図書館や文化会館、地域交流センターなど、地方公共団体が設置する施設の管理代行が可能となる指定管理者制度を活用し、公的施設管理を専門的に手掛ける株式会社パブリックビジネスジャパン。館長はじめ、行政書士や健康運動指導士や図書館司書など多くの有資格者を公的施設に派遣し、施設の運用管理全般を引き受けている。現在は高齢者介護予防・子育て支援総合施設「夢もやい館」や市民と森林との触れ合いの場を提供する「熊本市森林学習館」など、熊本市が設置した12の施設を他社と共同企業体を設立する形で運営管理。社員・スタッフ総勢100名超の規模にまで事業を拡大させている。この指定管理者制度を専門に手掛ける企業は全国でもあまり例がない。

そんな同社が会計システムおよび給与システムの刷新を行ったのが2013年のこと。管理代行する施設が増えていくなかで事業規模が拡大し、会計処理がこれまで以上に複雑化したことで、業務効率化を実現することが大きな目的だった。

株式会社パブリックビジネスジャパン
総務部　部長
黒川 麻友美 氏

もともと同社設立の以前からお世話になっている税理士事務所の紹介で、ミロク情報サービス(以下、MJS)が提供していた会計システム「記帳くん」を利用していたと総務部課長 鏡 晶子氏は当時を振り返る。「当時税務支援をお願いしていた税理士事務所の方からご紹介いただきました。税理士事務所と同じ仕組みであれば十分なサポートが受けられるということから、MJSを利用することにしたのです」。その後、新たな税理士事務所に変更する際に「iCompassNX会計」へと刷新し、さらなる業務拡張に対応することに。しかし、管理施設が増えるたびに会計業務が膨らんでいくことで、業務改善に向けた新たな環境を模索した。「共同企業体として施設を運営している関係上、施設ごとに別法人として会計処理を実施しています。最終的には出資割合で費用負担を行った上で、自社の会計に取り込む形で運用している状況です。ただし、代表企業として当社が登録されている施設に関しては別法人で会計処理を行いますが、代表企業でない部分は1つの部門として処理を行っています」と語るのは総務部 部長 黑川 麻友美氏だ。少し複雑な処理もあるため、結果として仕訳処理の件数だけでも1,000を超える規模にまで業務量が膨大に。業務負荷を分散する意味でも、複数の人員で会計処理できる仕組みを検討したと黑川氏。そこで目に留まったのが、MJSが提供する中小企業向け業務パッケージ「ACELINK NX-CE」だった。

以前からMJSを利用してきたことで使い勝手の面が高く評価されただけでなく、複数人が同時に作業できる環境が整えられることを評価。税理士事務所からのサポートも考慮し、MJSの「ACELINK NX-CE」が採用されることになった。

また、以前は簡易的な給与パッケージを活用してきたが、「複数の施設にまたがって活動しているスタッフもおり、年末調整時には合算処理が必要になるなど複雑な処理が要求されます。法定調書も個別に用意しなければならず、業務負担は大きなものになっていました」と鏡氏。そこで、今回のシステム刷新に合わせて会計基盤と連携可能な「ACELINK NX-CE給与」の採用も決定。複数施設の柔軟な会計処理や派遣スタッフ含めた給与の支払いを円滑に行う基盤作りを実現することになる。

株式会社パブリックビジネスジャパン
総務部　課長
鏡 晶子 氏

現状は、MJSの「ACELINK NX-CE」の会計および給与を活用し、3名の担当者で12の施設に関する会計処理および全社員・スタッフの給与計算が行われている。施設ごとの請求書や領収書はコピーを施設に残し、原本はすべて同社に送られた後に直接入力する運用だ。給与計算のもとになる勤怠情報は、紙に記載して施設ごとに承認された上で、領収書などと同様に郵送で送られた後に入力される。

日常的に仕訳を起こしている鏡氏は「摘要に残高を設定することで、実際の残高とのチェックが容易になり、必要なものだけを絞って抽出するなど確認しやすいのはとても便利です」とMJSのパッケージを評価する。また、通常は施設ごとに大きな金額の変動が発生しないものの、金額の増減があった場合は前期との比較もすぐに行うことができる点も使いやすさの一つに挙げている。使い勝手については「付箋機能などを用いれば、後でその情報だけを呼び出すことで確認できます。同時に複数の画面を開いて複数の処理を行うなど、日常業務で便利に活用しています」と黑川氏も同様に評価する。

また、蓄積された情報の取り出しやすさも魅力の一つだと鏡氏は語る。「講座など自主事業を手掛けている施設があり、1年間の損益推移などが必要になるケースも。摘要の文字検索で講座の種類を絞るなど、必要な情報を仕訳帳のテキストファイルで送ることができ、情報活用の幅も広がっています。」

これまで使ってきた給与の仕組みと比べて鏡氏は「給与計算項目などがあらかじめ用意されており、単価入力だけで金額も自動算出できます。施設をまたがって活動するスタッフであっても、年末調整の処理がとても簡便になりました」と高く評価する。MJSのサポートについては「何度か電話で対応いただいていますが、説明がわかりやすくて助かります。使っている人の身になっていただけて感謝しています」と鏡氏。何かあればリモートでサポートしてくれるという安心感もあり、十分満足しているという。

今後について黑川氏は、「施設の管理業務がメインのため、毎月同じような処理が多く発生します。入力ミスなどを防ぐためにも、定型入力の設定を行うことで作業をできる限り簡素化して業務効率を高めていきたい」と力説する。また、現状は施設ごとに決められた予算内にしっかり収まっているのかの予算管理を表計算ソフトで行っているが、「ACELINK NX-CE」にて行えるようにしたいと黑川氏は語る。「元になる情報を調べたい場合は、ドリルダウンすることで元帳の確認ができます。ぜひ実現したいですね」。またこれから対応が必要になるマイナンバーについてもMJSに期待しているという。「今年はPマーク取得を計画している部分もあり、マイナンバー対応と合わせてSOXBOX NXをご提案いただいています。ぜひ前向きに検討したい」と黑川氏に今後について語っていただいた。