導入事例

導入事例讀賣テレビ放送株式会社 様

讀賣テレビ放送株式会社 様

年末調整業務の効率化で「働き方改革」を推進
現場主導の業務改善をクラウド環境が支援

デスク不在の多い現場にこそクラウド環境が最適

  • 500人~1000人
  • 放送法による基幹放送事業
  • 年末調整申告支援クラウド

Before導入前の課題

  • 紙中心の年末調整業務で回収やチェックにかかる時間と手間が膨大
  • ミス発生リスクを軽減する仕組みを熱望

After導入後の効果

  • 業務効率化の実現で現場の負担軽減に貢献し働き方改革の推進に成功
  • クラウドを活用することで現場に適した仕組みを整備

導入の背景紙での年末調整業務から脱却を目指す

1958年に開局し、日本テレビ系列の放送局として近畿広域圏を対象地域とするテレビジョン放送事業を行っている讀賣テレビ放送株式会社。「コンテンツ・ファースト!」「地域密着」を経営理念として掲げ、関西色を前面に打ち出した地域密着の番組はもちろん、全国の視聴者に届けるバラエティーや報道番組を手掛けるなど、高い番組制作力が評価される放送局だ。視聴率という数字を追うだけでなく、社会から信頼される番組作りを大切にしている。そんな現場の活動を業務の面から支援している総務局では、現在大きな潮流となっている働き方改革を強力に推進しており、長時間労働の是正をはじめワークライフバランスの充実を図るべく、さまざまな施策に取り組んでいる。

総務局労政部においては、給与計算や勤怠管理、企業年金、労使交渉、年末調整など担当する業務は多岐にわたり、少ないリソースで効率的に業務を遂行してきた。数年前から年末調整を担当している総務局 労政部 辻居 裕貴氏は、「これまで年末調整の申告書を従業員に紙で配布、郵送し、必要書類を添付して提出してもらっていましたが、報道や番組制作など現場主体の会社であるがゆえに、なかなか回収が進まないことも。少ない人員ながら内容チェックなども手作業で行う必要があったのです」と語る。時間と手間がかかるのはもちろん、チェック漏れやミスなどが起こるリスクもあったと、人海戦術による業務に課題を持っていたという。会社全体が働き方改革を推進するなかで、「労政部としても業務の効率化とともにミスを撲滅して作業品質を向上させるための仕組み作りに取り掛かることになった」と当時を振り返る。

導入のポイントデータ移行支援などフォローの充実が魅力

そこで年末調整業務を効率化するべく調査を開始した辻居氏だが、情報収集や年末調整に関する各種セミナーに参加するなかで目にとまったのが、ミロク情報サービス(以下、MJS)が提供する「年末調整申告支援クラウド」だった。「負担の軽減が1 つの目的だったこともあり、他部門に負担をかけることなく労政部で主導的に導入できるものが必要でした。自社で環境を持たないクラウドサービスはまさに求めているものでした」と辻居氏。セキュリティーについては情報システム部門の協力を仰いだものの、企画立案から導入、運用まで労政部が主導できるものが必要だったのだ。

使い勝手の面でも、他社に比べてメリットがあると判断した。「MJSが用意している入力様式が、これまで扶養控除申告書や保険料控除申告書など紙で提出してもらっていたものに似ていると、個人的に感じたのです。紙からWeb に移行する際にも、現場に混乱を招くことが少ないのではという判断もありました」と辻居氏は語る。

価格も含めて魅力的な条件が提示され、結果としてMJSの「年末調整申告支援クラウド」が同社の新たな業務支援サービスとして選ばれることになる。

運用と評価管理部門の負担軽減とコスト削減にも貢献

辻居 裕貴氏
讀賣テレビ放送株式会社 様
総務局労政部 辻居 裕貴氏

年に一度行われる年末調整の際に活用する「年末調整申告支援クラウド」の運用は、①事前に人事給与システムから年末調整に必要な各種情報を「年末調整申告支援クラウド」にインポート、②新年度のMJS年調がリリースされたタイミングで、新たにリリースされたアクセスURL を社内のイントラに貼付して従業員に対して申告を依頼、③従業員は必要項目に対して入力――という手順で開始。同時に、保険料などの証明書提出のために台紙をサービスから印字し、証憑を貼り付けたのちに労政部に提出し、到着後にチェックする運用だ。確認後は改めてデータを人事給与システムにインポートし、年末調整の計算が行われることになる。「人事給与へのインポートやエクスポートは表計算ソフトを活用していますが、すべて手作業で入力していた時と比べると大きく効率化しています」と辻居氏は評価する。各プロセスで転記が発生していた頃に比べて確認プロセスが減り、ミスの軽減と効率化を実現しているという。

また、以前は各局内にある業務部に労政部から年末調整の書類回収を依頼していたが、今は労政部のほうから直接進捗が確認でき、回収依頼も可能になった。「業務部の負担が軽減するなど、働き方改革にも一役買っています」と辻居氏は評価する。これまで紙で保管していた年末調整の申告書もデータ保存できるようになり、ファイリングの手間や保管スペースの削減にもつながっている。「出向している社員や育児休業などの社員に対しても、以前は申告書を郵送していました。今はクラウドを経由して申告できるようになり、切手代などのコスト削減効果も出ています」と辻居氏。そもそも撮影現場やスタジオ、事件・事故などの取材活動のため現場で仕事をしている社員が多い同社だけに、自身のデスクではなく外出先や自宅からも年末調整の申告ができる仕組みは大きく評価されている。これまで発生していた〝申告書紛失に対する再発行の手間〟もかからないなど、さまざまな効果が表れている。

MJSについては当初期待していた通り、細かなアフターフォローによってスムーズに導入することができたと辻居氏は評価する。「保険会社から送られてくる保険料取り込みをクラウド上にインポートする作業も、MJSにすべてお任せしたことで、サービスのURL をたたくだけで格納されたデータが確認でき、すぐに使える状態に。しっかりサポートしていただき感謝しています」。また、MJSの開発サイドのメンバーが同社に赴いて実際の使い方をレクチャーし、初期の問い合わせについてもしっかり対応したことで、問題なくスムーズに初年度の年末調整処理を終えることができたと辻居氏は安心する。

今後の展望継続利用しながら社員サポートの充実を

クラウドによる年末調整業務の初年度を終えたばかりだが、次年度以降もクラウド環境で年末調整の申告ができる状況にしたいと辻居氏。「現状は人事給与システムといった他システムとの連携は考えていません。まずは単体サービスとして、利便性を今以上に向上させるような機能や仕組みの実装を期待しています」と語る。

MJS製品は年末調整業務を中心に活用しているが、他の業務に生かせるものがあれば提案をお願いしたいという。「われわれの役割は、現場の社員が仕事に専念できる環境を提供してあげること。年末調整だけでなく、いろいろなサービスを活用しながら社員サポートの充実を図っていきたい」と今後について辻居氏に語っていただいた。

 

UserVOICE

「使いやすさ」への声
辻居 裕貴 氏

讀賣テレビ放送株式会社
総務局 労政部
辻居 裕貴 氏

未提出者のリストアップが容易に
年末調整の場合、すべての従業員から申告書を回収する必要がありますが、その未提出者を簡単に調べることができます。以前は各局の担当者にお願いしていた業務が管理画面からすぐに把握できるため、こちらのほうから直接催促することもありました。今ではリアルタイムに状況把握ができ、回収までのスピードも向上しているはずです。
情報の蓄積がメリットを生む
今回は初年度でしたが、次年度以降は自分自身が過去に申告した情報がその場で把握できるため、以前の情報を参考にすることでより入力が容易になるはずです。中には申告書のコピーを自らとっておき、次の年末調整時に参考にしている人もいますが、その手間もなくすことができます。過年度情報が手軽に閲覧できるのはとてもありがたいですね。
私のイチオシ機能&サービス
後々まで安心できるフォロー体制も魅力
大きな魅力の1つが、アフターフォローの充実です。例えば、稼働には生命保険料などのデータを仕組みに取り込む必要があり、そこでエラーなどが出るのではないかと不安もありました。初めての仕組みだったこともあり、不安解消につながるものを選択したかった。MJSは、データ移行はしっかりと行うことが確約されるなど、導入後の安心感がありましたね。

導入企業様のご紹介

讀賣テレビ放送株式会社
  • ●所在地

    〒540-8510
    大阪府大阪市中央区城見2丁目2番33号

  • ●代表者

    代表取締役社長 伝川 幹

  • ●創立

    1958年2月13日

  • ●社員数

    557名

  • ●主な業務

    ・放送法による基幹放送事業
    ・放送番組の企画、制作および販売
    ・文化事業および放送に関連ある一切の事業
    ・各種ソフトウェアによる放送、通信サービスの提供

  • ●ホームページ

    http://www.ytv.co.jp/

導入企業様ワンポイントPR

小川 氏
若い才能を積極登用し
社会から信頼される番組を

近畿広域圏を対象地域とするテレビジョン放送事業を展開している。日本テレビ系列。関西色を前面に打ち出した番組を手掛けながら、全国の視聴者にもなじみのあるバラエティーや報道番組を数多く送り出すなど、番組制作力に定評のある放送局だ。才能ある若手を積極的に登用しながら、視聴率だけでなく、社会から信頼される魅力ある番組作りを行っている。

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