会計事務所導入事例

2014年10月2日現在

大城税理士事務所 様

大城税理士事務所 様

顧問先ごとのコスト管理で事務所経営の効率化を加速

顧問先支援のための時間が確保でき、質の高いサービスを提供

  • 税理士1名
    職員 4名
  • 税務業務
    経理会計業務
    開業、設立支援
    相続対策、その他
NX-pro
  • 会計と申告が連動せずに膨大な時間と手間が必要に
  • 顧客情報が散在しており一元管理できる環境を希求
  • 事務所の業務効率化を実現
  • 顧問先へのツール導入で自計化を促しつつ支援強化
  • ERPパッケージの導入で顧客情報の一元管理を実現

導入の背景

増え続ける顧客への対応を可能にする業務効率化

 一般企業勤務を経て税理士事務所に入所、2007年4月に大城税理士事務所を設立した大城 真樹先生。税務業務をはじめ、経理会計業務や開業・設立支援、経営管理、業務効率化支援、相続対策など様々な業務を手掛けており、法人・個人問わず多くの顧客を抱えている。顧客第一主義を掲げる大城先生は、たとえ税理士業であってもサービス業・接客業と位置付けており、顧客が抱える課題にできる限り応えられるよう、税理士業務以外の領域についても情報収集するなど日々精進している。また、顧客の代わりに記帳業務や申告業務の代行を行ってはいるものの、本来的には顧問先自体がしっかり知っておくべき内容だ。そこで顧客に対して具体的な処理内容をしっかり理解してもらうよう、懇切丁寧な説明及び指導を心掛けている。
 そんな大城先生が事務所経営に必要な業務インフラの刷新を検討したのが2010年、増え続ける顧客への対応をさらに手厚くするために、業務効率化を検討したのがきっかけだった。

導入のポイント

豊富な実績と柔軟な運用が可能な点を高く評価

イメージ写真1 事務所設立時に導入した環境は、会計処理と申告処理がそれぞれ別々のメーカーのソフトウェアに分かれており、業務における連動性が全くなかったと大城先生は当時を振り返る。「事務所設立のタイミングだったこともあり、最小限のコストでインフラ整備を行いました。市販のソフトウェアを導入したほうが安価だったというのが背景にあります」(大城先生)。以来数年間は市販のソフトウェアの環境で運営を続けてきたというが、順調に顧客数が増えて事業そのものが拡大していく中、煩雑な管理から脱却する必要性が高まったという。「申告時に多くの時間を要してしまう場面があり、連動したシステムが必要だと考えました。また、個別にフォルダを作成して会計データや顧問先データを管理していたため、様々なフォルダに顧問先情報が散在してしまっていたのです。顧問先管理もしっかりとした形で一元管理できるツールが求められました」と大城先生。連動性がないがゆえに所員が入力した内容をしっかりチェックする必要があるなど、その作業だけでも多くの時間がかかることもあったという。
 そこで会計事務所向けに最適化された業務パッケージを探してみたところ、ミロク情報サービス(以下、MJS)が提供している会計事務所向けERPシステム「ACELINK NX-Pro」に出会うことになる。「会計事務所向けに長年提供している実績を高く評価しました。また、考え方にもよりますが、過去に戻って仕訳入力が可能になるなど、現場に即した運用が可能な仕組みになっている点も大きな選択のポイントだったのです」と大城先生は語る。
 また、これまで入力してきたデータがそのまま変換して活用できる点も選択理由の1つだった。「以前使っていたパッケージを顧問先に導入いただいており、過去の情報資産をどうするのかという課題もありました。しかし、MJSであれば過去のデータを新たな環境に変換できる機能を持っており、これまでの情報も柔軟に活用できると考えたのです」と大城先生。
 結果として、会計と申告業務を連動させながら顧問先情報の一元管理が可能なACELINK NX-Proが、同事務所の業務全般を強力に下支えする業務パッケージとして選ばれることになる。

導入の効果

詳細なコスト管理を実現顧問先支援の時間も増加

イメージ写真2 現在は事務所の業務システムとしてACELINK NX-Proが稼働しており、事務所の業務管理を手助けしながら税務業務など顧問先への様々なサービス提供が可能な環境を整備している。顧問先への定期的な訪問の際には、「iCompassリモートPC2」を利用して事務所のPCを外出先から呼び出して前期との比較や推移表などを提示し、資金繰計画や決算予測といった機能を活用しながら顧問先の経営に関するアドバイスを実施。また、顧問先の情報が一元管理できるようになり、財務情報や申告情報はもちろん、税務調査履歴や発送書類の管理など顧問先ごとの詳細な情報が網羅できるようになったという。他にも、業務日報の作成や報酬請求管理などを連動させることで生産性分析を行ったり、ファイリング機能によって申告データの保管を電子的に行ったりなど、ACELINK NX-Proが持つ様々な機能をフル活用している状況だ。「決算予測など必要な各種帳票が揃っており、会計と連動して簡単に帳票出力できる点は大変助かっています。業務の効率化に寄与することで、顧問先支援のための時間が十分確保できるようになりました」と大城先生は高く評価している。なお、「MJSセキュアストレージサービス」を利用し、万一のためのバックアップもしっかり実施済みだ。
 給与計算の代行業務についてもACELINK NX-Proを利用しているが「給与計算のための計算式からある程度自由に設定でき、見た目も柔軟に変更できるため大変重宝しています」とその使い勝手の高さを評価する。また、顧問先に対して自計化を促すためにMJSが提供する業務パッケージソフト「iCompass NX」導入を支援しており、「とても使いやすく、多くの顧問先に導入いただいています。iCompassコミュニケーションを活用して事務所から顧問先のPCにリモート接続して指導するなど、支援しやすい環境が提供できています」と大城先生。
 MJSのサポートについては「24時間365日サポートいただけており助かっています。改善要望にも真摯に対応いただいており、パッケージへの反映も迅速です。大変満足しています」と評価する。

今後の展望

クラウド化への挑戦とペーパーレスの促進へ

イメージ写真3 今後の計画について大城先生は、「顧問先にiCompass NXを導入いただいていますが、まだメールによるデータ連動を行っており、クラウドを利用したデータの受け渡しは行っていません。常に最新の情報がクラウド上に反映された形になるため、早い段階でクラウド化に移行したいと考えています」と語る。情報がリアルタイムに確認できるようになり、顧客への迅速なサポートをさらに強化していきたいという。
 また現在利用しているファイリング機能だが、領収書など紙の証票については未だに電子化できていない状況だ。いずれスキャニングを行ってファイリングに取り込み、ペーパーレス化を促進していきたいと今後の展望について語っていただいた。

UserVOICE ユーザーボイス

「使いやすさ」への声

大城税理士事務所 河野 江身子 氏大城税理士事務所
河野 江身子 氏

様々な機能が密接にリンク

業務を統合的にサポートしてくれるツールだからこそ、何度も入力することなく1つ修正すればそれが必要な部分に自動的に反映してくれます。業務日報などもパッケージ内で管理でき、いろんなツールをバラバラに使わずとも事務所業務がすべて管理できるのが大きな魅力です。

2画面表示で過去情報を手軽に参照

伝票入力などを行う時に科目が不明なものは、以前は過去の元帳を見直しながら入力していました。今は、過去の情報が簡単に呼び出せ、しかも2画面で見比べながら仕訳することができます。作業が容易になり業務効率化にも繋がっていると思います。

私のイチオシ機能&サービス

明確なコスト把握、顧問先との関係強化に満足

イメージ写4業務日報や進捗管理などを駆使し、顧問先が現在どんな状況にあるのかが把握しやすい点は大きいですね。顧問先情報も管理しており、業務日報と報酬請求管理を組み合わせることで、顧問先ごとのコスト管理も可能です。コストがはっきり見えてくることで、顧問料の改定に向けた基礎情報として活用したり、コスト改善のための指標としても利用したりすることができています。以前はできなかった、事務所経営に必要となる適切なコスト把握が可能になったことに大変満足しています。

導入会計事務所様のご紹介

大城税理士事務所

イメージ写真5

所在地
〒612-8292 京都府京都市伏見区横大路朱雀17-38
代表者
大城 真樹
設立
2007年4月
構成人員
税理士1名、職員4名
主な業務
  • 税務業務
  • 経理会計業務
  • 開業、設立支援
  • 相続対策、その他
URL
http://www.oshiro-tax.com/

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