導入事例

導入事例株式会社渋谷 様

株式会社渋谷 様

マスター整備で請求書業務を効率化
手作業からの脱却に成功した販売管理システム

会計から給与、販売管理まで、企業に必要なあらゆるインフラをMJSで構築

  • 25人
  • 酪農関連機器の開発、製造、販売

Before導入前の課題

  • 手作業による請求業務で負担が増加し人的ミスの回避も必要に
  • 勤怠情報の手入力が業務効率化を阻害

After導入後の効果

  • 請求業務のシステム化により業務効率化を実現、問い合わせにも迅速対応
  • 勤怠管理の導入で給与計算の自動化を実現

導入の経緯在庫管理をきっかけに請求書システムを検討

1945年に創業、北海道・北見の地で酪農関連の機器を開発・製造・販売している株式会社渋谷。牧草の運搬などに利用するトラクター用のローダアタッチメントや牧草搬送のためのフィードコンベア、牧草を切断するためのロールカッタ、牛糞を牛舎から搬出するためのバーンクリーナーなど酪農に関連したさまざまな製品を、国内トラクターメーカーを中心に提供をしている。すでに創業70周年を迎える同社だけに、トラクターメーカーとの関係性は深く、さまざまなタイプのトラクター仕様へ迅速に対応できる体制を構築している。酪農業界に従事する農家には欠かすことのできない製品を提供し続けている企業の1つといえるだろう。

そんな同社が販売管理の仕組みを導入したのが、今から6年前の2010年ごろ。当初は在庫管理の仕組みを検討していたが、手始めに、日々の作業負担が大きな請求書発行のシステム化を実施しようと考えたのがきっかけだった。

選定のポイント企業としての信頼性と身近にあるサポート拠点


株式会社渋谷
代表取締役社長 渋谷 嘉伸 氏

同社が提供する製品は、アイテム数でいうと製品・半製品で見れば50アイテム程度だが、製品を作るために必要な部品数で見ると6000を超える規模になる。「組み立てに使うボルトなど、あらゆる部品の在庫管理を徹底させたいと当初は考えていたのです」と代表取締役社長 渋谷 嘉伸氏。そこで事務機器メーカーなど複数の企業に相談するものの、同社に適したものがなかなか見いだせなかったという。その中で声をかけた企業の1つがミロク情報サービス(以下、MJS)だったのだ。「実は20年前ぐらいからMJSの財務会計パッケージを活用していたため、具体的に相談してみました。そこで提案を受けたのが、業務負担の大きな手作業による請求書発行のシステム化だったのです」と当時を振り返る。

在庫を把握するための棚卸は、確かにシステム化したいものではあるが、社員総出で2日あれば何とかこなすことができる。しかし、請求書の発行は毎月の作業であり、取引先が1200(支店・営業所を含)あまりにも達している同社にとって、手作業による請求書作りは多くの時間と手間をかけなければいけない作業だったのだ。そこで、MJSからの提案に基づき、すべての部品と取引先のマスター化を数カ月かけて実施し、取引先ごとに設定された仕切値なども含めて請求書発行に必要なすべての環境を整備する決断をしたという。

なお、MJSを選択した理由について渋谷氏は、財務会計システムを導入してから長く付き合いがあり、企業としての信頼性や実績を高く評価していたからだという。「サポート拠点も北見にあることで、 困ったことがあればすぐにサポートしてもらえます。そういう面では心強いと感じていました」。

そこで、請求書発行をシステム化するべく、販売管理の仕組みを導入することになったのだ。

現状の運用と評価システム化によって業務効率化を実現

現在は、事務所の担当者が売上情報の入力から請求書作成、そして売掛台帳と入金情報の確認などを「MJSLINK NX-Ⅰ販売大将」を活用して行っており、長年懸案だった請求業務のシステム化を実現することに成功している。また、品種別に集計を行うことで売上高仕訳集計伝票という帳票を毎日出力しているが、この帳票は手書きで行われていたころから使われている代物で、システム化した今でもカスタマイズしてその帳票フォーマットを利用し続けているという。

「長年運用してきたものを急に変更すると現場が混乱するため、できる限り既存のものを生かしてシステム化してもらうようお願いしました」。実際には、得意先別の売上高管理表からデータを表計算にエクスポートすることで集計伝票が自動作成できるようになっているが、個別のカスタマイズについてはMJSのエンジニアと頻繁に打ち合わせしながら作り上げていったという。実際の売上伝票や請求書も標準のものではなく、従来の運用に合わせてカスタマイズを施している状況だ。「具体的な要望を出しながら、どうすれば使いやすくなるのか相談しながら進めていきました。こちらの要望にもしっかり対応いただき、MJSが持っている技術力の高さを実感しています」と、その対応力を渋谷氏は高く評価する。結果として請求書がシステム化されたことで、手作業による計算ミスのリスクを回避し、作業時間の大幅な削減に貢献しているという。

また、20年ほど前からMJSの財務会計パッケージを導入しており、数年前から給与システムも稼働させている。以前はタイムカードに記載された勤怠時間を手書きで転記して給与計算を行っていたが、新たにICカード打刻によるタイムレコーダーを経由して勤怠集計を行うクロノスを導入し、給与システムとの連動を実現している。「以前の手書きに比べて今は確認する時間だけで給与計算が行えます。業務効率化にも大きく役立っています」と渋谷氏は評価する。

また、従業員のマイナンバー管理のための「MJSマイナンバー」や情報漏えい対策としての「SOXBOX NX」、外部からの脅威に対処する「FortiGate」、外部によるデータ保全に役立つ「MJSセキュアストレージ サービス」など同社に必要な環境をMJSが提供している。「取引先であるトラクターメーカーに対しても、しっかりとしたセキュリティ対策を行っていることがアピールできます。設計のためのCADデータなどもMJSから調達したファイルサーバ上で保管していますが、これもSOXBOX NX配下で管理することで内部監査が容易になっています」とMJSが持つ豊富なソリューションを高く評価する。

実際の効果としては、手作業に比べて膨大な時間が削減できただけでなく、従業員のスキル向上にも役立っていると渋谷氏は力説する。「作業時間が削減できたことで、さまざまなことに時間が活用できるようになります。システム化できたことで、新たな人材が入ってきてもすぐに業務に入ることができる環境が準備できました」。なお、MJSに対しては、システムに強い人材がそろっている点について渋谷氏は高く評価する。

「PCを含めたIT周りはMJSさんに聞けば解決できます。営業力がある人よりも、我々はシステムに強い人間を求めています。それがソフトウェア会社の基本だと思っていますし、MJSはそれを兼ね備えています」。

今後の展望在庫管理への展開と蓄積データの活用を加速

今後については、当初検討していた在庫管理の仕組みに着手していきたいと渋谷氏は語る。「現状は決算時期に全社員総出で棚卸を行っていますが、その結果が出ないと決算書上の利益が見えてきません。棚卸のために製造部門を一時的に止めるという非効率な部分も。在庫管理が実現すれば 棚卸業務が簡素化され、納期の短縮にも役立つはず」と意気込みを語る。現状は屋外も含めて製品保管スペースが設定されているが、どこに何がどれだけ保管されているのか、正確な在庫管理を行っていきたいという。

また、販売管理の導入で、これまで紙で保管されてきた売上データが情報として蓄積され、その傾向が推移として見えてくる。「データを抽出してグラフ化すれば、客先に売れ筋情報を提供することができるようになります」と渋谷氏。営業場面でのデータ活用にも、今後は積極的に取り組んでいきたいと語っていただいた。

User's VOICE

「使いやすさ」への声

株式会社渋谷
業務部 山口 純加 氏

顧客からの問い合わせにも迅速に対応
顧客から営業宛に、製品や部品に関する問い合わせが多く寄せられます。 以前、受注をした内容を調べる際にも、型式や得意先コードで検索をすることにより日付、型式、数量が瞬時に分かりますので、すぐ担当へ回答ができるようになりました。 顧客対応が迅速化したことで、満足度も向上していると考えております。すべてにおいて、DB化できており、請求書作成等も迅速に行えるようになりました。
リモートでのサポートが充実
何か不明点があれば、すぐに対応していただけて大変感謝しています。特にコールセンターの場合は、遠隔地からリモートアクセスで PC に入ってもらうことができるため、直接直していただくだけでなく、どう入力していいのか指導していただくことも。営業マンや技術者の対応も迅速で、困ったときにはとても助かっています。
私のイチオシ機能&サービス
やりたいことを理解して形にしてくれるところが魅力
以前からシステム化することの利便性は理解していましたが、それをどう進めていいのか、具体的な策がなかったのが実態です。我々がやりたいことをきちんと理解し、それを具現化してくれたのが MJS の魅力ではないでしょうか。会計や販売だけでなく、セキュリティやバックアップも含めたさまざまなソリューションを持っており、かつ技術に精通した担当者がいる。とても頼りにしています。

導入企業様ご紹介

株式会社渋谷 様
  • ●所在地

    〒090-0832
    北海道北見市栄町2丁目1-2

  • ●代表者

    代表取締役社長 渋谷嘉伸

  • ●設立

    1955年

  • ●社員数

    25名

  • ●主な業務

    酪農関連機器の開発、製造、販売

  • ●ホームページ

    http://k-sibuya.sakura.ne.jp/

導入企業様ワンポイントPR

ユーザーに感謝される機器で
北海道の農業に貢献

設立以来、酪農機械、牧草切断、移動、牛糞搬出機などの酪農関連機器の開発から販売を手掛けている。主な取引先は国内トラクターメーカーが中心。古くからの製品に改良を加え、使い勝手の良いものに仕上げる技術を持つ。またその経験を生かして、ユーザーに感謝される 機器の開発を目指している。北海道農業に貢献することを目標に掲げ、一歩一歩前進し続けている企業だ。

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