る。

導入のポイント

事務所の環境をすべて一括導入できる安心感

イメージ写真2 膨大な書類を削減するための手法を調査し始めた原島主任だが、その過程で辿りついたのがミロク情報サービスが提供していたオフィスのペーパーレスソリューションだった。「様々な情報を調査するなかで紙の電子化を可能にするソリューションとして『DocuWorks』に辿りついたのです。ちょうど税理士会で『DocuWorks』関連のセミナーをやっていたこともあり、実際に話を聞いてみたのです。これならペーパーレス化に取り組めるのではと考えました」と原島主任。そこで「DocuWorks」を実際に試したうえで、書類の電子化に取り組むために導入することを決意する。
 また、同時に申告手続きについても課題を感じていたという。「千葉や茨城にも顧問先があり、申告前になると顧問先に印鑑だけもらいに行くこともあり、もう少し効率化できないものかと思案していました」。そこで、せっかく書類の電子化を実施するのであれば、同時に電子申告も実施しようと原島主任は計画し、書類の電子化とともに電子申告の手続きを順次行っていくことになったという。そんな時に起こったのが、東日本大震災だった。
 震災時には紙の書類が事務所に散乱し、オフィスの外にも書類が飛び出してしまうほどの被害も経験した。そこで、これからの事業拡張も見据えながら事務所の移転を決意し、移転のタイミングでペーパーレス化をさらに加速すべく、「DocuWorks」と直接連携できる富士ゼロックス製の複合機を導入することを決意。ネットワーク環境も踏まえたオフィス全体のインフラを再構築することに。そこで声をかけたのが、ミロク情報サービスだった。「サポート窓口が一本化されており、何かあればすぐに駆けつけてもらえる環境が必要です。事務所に必要な環境がすべて揃うため、とても頼りにできると考えました」と原島先生はその選択の理由を語る。

導入の効果

スペース効率高めつつ紙やコストの削減実現

 現在は、デジタル複合機および紙書類の電子化を支援する「DocuWorks」を中心としたペーパーレースオフィス環境を構築しており、会計事務所向けの統合業務パッケージ「ACELINK NX-Pro」や会計データのバックアップ用途に活用している「MJSセキュアストレージサービス」、事務所内のセキュリティを担保するためのUTM製品「FortiGate」、そして各種サーバ、PCなどをミロク情報サービスから一括して導入している。事務所の環境に外部からアクセスする「iCompassリモートPC」や遠隔地からの顧問先バックアップを可能にする「iCompassコミュニケーション」も導入済みだ。「一括でサポートいただいたほうがコスト的にもメリットがありますし、窓口が一本化されることで何かあっても迅速に解決に結びつきます。サポートの安心は何物にも代えがたい。やはり餅は餅屋にお任せするのが一番です」と原島先生は評価する。なお、顧問先の自計化をサポートする「記帳くん」についても、自計化可能な顧問先に適宜オススメしている状況だ。
 ペーパーレスソリューションを導入した効果について原島先生は、「紙の書類を電子化したおかげで、以前は問い合わせなどへの対応に時間がかかっていましたが、今では社名で簡単に検索するだけ。

イメージ写真3 わずか1分もかからずに返事できるようになり、顧問先としても知りたい情報がすぐに入手できる点はとても大きいと思います」と力説する。一番の課題だった情報の共有化が実現でき、必要な書類があればPDF化したものをメールにて添付したり紙が必要な場合は出力して郵送したりなど、顧問先の要望に応じて様々な対応が可能になっている。  紙の実質的な量については、参照する可能性のある数年分の過年度データのみをスキャンによってデータ化しており、残りの紙は7年後には廃棄していく予定だ。「それでもかなりの量を減らすことができました。保管スペースの削減はもちろんですが、以前に比べて1/5程度の紙で済むようになっています。出力に必要なカウンター料金も削減することに繋がっています」と原島先生は高く評価している。

今後の展望

資金繰りなど顧問先に役立つ情報提供を加速

 今後について原島先生は、「顧問先のなかには規模も小さく、システム化が進んでいないところがまだまだあります。ミロクさんが持っている様々なソフトウェアやバックアップサービスなどが役立つ場面が数多くあります。一緒になって自計化に向けた提案を積極的に行っていきながら、コスト面でも効果の高いものを顧問先に提案していきたい。バックヤードの仕組みを提案することで、顧問先との関係をより一層深めていきたいと考えています」と語る。
 また、現在はご家族が中心で事務所を経営しているが、事業の拡大に応じて新たな人材も必要になってくる。そのおりには、「SOXBOX NX」などの導入を視野に入れながら、さらなるセキュリティ強化を目指していくという。

UserVOICE ユーザーボイス

「効率化」への声

原島税理所事務所 主任 原島 優 氏原島税理所事務所
主任 原島 優 氏

OCRで文字認識、あっという間に情報が探せる

領収書などが膨大にある顧問先であっても、きちんとスキャンしておくことでOCRによって文字認識が可能となり、必要な情報がすぐに検索できるようになっています。明細金額で検索しても、何の領収書なのかが即座に探せますので、大変重宝しています。

書類を捨てるにも安心感が違う

何かのタイミングで書類を処分する際には、以前はコピーだと思っていたものが実は原本だった、なんてことも。今はすべての書類がスキャンによって電子化されており、何かあっても安心感が以前とは格段に高まっています。必要な書類を顧問先に送る際にも、以前はホッチキスをはずしてコピーをして、それを郵送するといった手間がありました。今では、PDFをメールで送るだけで済みます。効率化に大きく貢献しています。

システム構成図

イメージ写4

導入会計事務所様のご紹介

原島税理士事務所

イメージ写真5

所在地
〒120-0034 東京都足立区千住3-5
代表者
原島 正光
設立
1988年4月
構成人員
税理士1名、職員4名
主な業務
  • 資金繰り、銀行対策等のコンサルティング業務
  • 決算および申告などの税務代理に関する一切の業務
  • 給与計算および年末調整業務
  • 個人確定申告業務
  • 相続の申告書作成および節税などの相続に関する一切の業務

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