会計事務所導入事例

2015年6月23日現在

長井税理士法人 様

長井税理士法人 様

スケジュール管理の徹底で業務可視可を実現 遠隔地からの業務支援やペーパーレス化に大きく貢献

「iCompassコミュニケーション」を活用したリモート支援、移動時間や書類整理の手間を軽減

  • 税理士4名
    職員 6名
  • 税務関連業務
    会計関連業務
    経営に関するコンサルティング
NX-pro
  • 事務所開設で業務支援のシステム化を検討
  • 自身の働き方に最適な仕組みを模索、自社で運用できる基盤を希求
  • 事務所業務の基盤整備をMJSで実現
  • 業務に関するスケジュール管理の徹底やペーパーレス化を実現

導入の背景

事務所を構える際に必要な基盤システムを模索

イメージ写真1 1981年に東京で税理士業を開業し、2年後に山形の地で長井税理士法人及び株式会社トップマネジメントを創業した金田 和夫先生。長井市をはじめ、米沢市や山形市など地元・山形の顧問先を中心に税務相談や決算及び財務諸表の作成などの財務会計を手掛けており、東京にも事務所を構えて税理士業を展開している。また、ISO取得によって業務の品質管理を徹底させる活動を続けながら、中期経営計画の策定支援などのコンサルティング業務や管理者を対象にしたマネジメント研修など、顧問先の要望に応じて経営支援のための様々なサービスを提供している。他にも、10年以上前から事務所独自で情報誌を発行しており、税務やコンサルティング、労務、社会情勢など世相に応じた独自の記事を執筆するなど、顧問先への情報提供も積極的に行っている。
 そんな金田先生が事務所の業務基盤となるシステムを検討したのが、10年位前で当時の職員数は23名(臨時職員6名含む)だったと金田先生は当時を振り返る。「当時は社員が多くても残業が多く効率が悪いと感じていました。いまでは、システム化が進み、当時と同じ量の業務を10人で残業をせずにこなせるようになりました」。

導入のポイント

業務の予実管理が可能な仕組みが大きな魅力に

 システム導入にあたって検討したのが、税理士の友人から勧められたミロク情報サービス(以下、MJS)だった。「会計事務所に勤めている友人から紹介を受けたのがMJSの製品でした。当時はまだ大型の専用端末の時代でしたが、日常の業務にとても重宝すると勧められたのです」と金田先生。また、当時はベンダ側にデータを送って帳票を出力するセンター方式が中心だったが、センター稼働の時間と実業務との時間のずれが発生してしまうなど、金田先生の働き方にはマッチしないものが多かった。その点MJSの製品は自社で運用できるため、顧問先の急な要求にも対応できる柔軟性を持っていたという。結果、MJSが提供する業務基盤を導入することになったのだ。
 現在に至るまでMJSの製品を使い続けている金田先生だが、その大きなポイントは顧問先・事務所管理に役立つ「オフィス・マネージャー」の存在だ。「発想が素晴らしく、自分が考えていたことが具現化できる機能」とその完成度を高く評価する。スケジュール機能では、外出予定や事務所内での作業、決算業務などそれぞれ色分けされた形でスケジュールが管理されており、決算業務については科目内訳の確認や申告書調整をそれぞれ分けるなど、業務内容を細かく細分化している。また、決算業務に必要なプロセスを事前に設定し、それを担当者に割り当てることで予定を管理し、表計算に展開した予定データに対して実際に作業が完了したかどうかの実績管理を行っている。会計監査部の長澤 修司先生は「例えば監査部チェックや決算レビュー、申告書チェック、最終検査など決算に必要なジョブを事前登録しておくことで、詳細な業務の進捗状況が一目で把握できます。大変便利な機能です」と高く評価する。
 また、「DocuWorks」と連携することで業務のペーパーレスを実現するなど、MJSからの様々な提案も評価。今では事務所における業務基盤の中核として会計事務所向け基幹業務パッケージ「ACELINK NX-Pro」を活用し、顧問先に対するサポートを行っている。

導入の効果

ペーパーレス化及び遠隔サポートで業務を効率化

イメージ写真2 現在は「ACELINK NX-Pro」を中心に日常的な会計処理や申告書などの税務処理を行っており、2ヵ月先の業務予定をオフィス・マネージャー内に登録した上で、日々の業務日報で実績を報告してスケジュール管理を徹底している。他にも、自計化を希望する顧問先には「iCompassNX」を提案し、会計や給与などの入力をサポートする活動も。問い合わせへの対応には「iCompassコミュニケーション」で事務所から顧問先の環境へアクセスし、遠隔サポートも行っている。「これまで入力方法が分からないとご連絡いただいたときには顧問先に直接お伺いしていました。今は事務所にいながらにして指導することができ、時間とコストの大幅な削減が可能です。自計化にはリモート支援のツールが必須だと考えています」と長澤先生は高く評価。同時に外出先から事務所のサーバにアクセスする「iCompassリモートPC2」も駆使しているという。
 セキュリティに関しては、情報漏えい対策に役立つ「SOXBOX NX」や統合脅威管理機器の「FortiGate」などを導入し、事務所内の安全管理を強化している。「特にマイナンバー制度に関連して、アクセスログがきちんと管理できるSOXBOX NXを活用しています」と長澤先生。データ保全では、災害時にもデータがなくならないよう、事務所内にNASサーバを設置し、一部のデータは「MJSセキュアストレージサービス」にてクラウド上でバックアップを行っている状況だ。
 他にも事務所業務を劇的に変える仕組みが導入されている。それが「DocuWorks」によるペーパーレスオフィスの実現だ。「まだ一部ではありますが、顧問先にDocuWorksを導入いただき、請求書や領収書など経理に関連したあらゆる書類をスキャニングしてもらっています。電子的な書棚のように設定している保存先フォルダ(Working Folder)に事務所からリモートアクセスすることで、遠隔地であっても書類が確認でき日々の記帳代行業務が可能です。顧問先への移動時間が削減できますし、顧問先のご担当者に書類整理していただく手間もなくなります」と金田先生はその使い勝手の良さを評価する。もともとは不在がちな顧問先の社長に代わって稟議書類を遠隔地からチェックするべく、「DocuWorks」と複合機のスキャナ機能を利用したことがきっかけだが、今ではあらゆる経理書類をスキャニングして「DocuWorks」上に電子ファイルとして格納し、遠隔地からチェックする形で運用している顧問先もあるという。
 実は、金田先生の事務所内もペーパーレス化が進んでいる。「決算関係書類はもちろん、毎月発行している情報誌や決算業務のチェックシート、税理士会や商工会議所などから送られてくる書類など、あらゆるものをスキャニングしています。大型の裁断機も導入したことで、おそらく4分の3ほど紙の書類が事務所からなくなっています。以前は毎月印刷のためのカウンタ料が5万円程度かかっていましたが、それが大きく削減できています。書類の廃棄に必要だった紙の溶解費用もなくなりました」と金田先生は驚きを隠せない。職員全員が持っているタブレットで「iCompassリモートPC2」を活用することで情報閲覧も容易となっており、200万円ほど年間経費が削減できているという。

今後の展望

電子化を進め顧問先支援を充実

 今後について金田先生は、「DocuWorksを使って遠隔地から顧問先支援を行う仕組みは、さらに広げていきたい。コピーを取る感覚でスキャニングをしてもらい、紙の書類自体は段ボールに詰めて保管していただくだけ。電子的な書庫は我々がリモート環境で整理したり移し替たりも可能なため、双方にメリットがあります」と力説する。東京の顧問先に対する業務支援にも、「DocuWorks」を駆使すれば山形にいながらにして行うことが可能だという。また、業務のスケジュール管理もさらに精度を高めていきながら、1つの業務基盤内で実現できる環境作りに長澤先生は期待している。これからもMJSの各種ソリューションを事務所業務に拡張していきながら、顧問先支援をこれまで以上に充実させていきたいと意気込みを語っていただいた。

UserVOICE ユーザーボイス

「使いやすさ」への声

長井税理士法人 長澤 修司 先生

表計算との連携でデータ活用が容易

表計算へデータを展開したり表計算データを取り込んだりなど、データ変換の互換性が高く便利に活用しています。経営指導などの際には、売上だけでなく営業利益や原価を部門別に集計してあげることで、顧問先にもわかりやすい情報提供が可能です。分析などは顧問先から喜ばれるほど使いやすく、他のツールに比べても群を抜いていると感じています。また、摘要での検索や科目補助などの柔軟な設定など、使い勝手の良さも魅力的です。

電子申告時のチェック機能が秀逸

すでに法人については100%実施しているのが電子申告です。この電子申告では、自己チェック機能が充実しており、とても重宝しています。地方税の税率が変わった際には、実際に画面を閉じるタイミングでチェックを促すアラートが表示されるため、見落としがちな部分もしっかり事前に確認できます。このチェック機能があることで我々も不安なく業務を行うことが可能です。

私のイチオシ機能&サービス

ミスの軽減や業務品質向上に繋がる仕組みが素晴らしい!

イメージ写3やはりオフィス・マネージャーによる業務のスケジュール管理が私にとって便利な機能です。業務を細分化しておくことでミスも軽減できるだけでなく、スケジュール管理によって業務が遅れた原因を特定でき、品質向上に繋げていくことが可能になります。また、DocuWorksを活用した業務支援はこれから期待できる仕組みです。幅広い顧客に提供できるよう環境整備を進めていきたいですね。(金田 和夫 代表)

導入会計事務所様のご紹介

長井税理士法人

イメージ写真4

所在地
〒993-0013 山形県長井市館町南10-57
代表者
金田 和夫
設立
1983年6月1日
構成人員
税理士4名、職員6名
主な業務
  • 税務関連業務
  • 会計関連業務
  • 経営に関するコンサルティング
URL
http://www.top-m.co.jp/

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