ペーパーレスオフィスの提案

導入事例

顧客情報から参考資料まで、税理士業務に必要な全てをパソコン内に集約、ペーパーレス化した電子オフィスを実現した事務所をご紹介!

吉村税務会計事務所

吉村税務会計事務所は、東日本橋というまさに都心に事務所を構えている。いわゆるペンシルビルといわれる建物だが、この立地にして堂々の自社ビルである。
事務所内に一歩足を踏み入れると、一般の会計事務所・税理士事務所とはやや異なる雰囲気が。
いまやどこの事務所でもパソコンが導入されているのは当たり前だが、吉村税務会計事務所では、各スタッフのデスク上には、モニターが2台並んでいるのである。それに加えて、通常は机の上で山となしている、紙の資料やファイルがまったく見あたらないのだ。

住所 〒103-0004
東京都中央区東日本橋1-4-3 吉村ビル
TEL 03-3862-9317
所長 吉村 博一
設立日 1987年
構成人数 4名(税理士2名、科目合格者1名)
事業内容

(法人)

  1. 会社設立(株式会社、有限会社設立相談)
  2. 税務申告(税務相談)
  3. 法人税
  4. 消費税
  5. 事業税・住民税
  6. 事業所税(会計業務)
  7. 決算
  8. 財務諸表の作成
  9. 会計帳簿の記帳指導・代行
  10. その他

(個人)

  1. 税務相談
  2. 所得税確定申告(譲渡所得)
  3. 相続税申告(事業承継、相続の試算、相談)
  4. 贈与税申告

電子オフィスを実現された吉村所長にお話を伺いました。「真の狙いは情報の共有化でした。たとえば担当者不在でも、検索すれば必要な書類がすぐに見つかります!」

導入の効果

吉村税務会計事務所のオフィス内

導入した製品

  • デジタル複合機
  • DocuWorks
  • マルチディスプレイ

ペーパーレス化でコスト削減!マルチディスプレイで入力ミスも少なくなった

【効果(1) 省スペース】

「アナログの時代は机の上が作業場で、パソコンを使うようになっても、紙の書類があればデスクに置いて見ながら入力しますよね。でもペーパーレス化した今は、デスクの上に書類はありません。すべてサーバーに集約したので、書類もパソコンで見ることになります。
要するにサーバー内が顧問先ごとの書棚でありキャビネットなのです。」

【効果(2) 作業効率の向上】

「スタッフは該当する顧問先のフォルダーからファイルを開いて作業するためモニターを2台置いているんですよ。スタッフにも好評で、今までは書類とモニターで視線が上下してしまうことで、入力ミスも起こしやすかったけれど、マルチディスプレイだと視線は左右に少し動くだけなので、ミスも少なく効率的に作業できると喜んでいます。
マルチディスプレイの利点はほかにもあって、例えば、前年度の法人税別表を右側のモニターで参照しながら左側のモニターで本年度の法人税の入力が容易にできたり、ファイリングシステムを見ながら会計大将の入力がスムーズに行えるなど用途はさまざまです。」

導入の狙い

導入した製品

  • デジタル複合機
  • DocuWorks

本当の狙いは情報の共有化 担当者不在でも必要な書類が見つけられる

吉村税務会計事務所のペーパーレス化は徹底している。
コピーを使用しないだけでなく、
ファックスもすべてパソコンで受信する形をとっている。
これにはどのような意味があるのか。

【情報の共有化】

「ペーパーレスは、手段といえるでしょうね。紙の書類がなくなると、それをファイリングして整理する作業に時間をとられなくて済んだり、ファイルを納めるキャビネットを置くスペースも必要なくなります。しかし本当の目的は、情報の共有化です。」

【顧客満足度の向上】

「私の事務所では、ACELINK NX-Pro 会計大将などMJSのシステムを使って顧問先それぞれの資料を作成しています。従来はそれらを出力し、顧問先からの資料とともにファイリングしていました。しかしこれでは、たとえば顧問先から問い合わせがあった場合に担当者が不在だと、肝心の資料がどこにあるのか見つけられずに、即答することができませんでした。」

今までは必要な書類がキャビネットにあるのか、担当者のデスクにしまわれているのか
など、他のスタッフでは対応が困難だった。また担当者がいた場合でも、
どこにしまったか記憶が曖昧だと、やはり即座には答えられない。

「しかしパソコンに資料を集約し、共有化することで、検索さえすれば誰でも資料にたどり着けます。担当者不在でも、お待たせせずに問い合わせに応えることができるんです。」

導入の大切なポイント

導入した製品

  • SOXBOX

2重3重でバックアップ SOXBOXを使ってセキュリティも万全

パソコン上では、
MJSのシステムで作成した資料はもちろん、
顧問先から届いたファックスやメールまで、
すべて合わせて管理しているという。

【セキュリティの徹底】

「資料はスキャナーで取り込んだ後、シュレッダーにかけて処分します。ファックスやメールはテキストデータとして保存します。それらの資料は、付箋を貼ったりラインマーカーで印をつけたり、回覧のスタンプを押したりなど、紙の書類と同じ処理もできます。電子化というと難しく考えがちですが、机の上で作業するか、パソコン上でやるか、その差だけ。同じ感覚でできます。もちろん共有化したくないものは、鍵をかけることもできます。それに資料や雛形を使えば、コピーと貼り付けで新たに文字を打ち直すことなく書類が作れ、その点でも効率化が図れます。実際、スタッフの声によると2~3割は効率的になったと言っています。」

導入のポイントとしては『今からやる、過去にはこだわらない』ことだと吉村所長はいう。

【失敗のない導入方法】

「手持ちの紙資料をすべて電子化しようとすると、仕事量は膨大になってしまいます。これからの分だけパソコン上で処理し、過去のものは期間が過ぎて廃棄できるまではそのまま保存する、というのが失敗のない導入方法だといえるでしょう。」

そして最も大切なのは、データの保存とセキュリティだという。

【情報漏えい対策】

「データは何段階かに分けてバックアップをとる態勢を作っています。これを怠るととんでもないことになります。またセキュリティも大切、顧問先から信頼を得るために、情報漏えい対策は欠かせません。そこで私の事務所では、PC不正使用や情報漏えいを防止するSOXBOXを導入しました。MJSの製品なら専門知識がなくても、1枚のレポートを毎日チェックするだけ。時間をかけずにチェックできるのでとても便利ですよ。」

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