導入事例

導入事例株式会社ミロク情報サービス

株式会社ミロク情報サービス

給与明細の配信と年末調整は
自社のEdge Trackerを活用し
コストも時間も大幅に削減

クラウド化によって在宅勤務中の従業員の確認や入力もスムーズに

  • 構成人員/7名(人事グループ内担当チーム)
  • 主な業務/給与計算、勤怠管理、労務全般

Before導入前の課題

  • 給与明細の配信作業にかかる時間と手間が膨大
  • 従業員は社用メールからしか給与明細を確認できない
  • 年末調整申告における書類の回収や確認のコストが大きい

After導入後の効果

  • 給与明細の配信はボタンひとつ押すだけで完了
  • スマートフォンで給与明細参照や申告書の入力が可能に
  • 給与明細の配信や年末調整申告にかかるコストを大幅削減

Edge Trackerについて

導入の背景ペーパレス化も完了し さらなる業務効率化へ

可児 麻実
経営管理本部経営管理部
人事グループ
可児 麻実

ミロク情報サービス(以下、MJS)の経理・人事業務では、自社で開発したクラウドサービス「Edge Tracker」を実際に導入・活用することで、給与明細のやり取りや年末調整の業務において、様々な課題を解決できている。今回はそのような自社製品の導入について、具体的な効果を紹介していきたい。取材したのは、経営管理本部の経営管理部人事グループの、可児麻実と清水千恵子の2名。可児は給与計算や社会保険関係、清水は給与計算と勤怠管理、労務全般が主な業務内容だ。なお、現在は新型コロナウイルス感染防止のため、同部署では業務上やむを得ない場合を除いて原則的に在宅勤務となっている。これはMJSの他の部署でも同様で、現在はサポートセンターなどもテレワークで在宅対応できるように環境が整えられている。

自社製品の「Edge Tracker」を導入し本格的に活用し始めたのは昨年から。もちろん自社製品によって経理システムを構築しており、既にペーパレス化も進んでいた。現在、「Edge Tracker」で活用している機能は、「給与明細参照」と「年末調整申告」。導入によって、どのような効果があったのか。それぞれ具体的に見ていこう。

導入のポイント単純な業務にかかるムダな労力を削減したい

導入前まで、給与に関する各種明細書は各従業員にメールで配信していた。給与システムを使って配信していたので便利ではあったが、1回に配信できる件数が限られていたのが問題だったという。「約1400人分を200人ずつに分けるのですが、日によって1回が30分近くかかることもあります。パソコンがフリーズ状態になると、他の業務もできなくなってしまいます。また、送りモレがないように、どの人まで送ったかをその都度チェックしなければならず、その手間も大変でした」と清水は回想する。

また、従業員側も、社用メールでしか給与明細を確認できないという不便さもあった。「配信先を私用のアドレスに変えたいという要望もありましたが、セキュリティ上の観点からお断りしていました」と可児は話す。

もうひとつの「年末調整」についてはどのような状態だったのか。導入前は、自社システムに入力後、必要な申請書を従業員が印刷し、控除証明書などと一緒に回収、部門ごとにとりまとめて後の業務はアウトソーシングしていた。「部門ごとに全員分集めてから外注先に依頼するのですが、提出が遅れる人がひとりでもいると、全体が後ろ倒しになってしまいます。また、必要な申告書がどれか分からない従業員もいて、申告書のモレが生じてその結果さらに遅くなるということもしばしばでした」と可児は当時の問題点を話す。さらに、集めた数千枚におよぶ膨大な申告書をファイリングして管理することも大変であった。

導入の効果半日作業が秒で終了 見えない人件費を削減

自社製品の「Edge Tracker」の導入により、給与・賞与明細書や源泉徴収票などの各種明細書を、Web上に公開し、従業員が閲覧する形となった。「“公開”のボタンを押すだけで、全従業員にメールで一斉通知してくれます。それまで半日近くかかっていた作業が、秒で済んでしまいます。しかも一斉に送れるので、送りモレの心配もありません」と可児は話す。

これまで2名の担当者で4時間近くかかっていた配信作業。年間で、12回の給与明細、3回の賞与明細、源泉徴収票と計16回の配信作業があるが、仮に担当者ひとりの時間換算の人件費を3000円にしたとすれば、3000×2名×4時間×16回=38万4000円分にあたる人件費が削減できるとも考えられる。これがもし紙ベースの作業からの移行であれば、印刷代、紙代、チェック作業など、よりコストと手間の削減が期待できる。

さらに「マルチデバイス対応で、スマートフォンで自宅や外出先でも従業員に閲覧してもらえるようになりました。過去の明細もすぐに見られるので、いちいち過去に届いたメールを探す必要もないのは便利ですね」と可児。

 

 

一方の「年末調整申告」に関してはどうだったのか。「Edge Tracker」の導入で、提出する各種申告書をマルチデバイスからの入力が可能になった。「例えば保険料は新制度と旧制度があるなど、申告書の記入は分かりづらいものです。その点、「Edge Tracker」は悩まないで入力できるつくりになっています。入力モレなどがあるとエラーが出るし、計算も自動でしてくれるので計算ミスもありません。前年度のデータを流用できるのも、毎年ほぼ変わらない保険料控除の入力などで便利ですね」と可児は話す。

何より“紙の回収”がなくなったことは大きい。可児はその変化をこう語る。「部門単位で紙の申告書を回収していた頃は、全員分が揃わないと作業を進められませんでした。それが、入力が完了した従業員のものから順番にどんどん確認していけます。締め切り直前で急激に忙しくなることもなく、業務が平準化された印象です」

その他、証明書のアップロード機能も作業をより便利にしてくれた。これは従業員が各申告書に添付すべき証明書等を撮影してアップロードして電子ファイルとして保存することができる機能だ。「最終的には原本を回収しますが、とりあえず画像をアップロードしてもらえれば、こちらで作業を進められます」

紙の回収と確認作業がなくなり、「アウトシーシングで1人あたり少なくとも100円ずつは値下げになった」とのこと。また、「申告書を返送してもらう際も、追跡できる形で返送してもらっていたので、例えばレターパックを使う場合であれば520円。部門が106ほどあるので、ざっと106×520=5万5120円の送料も削減となります」と清水は話す。

さらに、2名の担当者がファイリングする管理、印刷代や紙代など、かなりのコスト削減につながるのは確実だ。

今後の展望在宅勤務にも有効なクラウドの利点を活かす

コロナ禍を経て働き方が激変した昨今において、「Edge Tracker」のようなクラウド活用、マルチデバイス対応のツールはさらに存在感を増しているといえる。ふたりはそのことについて次のように話してくれた。

「コロナ禍を機に、在宅勤務も主流になっていくと思います。その中で、紙を使った作業はどんどん減っていって、年末調整も電子化が当たり前になっていくのではないでしょうか。弊社の開発部門もそういった機能を今後さらに強化していくと思いますし、経営管理部としてはユーザーの立場に立って、それらをいかに便利に活用して、自社の社員に提供していくかということを、これからも追求していきたいと思います」

UserVOICE

「使いやすさ」への声
可児 麻実

経営管理本部経営管理部
人事グループ
可児 麻実

閲覧したかを確認可能 便利な「お知らせ」機能も
給与明細を配信すると、従業員がそれを閲覧したかどうかがこちらで分かるのも良いなと感じました。あと、こちらから従業員に連絡事項を伝える「お知らせ」機能もあり、源泉徴収票を送る際に、リマインドとして使っています。閲覧する側としては、ワンタッチで過去の明細と切り替えて見られるのも便利ですね。今月と先月の明細を見比べたい時なども、非常にやりやすいです。
マルチデバイス対応で利便性が格段に向上
スマートフォンなどマルチデバイスに対応しているのも良いですね。年末調整の申告書も時間や場所を選ばず入力できるので、従来に比べて早めに提出してもらいやすくなったと思います。若い従業員などはパソコンよりスマートフォンの方が操作に慣れているし、実際、各種証明書をアップロードするにも、スマートフォンの方が撮影もアップも1台で完結できるので、使い勝手が良いと思います。
私のイチオシ機能&サービス
使ううちに馴染む操作性とスマートフォン対応の便利さ
それまで使っていたシステムから「Edge Tracker」に移行して、特に困った点はありません。操作性も良く、実際に使っていけば自然と身に付くものだと思います。また、従業員が閲覧や入力をするデバイスとしてスマートフォンにも当たり前に対応している点も、現在の流れを考えると良い点だと感じます。

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