株式会社下野新聞社 様

以前会計システムを刷新した際には、紙による申請書フォーマットを生かした形で交通費精算などの業務がワークフロー化できるという“使い勝手の良さ”が高く評価され、ミロク情報サービス（以下、MJS）のパッケージが選択、導入された経緯がある。「前回の導入でワークフローがシステム化され、現場の運用が大きく変わりました。数年経過した現在では現場に広く浸透しています。これまで使ってきた会計パッケージに不満があったわけではないため、従来の運用を踏襲しながら、現場から寄せられていた改善要望を反映することを念頭に、新たな仕組みを検討しました」と経営管理局 経理部 部長 兼 資材担当部長 小島 浩一氏は説明する。

そこで、従来のパッケージを踏襲したMJSの新たな財務会計パッケージが選択されることになるが、その選定プロセスの中で“マイナンバーへの対応”も考慮に入れ、マイナンバー管理システム「MJSマイナンバー」を合わせて導入することになった。「新聞記事の執筆を委託している外部パートナーの方をはじめとして取引先が数多くあり、支払先からお預かりしたマイナンバーを管理する基盤が必要でした。もともと法定調書など、税務関連の処理もMJSのシステムを利用しており、マイナンバー管理についても同じベンダが提供するソリューションを利用するべきだと判断したのです」と語るのは同部 部長代理 小林 勝博氏だ。

結果として、MJSが提供する中堅企業向けERP「Galileopt NX-I」が同社の新たな会計基盤として稼働することになった。

現状は「Galileopt NX-I」を中心に日々の仕訳業務を行っており、販売店管理システムや広告管理システムなど各種業務システムと連携しながら月次処理や決算業務、税務処理までが一気通貫で行われている。交通費精算のためのワークフローも以前と同じように運用されており、このワークフローによって経理部門の業務効率が飛躍的に改善、月次決算の早期化にも役立っていると小島氏は評価する。「未承認の伝票も事前に把握でき、処理の迅速化にも貢献しています」。また、今回新たに導入したマイナンバー管理システムについては、ノートPC単独でのスタンドアロンによる管理が行われており、アクセスする人員も限定するなど運用管理が徹底された形で活用されている。さらに、紙の申請書と電子データの突き合わせにはバーコードが一部利用されており、必要な処理が効率よく行えるよう工夫されている状況だ。「定型仕訳登録や伝票のコピー機能など便利な機能を駆使することで、業務効率化にも貢献しています」。新聞社ではさまざまなイベントが開催されているが、複数の経費精算が同時にできるような改善も実施済みだと小林氏は力説する。

実際の運用では、1,000近くある支払先の情報を探しやすくするために五十音順に並び順を変更することや、入力に慣れた担当者向けにコード入力しやすいよう常に会計伝票の入力画面にコードを表出させるようにするなど、より現場の使い勝手に配慮した改善がなされている。また、タブの切り替えでさまざまな機能が1つの画面で利用でき、タイル形式でのショートカットメニューもアクセスしやすいと現場からも好評だ。「今回の仕組みでは、支払先の口座番号などを帳票に表示し、入力ミスを現場レベルで確認できるよう変更を行っています。ドラッグ＆ドロップレベルで帳票が変更できるのも、フリーレイアウト帳票の機能があるからこそ。自由度の高さはとても役立っています」と小林氏は評価する。

日々の機能で役立っているのは、過年度の情報を横断的に検索できる機能だと小島氏。「以前の仕訳情報が簡単に参照できるようになり、とても助かっています。業務の効率化にも大きく貢献している部分です」。また、さまざまな情報がCSVなどで簡単に取り出せるようになっており、月次報告の資料作りが容易な点も大きな評価のポイントだ。

MJSのサポートについては、必要に応じてリモートで対応するなど迅速な対応となっており、要望に対する改善策や提案についても十分満足のいくものになっているという。「それぞれの管理部から日々要望が挙がってきますが、その改善にも誠実に対応いただいています。できない場合でも、代案をしっかり提案していただけてとても感謝しています」と小林氏は評価する。

今後について小島氏は、「私自身が経理に来てから数年余りで、ようやく機能の詳細をつかみ始めたところです。これまで以上に習熟していきながら、機能を深堀して業務に役立てていきたい」と語る。

現在は関係会社それぞれに会計システムが個別に動いているが、連結の方法も考慮したうえで、将来的にはMJSのシステムの中で管理できるような基盤への移行を希望しているという。また、データ整備を進めながら、セグメント会計など管理会計への展開も今後は検討していきたい考えだ。さらに、実際の機能や使い方についてのさらなる情報提供について期待していると今後について語っていただいた。