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2016年から適用開始

電子帳簿保存法の規制緩和で
領収書のスキャナ保存が可能に!e文書対応の要点
とは?

お問い合わせ(資料請求・デモ申込) まだ紙のままですか? MJSイメージキャラクター 菊川 怜

電子帳簿保存法の改正内容について、
理解できていますか?

  • NO よくわからないので不安が…
  • YES 理解しているので具体的な対応⽅法を知りたい

電子帳簿保存法の改正

電子帳簿保存法の
スキャナ保存に関する規制が
大幅に緩和されました。

電子帳簿保存法とは?
国税関係帳簿や国税関係書類に対し、電子化された文書ファイル(=e文書)による保存を認めた法律です。

電子帳簿保存法の主な経緯

  • 1998

  • 2005

  • 2016

※規則第3条第3項に規定する書類を除く全ての国税関係書類が対象

「電子帳簿保存法」は1998年に制定されましたが、電子データでの保存の対象や条件が厳しく、あまり普及しませんでした。その後、2005年に一部の文書に対して紙文書のスキャンによるデータ保存が認められたものの、依然として対象書類、電子署名などの条件が厳しく、導入できる企業は限定的でした。しかし、今回の改正において(2016年1月から適用開始)、ほぼ全ての文書に対してスキャンデータでの保存が可能となり、さらに電子署名が不要になるなど、規制が大幅に緩和されたことで、中堅・中小企業でのe文書対応が現実的となり、いよいよ普及が進むことが期待されています。

電子帳簿保存法改正の主なポイント

  BEFORE
(~2015)
AFTER
(2016~)
金額基準 対象書類に金額基準あり
(3万円未満)
金額基準の撤廃
電子署名・タイムスタンプ 電子署名および
タイムスタンプが必要
電子署名は不要
タイムスタンプは必要
保存形式 大きさや色の情報を保持した
保存が必要
重要書類以外は
大きさ情報・色情報が不要
e文書対応が現実的に
なりました。

さて、ここまではご存知の方も多いかもしれませんが、法律の適用範囲や要件について正しく理解できていますか?

  • 電子帳簿保存法と
    e文書法の違いは?
  • とにかくなんでも
    スキャンすればいい?

e文書法との関係性

e文書法は法律横断の共通ルール、
電子帳簿保存法は国税に関する法律を対象とした
具体的な個別ルールです。

紙での保存が必要な文書は、様々な法律によってそれぞれ規定されています。

  • A法**書

  • B法**書

  • C法**書

  • D法**書

  • E法**書

  • F法**書

e文書法は、約250個の法律で規定されている、紙での保存が必要な文書に対し、一括で電子化を認める法律です。

e文書法

  • A法**書

    電子化OK

  • B法**書

    電子化OK

  • C法**書

    電子化OK

  • D法**書

    電子化OK

  • E法**書

    電子化OK

  • F法**書

    電子化OK

電子帳簿保存法は、約250個の法律の中で、国税に関する法律(所得税法、法人税法など)を対象に、
具体的な電子化の対応方法を規定したものです。

e文書法

  • A法**書

    電子化OK

  • B法**書

    電子化OK

  • C法**書

    電子化OK

  • D法**書

    電子化OK

電子帳簿保存法(電子化の具体的な要件)

国税に関する法律**書

  • 電子化OK
  • 要件緩和
企業に対して紙での保存を義務付ける文書については、様々な法律の中で規定されています。
それらの法律を1つ1つ改正することなく、一括で電子化を認めるために作られたのがe文書法です。
e文書法では文書の電子化にあたっての基本的な要件が規定されていますが、法律ごとの具体的な要件までは規定されていません。企業がe文書に対応するためには、自社の業種や文書の性質に応じた法律を参照し、対象文書を特定する必要があります。
電子帳簿保存法は、それらの法律の中でも全ての企業に共通する「国税に関する法律(所得税法、法人税法など)」に対して、具体的な電子化の対応方法を規定したものです。これまではその規定が厳しいことがe文書対応全体のネックとなっていましたが、今回の規制緩和で一気に現実的なものとなりました。
国税関係帳簿 / 書類
国税関係帳簿 国税関係書類
決算関係書類決算に際し作成された書類 取引関係書類取引に関し作成された書類
  •  仕訳帳
  •  補助元帳
  •  総勘定元帳
  •  貸借対照表
  •  損益計算書
  •  棚卸表
  •  その他決算書類
  •  自己が発行した書類の写し
  •  契約書
  •  請求書控
  •  見積書控
  •  領収証控
  •  注文書控
  •  その他準ずる書類
  •  相手方から受領した書類
  •  見積書
  •  請求書
  •  発注書
  •  契約書
  •  領収証
  •  送付書
  •  その他準ずる書類

e文書の要件

国税関係帳簿/書類の電子化の際は、
e文書法と電子帳簿保存法の
両方の要件を満たす必要があります。

e文書法では以下の4つの基本要件が定められており、このうち国税関係帳簿/書類に対して求められているのは
見読性」、「完全性」、「検索性」の3つ。

e文書法が求める4つの基本要件

要件 内容
 見読性 電子化文書に記録された事項に対して、必要に応じて速やかに「整然とした形」かつ「明瞭な状態」で表示および書面作成ができること。
 完全性 電子化文書に記録された事項に対して、減失、毀損、改変、消去の抑止措置を講じていること。
またそれらの有無や内容を確認できること。
 機密性 電子化文書に記録された事項に対して、許可されていない者からのアクセスを抑止する措置を講じていること。*国税関係帳簿/書類に対しては求められていない
 検索性 電子化文書に記録された事項に対して、必要な程度で検索することができるよう、情報を体系的に構成する措置を講ずること。

国税関係帳簿/書類には、電子帳簿保存法の5つの要件が求められます。 *一部、e文書法の基本要件と重複しています。

電子帳簿保存法が求める5つの要件

  要件 内容
真実性の確保  訂正・削除履歴の確保*帳簿のみ データの訂正や削除、追加などの事実が確認できること。
訂正削除できないシステムまたはこれらの履歴が残るシステムであること。
 相互関連性の確保*帳簿のみ 他の国税関係帳簿・国税関係書類と相互に関連する項目を持ち、互いに確認できること。
 関係書類などの備え付け データの作成に当たり社内で決められた適切な規程に基づいて入力・保存ができていること。
可視性の確保  見読可能性の確保 保存データはディスプレイおよびプリンターなどに、整然とした形式かつ明瞭な状態で出力可能であること。
 検索機能の確保 保存データは、求められた記録を速やかに検索することができること。
これまでの説明の通り、国税関係帳簿/書類には、e文書法と電子帳簿保存法という2つの法律によって電子化の方法が規定されています。
それぞれの法律が求める要件には重複しているものもありますが、もしそれぞれの要件が異なる場合には、要件が厳しい方に従う必要があります。

適正事務処理要件

さらに、電子帳簿保存法の規制緩和には条件があります。
社内規程(内部統制)を整備し、
それを順守する組織体制が必要です。

e文書に対応するには、今回の規制緩和に伴って新たに定義された「適正事務処理要件」を満たす必要があります。「適正事務処理要件」とは、組織の内部統制制度が維持されている状態を指し、まずそのための社内規程が整備されており、さらに「相互牽制」、「定期的なチェック」、「再発防止策」の3点が適切に実施されていることを要件としています。

社内規程の整備

  • 相互牽制

    各事務処理に関する職責や指揮命令系統を明確に分離し、
    それぞれの事務処理に対して相互に監視・確認を行うことができる体制を作る。

  • 定期的なチェック

    各事務処理に対して、定期的な確認を行い、その検査記録を保存する体制を作る。

  • 再発防止策

    検査などを通じて問題が発生した場合に、ただちに組織内にその問題の内容を周知するとともに、
    再発防止に向けた原因の追及や改善方法の検討を行う体制を作る。

e文書のメリット

e文書なんて、
導入が大変な割にメリットが少ない!
と思っていませんか?

紙に慣れていて、e文書に抵抗がある気持ちは分かります。
しかし、e文書には
大きなメリットがあります。

領収書のスキャナ保存が可能に!
事務処理(ペーパーワーク)の負担軽減&迅速化

例えば経費精算の場合、従来の方法では領収書を経費精算書に貼付して提出し、そこから関係部門でハンコが押されながら回送されます。(特に関係部門の拠点が離れている場合は拠点間で書類の配送が必要です。)最終的に経費精算書が処理されてからも、部門・時期・種類などを分けてファイリングし、後で場所が分かるように倉庫に保管しておく必要があります。
物理的な書類の移動が必要なため、処理が完了するまでにかかる時間は長く、さらに途中で紛失や劣化のリスクも伴います。また、後から過去の書類を参照する際に、何年もかけて蓄積した膨大な書類の中から、希望の書類を見つけるのは大変で、多くの時間を費やします。

e文書の場合は、領収書をスキャンし、ワークフローのシステム上で申請を行えば、各部門の承認の担当者がすぐにシステム内で書類を確認することができます。物理的な書類の移動がないため、処理を終えるまでの時間を大幅に短縮することができ、保管の手間もありません。
書類はワークフローに紐付いて記録されるため検索性が高く、書類を探す時間を大幅に軽減できます。
  •  ペーパーワークの負担軽減
  •  処理の迅速化
  •  書類検索の時間を軽減

コスト削減

文書の保存期間は7年〜10年なので、従来の方法ではその期間分の文書を保管するために、ある程度のスペース(そのスペース分の家賃)が必要になります。また、文書の配送費、廃棄費や、それを行う人件費も必要となります。
文書を電子化した場合は、それらのコストを大幅に削減できます。
  •  保管スペースの削減
  •  輸送費の削減
  •  人件費の削減

情報漏えい対策

 情報漏えいのリスク軽減
紙の文書の場合、その紙が保管されているスペースにさえ入れれば、誰でも内容を閲覧することができてしまいます。
文書を電子化した場合はシステム内のアクセス制限やパスワードにより、閲覧できる人を制限することができるため、
社内コンプライアンスの強化や情報漏えいのリスク軽減にもつながります。

災害対策(BCP)

 情報消失のリスク軽減
紙の文書の場合、火事や地震などの災害によって丸ごと消失してしまうと、復元することができず、その後の事業継続が困難になってしまうことがあります。
文書を電子化した場合は、バックアップデータを遠隔地に持つことが容易になり、災害時における情報消失のリスクを軽減することができます。

e文書対応した場合のワークフローの変化

サービス紹介

e文書対応は複雑で難しそうだと思いますか?
でも大丈夫。

スキャナーの用意、社内規程の作成、
税務署への申請だけしていただければ、

必要な要件を丸ごと対応いたします。

 

MJSのe文書対応ソリューション

中堅・中小企業向けのe文書対応ソリューションです。e文書対応に必要な「システム」、「ハードウェア」、「規程/申請」のうち「システム」部分をワンストップで対応可能です。
ハードウェアについては既にご利用の複合機があればそれを利用できます。あとは社内規程の作成と税務署への申請だけ実施していただければ、それ以外の要件は全てこのソリューションで満たすことができます。

e文書対応に必要なこと

  • このソリューションの対応範囲

    システム

    ・e文書に対応した財務会計システム
    ・ワークフロー
    ・タイムスタンプ

  • ハードウェア

    ・電子帳簿保存法の要件を満たしたスキャナー

    *一般的な複合機があれば対応可

    *今後デジカメやスマートフォンでも可能になる予定

  • 規程/申請

    ・社内規程の作成

    ・税務署への申請

システム概要図

ワークフロー添付ファイルへのタイムスタンプ付与機能
  • ・eviDaemon for PAdESクラウドサービスを利用して、申請に添付されているすべてのPDFファイルタイムスタンプを付与します(ファイル単位でのタイムスタンプ付与。)
    →タイムスタンプ付与でエラーが発生し場合、申請や承認もエラーとします。
  • ・承認ルートの申請者や承認者にタイムスタンプ付与の属性設定を追加します。
    →承認ルートによって、タイムスタンプを付与する申請・承認者を任意に決定できます。
  • ・ワークフローを採用している会計伝票および申請書(自動仕訳が起票されるもの)を対象とします。

財務会計システム / ワークフロー e文書対応

  •  Galileopt NX-1(ガリレオプトエヌエックスワン)
  • 企業活動のあらゆる場面に対してPDCAサイクルを確立し、企業の成長を実現するERPです。
    (財務会計、ワークフロー、人事給与などの統合システム)
    電子帳簿保存法に対応した電子データの保存と帳票出力が可能です。
    また、ワークフローの申請時や承認時に、タイムスタンプ(eviDaemon)のクラウドサービスと連携して添付ファイルにタイムスタンプを付与することができます。
  • 特徴1

  • e文書対応

    e文書法および電子帳簿保存法がシステムに求める要件(見読性、完全性、検索性、真実性、可視性)をクリアした財務会計システムのため、個々の複雑な要件を意識する必要がありません。
    また、ワークフロー機能により社内規程(内部統制)をシステム的に管理することが可能です。
  • 特徴2

  • 検索性

    タイムスタンプ付きの文書が、仕訳帳や振替伝票に紐付けて管理されているため、文書の検索がスムーズで時間がかかりません。
  • 特徴3

  • 保全性

    申請時に電子化された添付ファイルは、Galileopt NX-Iのデータベースサーバー内に保存されてバックアップされるため、保全性の高い状態でデータを管理できます。

タイムスタンプ

  •  eviDaemon for PAdES(エビデモンフォーパデス)
  • 電子化されたファイル(PDF)に対し、タイムスタンプを付与するサービスです。
    文書が電子化された作成時刻を証明します。
    また、スタンプ付与後に文書が改ざんされていないことも証明します。
    クラウドサービスなので、既存のネットワークに影響を与えずに導入が可能です。
  • 特徴1

  • 信頼できる時刻情報

    本サービスで付与されるタイムスタンプは、日本標準時と高精度に同期した原子時計から得られる時刻情報を使用しています。「一般社団法人日本データ通信協会」の「タイムビジネス信頼・安心制度」の認可を受けているため、信頼性の高い時刻情報を付与することができます。
  • 特徴2

  • 通信環境の設定変更が不要

    セキュアな通信を行うために必要な署名鍵証明書をクラウド側で管理するため、お客様の環境での証明書の管理が不要です。また、SSL(Https)通信を使用するため、既設のファイアウォールの変更なども不要です。
  • 特徴3

  • 情報漏えいの防止

    クラウド側にファイル自体を送信するのではなく、ファイルの「ハッシュ値(復元が不可能な暗号化データ)」のみを送信するため、ファイル内の情報が外部に漏えいする心配がありません。

機能一覧

  • タイムスタンプ付与

    ワークフローの申請時や承認時に、添付された全てのファイルに、タイムスタンプを付与し、ファイルストレージに保存します。
  • タイムスタンプ付与ユニット指定

    タイムスタンプを付与するユニット(担当者・部署など)を指定できるため、業務フローに合わせた運用が可能です。
  • 改ざん検知/一括検証

    タイムスタンプが付与されたファイルに対し、改ざんがされていないかどうか、任意の期間で一括検証が可能です。
  • 申請データ 修正/削除不可

    タイムスタンプを付与したファイルの修正や削除をできないようにすることで、データの真実性を確保します。
  • 入力者などの情報確認

    タイムスタンプを付与した申請についての履歴を保持しているため、入力者の情報などを確認することができます。
  • 帳簿との相互関連性・検索

    会計システム内の帳簿データから、関連するファイルを検索できるため、対応するファイルを素早く特定することができます。

業務フローのイメージ

システムは見直す時がいつか必ずやってきます。これを1つのきっかけとして、是非一度、デモをご覧ください。

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MJSについて

ミロク情報サービスは
財務および経営情報サービスの専門企業として
40年以上の実績を積み上げてきた財務のプロです。

財務システムの販売だけでなく、情報セキュリティや災害対策などを含め、
システムが正常に機能し業務改善する環境づくりを総合的に支援しております。

財務システムの導入実績

  • 出荷金額ベース・売上高シェア
  • 企業

    17,000

  • 会計事務所

    8,400

  • *1 株式会社ミック経済研究所「期間業務パッケージソフトの市場展望(2010/2011/2012/2013/2014/2015/2016年度版)」より。
    年商5~50億円の中規模企業におけるERPシステムの出荷金額ベースに基づく。
  • *2 2009~2015年中堅・中小企業向け(年商50億円未満)財務・会計管理ソリューションライセンス売上高 エンドユーザ渡し価格ベース
    株式会社矢野経済研究所調べ 2015年12月現在
まずはお気軽にお問い合わせください。丁寧に対応いたします。 お問い合わせ(資料請求・デモ申込)
MJS財務と経営システムのリーディングカンパニー 株式会社ミロク情報サービス
※eviDaemonはセイコーインスツル株式会社の登録商標です。

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