導入事例

[導入事例]株式会社 下野新聞社 様

  • ユーザー数
  • 業種
  • 利用分野
  • ハードウエア保守が期間満了
    となりその後の対応が必須
  • 現場の利便性向上を
    実現するための改善が必要
  • 機能向上で業務効率を
    高めることに成功
  • 現場の要求に応じて
    柔軟対応可能な基盤を構築

導入の背景 ハードウエア保守の期間満了が刷新のきっかけに

 1878年に創刊された「杤木新聞」が前身となり、全国の地方紙でも古い歴史を持つ新聞社として多くの読者から支持されている株式会社下野新聞社。「郷土とともに 明日をひらく」をスローガンに掲げ、県内では40%を超える購読シェアを誇るなど、栃木を代表する地域密着型の新聞社だ。最近では教育事業に重点を置いており、NIE(Newspaper in Education)の一環として学校や団体などに記者を派遣する「しもつけ新聞塾」を展開。地域貢献のために宇都宮市の中心市街地に開設した支局併設のカフェ「下野新聞NEWS CAFE」でのイベント展開など、教育・文化活動についても積極的に取り組んでいる。
 そんな同社では、2008年にBPRを目的に基幹システムの刷新を行っており、その際に会計システムの入れ替えを実施している。当時は紙ベースで行われていた旅費交通費などの申請業務をワークフローへと移行させることが刷新の大きな目玉となっていたが、その際に導入した会計システムのハードウエアが保守期間満了を迎えることになり、新たな基盤への入れ替えが必要になったという。

導入のポイント 既存環境の踏襲を前提に利便性向上へ向けた基盤

 以前会計システムを刷新した際には、紙による申請書フォーマットを生かした形で交通費精算などの業務がワークフロー化できるという“使い勝手の良さ”が高く評価され、ミロク情報サービス(以下、MJS)のパッケージが選択、導入された経緯がある。「前回の導入でワークフローがシステム化され、現場の運用が大きく変わりました。数年経過した現在では現場に広く浸透しています。これまで使ってきた会計パッケージに不満があったわけではないため、従来の運用を踏襲しながら、現場から寄せられていた改善要望を反映することを念頭に、新たな仕組みを検討しました」と経営管理局 経理部 部長 兼 資材担当部長 小島 浩一氏は説明する。

山口 氏

 そこで、従来のパッケージを踏襲したMJSの新たな財務会計パッケージが選択されることになるが、その選定プロセスの中で“マイナンバーへの対応”も考慮に入れ、マイナンバー管理システム「MJSマイナンバー」を合わせて導入することになった。「新聞記事の執筆を委託している外部パートナーの方をはじめとして取引先が数多くあり、支払先からお預かりしたマイナンバーを管理する基盤が必要でした。もともと法定調書など、税務関連の処理もMJSのシステムを利用しており、マイナンバー管理についても同じベンダが提供するソリューションを利用するべきだと判断したのです」と語るのは同部 部長代理 小林 勝博氏だ。
 結果として、MJSが提供する中堅企業向けERP「Galileopt NX-I」が同社の新たな会計基盤として稼働することになった。

導入の効果 過年度検索など豊富な機能が業務効率化に寄与

活用風景1

 現状は「Galileopt NX-I」を中心に日々の仕訳業務を行っており、販売店管理システムや広告管理システムなど各種業務システムと連携しながら月次処理や決算業務、税務処理までが一気通貫で行われている。交通費精算のためのワークフローも以前と同じように運用されており、このワークフローによって経理部門の業務効率が飛躍的に改善、月次決算の早期化にも役立っていると小島氏は評価する。「未承認の伝票も事前に把握でき、処理の迅速化にも貢献しています」。また、今回新たに導入したマイナンバー管理システムについては、ノートPC単独でのスタンドアロンによる管理が行われており、アクセスする人員も限定するなど運用管理が徹底された形で活用されている。さらに、紙の申請書と電子データの突き合わせにはバーコードが一部利用されており、必要な処理が効率よく行えるよう工夫されている状況だ。「定型仕訳登録や伝票のコピー機能など便利な機能を駆使することで、業務効率化にも貢献しています」。新聞社ではさまざまなイベントが開催されているが、複数の経費精算が同時にできるような改善も実施済みだと小林氏は力説する。
 実際の運用では、1,000近くある支払先の情報を探しやすくするために五十音順に並び順を変更することや、入力に慣れた担当者向けにコード入力しやすいよう常に会計伝票の入力画面にコードを表出させるようにするなど、より現場の使い勝手に配慮した改善がなされている。また、タブの切り替えでさまざまな機能が1つの画面で利用でき、タイル形式でのショートカットメニューもアクセスしやすいと現場からも好評だ。「今回の仕組みでは、支払先の口座番号などを帳票に表示し、入力ミスを現場レベルで確認できるよう変更を行っています。ドラッグ&ドロップレベルで帳票が変更できるのも、フリーレイアウト帳票の機能があるからこそ。自由度の高さはとても役立っています」と小林氏は評価する。

活用風景2

 日々の機能で役立っているのは、過年度の情報を横断的に検索できる機能だと小島氏。「以前の仕訳情報が簡単に参照できるようになり、とても助かっています。業務の効率化にも大きく貢献している部分です」。また、さまざまな情報がCSVなどで簡単に取り出せるようになっており、月次報告の資料作りが容易な点も大きな評価のポイントだ。
 MJSのサポートについては、必要に応じてリモートで対応するなど迅速な対応となっており、要望に対する改善策や提案についても十分満足のいくものになっているという。「それぞれの管理部から日々要望が挙がってきますが、その改善にも誠実に対応いただいています。できない場合でも、代案をしっかり提案していただけてとても感謝しています」と小林氏は評価する。

今後の展望 システムの習熟とともに関係会社への展開も

 今後について小島氏は、「私自身が経理に来てから数年余りで、ようやく機能の詳細をつかみ始めたところです。これまで以上に習熟していきながら、機能を深堀して業務に役立てていきたい」と語る。
 現在は関係会社それぞれに会計システムが個別に動いているが、連結の方法も考慮したうえで、将来的にはMJSのシステムの中で管理できるような基盤への移行を希望しているという。また、データ整備を進めながら、セグメント会計など管理会計への展開も今後は検討していきたい考えだ。さらに、実際の機能や使い方についてのさらなる情報提供について期待していると今後について語っていただいた。

UserVOICE「使いやすさ」への声

小林 勝博 氏

株式会社 下野新聞社
経営管理局 経理部
部長代理
小林 勝博 氏

帳票レイアウトの自由度が高い
1つの支払先でも使途によって振込口座が変わるケースがあります。従来は科目コードだけで判断しなければならなかったのを、今では申請書の画面上に口座番号などを表示させることで、入力者本人がしっかり確認できるようになりました。業務改善に役立つのも、帳票設計の自由度が高いMJSならではだと考えています。
過年度情報の横断的な検索が可能に
各管理部とのやり取りが多いこともあり、よく質問が私のところに寄せられます。普段行わない仕訳などが発生した場合は、すぐに数年前の情報にアクセスすることも。過年度での横断的な検索が可能になったことで、必要な情報にすぐたどり着けるようになりました。必要な回答がすぐに行えるようになるなど、とても便利に活用しています。
システム構成図

導入企業様ご紹介

株式会社 下野新聞社 様
  • ●所在地

    〒320-0686
    栃木県宇都宮市昭和1-8-11

  • ●代表者

    代表取締役社長 岸本卓也

  • ●設立

    1878年6月

  • ●社員数

    308人(2016年6月現在)

  • ●主な業務

    ・日刊新聞の発行・出版
    ・学術文化および教育関連事業

  • ●ホームページ

    http://www.shimotsuke.co.jp/

導入企業様ワンポイントPR
愛する郷土の発展に貢献する地域に根差した新聞社

栃木県内で40%以上の購読シェアを持つ地元密着型の新聞社で、発行部数は約31万部を誇る。「郷土とともに 明日をひらく」をスローガンに掲げ、「自律、熟考、挑戦」を行動指針に、県民にとってなくてはならない新聞社を目指す。教育事業や文化活動など、地域へさまざまな形での貢献を行っており、多くの読者から親しまれている。

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