記事制作:税経システム研究所

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2019/08/23

質問

会社の成長に伴って人も増え、オフィスが手狭になってきた「転職エージェント・ミロク」。あなたが経営者なら次のうちどの方法をとりますか?

パターン1

全社員が余裕を持って入れる、もっと大きくて立派なオフィスを借りる。

パターン2

会議室や来客者用の面談スペースを減らし、社員用のスペースを増やす。

パターン3

取り急ぎ、希望者に在宅で勤務してもらうようにする。

この質問をイメージして以下のストーリーをお読みください。
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集中して働ける職場環境

「転職エージェント・ミロク」は特別な技術を持つエンジニアの転職を支援する会社です。元々、転職支援会社に勤めていた社長が独立して、古くからの仲間とともに立ち上げました。

人材不足が叫ばれる昨今、技術力を持った人材へのニーズが高まるにつれて、転職エージェント・ミロクの業績も順調に伸びています。業績の伸びとともに人も増えてきていますが、現在は職場環境に対する社員からの不満はなく、集中して仕事ができているようです。

しかし、1年前までは全く違っていました。ちょっとその頃の様子を見てみましょう。

1年前 ~もう新しい人を入れるのは無理!

転職エージェント・ミロクのオフィスは、都心の駅から歩いて15分のビルの一角にあります。転職希望者との面談の機会が多いだろうということで、普通のオフィスよりも来客者用の面談スペースをたくさん用意していました。

転職希望者を絞り込むことで専門性を高めるという戦略のため、最初は少人数で始めたのですが、時代の流れに乗ったこともあり、社員が1人また1人と増えていきました。元々は空きスペースが多かったので、増えた社員用に新しい場所を追加すれば良かったのですが、次第にそれも厳しくなり、ついには場所を用意するために度々レイアウトの変更が発生するような状況でした。社員からは「こんな状況では仕事に集中できない! 広いオフィスに引っ越すなど、何とかして欲しい」と改善を要求する声が噴出する始末。

この状況を何とかしなければいけないと思いつつも、拡大路線で突き進むことに対しては気になることもありました。確かに順調に伸び続けてはいるものの、業績の推移が少しなだらかになってきているからです。

質問

会社の成長に伴って人も増え、オフィスが手狭になってきた「転職エージェント・ミロク」。あなたが経営者なら次のうちどの方法をとりますか?

▼あなたの思うパターンをクリック▼

パターン1

全社員が余裕を持って入れる、もっと大きくて立派なオフィスを借りる。

パターン2

会議室や来客者用の面談スペースを減らし、社員用のスペースを増やす。

パターン3

取り急ぎ、希望者に在宅で勤務してもらうようにする。

確かにもっと大きくて立派なオフィスに変えることで、スペースの問題は解消できますし、社員も会社の成長を実感できてモチベーションアップにつながるかもしれません。しかし、継続的に発生し続ける賃料が現在よりも格段にアップするため、本当にそれに見合った業績を上げ続けられるか慎重な判断が必要でしょう。また、現在のスペースが全て有効活用されているかどうか分析してから判断しても遅くはないでしょう。

実は、転職エージェント・ミロクの社長が選択したのはパターン2でした。確かに会議室や来客者用の面談スペースを利用すれば、追加の賃料を発生させずに社員用のスペースを確保することはできます。ただし、それにより減ってしまう会議室や来客者用のスペースはどうしたかというと……

確かに在宅勤務を可能にすることで、オフィスに収容すべき人数は減るかもしれません。また、多様な働き方を認めることは、今の時代に求められていることです。ただ、在宅勤務のための環境整備ができていないような状況で、いきなり進めてしまうのは、リスクが高そうです。まずは、セキュリティや勤怠管理の仕組みなど、社外でも安心して仕事ができる環境を整えてからでも遅くはないでしょう。

上手にやりくりする娘!

リスクを抑えつつ、社員の職場環境の改善をするために、どうしたものかと考えながら帰宅すると、大学生の娘が今日届いた服をチェックしているところでした。

社長 なんだ、また新しい服が届いたのか? バイトもろくにしてないのに、よくそんなにお金があるな
別に買ってるわけじゃないからねー。そんなにお金もかからないんだよ
社長 どういうことだ?
洋服のシェアサービスだよ。その時はいいと思って買うんだけど、結局そんなに使わずにクローゼットに眠ったままの服とかって結構あるの。限られた狭い空間なのにスペース取って邪魔になるし、お金ももったいないじゃない。だから、買わずにレンタルするようにしたの
社長 なるほどなー。お父さんの時代だと考えられないけど、時代はどんどん変わってるんだな
そのとき社長は思ったのです。
社長の心の声 <待てよ。そういや、うちの来客者用の面談スペースも、必要だろうと思って広めに取ってたけど、駅から遠いせいもあってか、そんなに使われてないんだよな。限られたオフィス空間を無駄にしてるってことか……。このご時世、会議室のシェアサービス?みたいなものもあるんだろうか>

早速、社長は会議室のシェアサービスがないか調べてみることにしました。すると、転職エージェント・ミロクの最寄駅から近い便利な場所にもたくさんあることが分かりました。しかも洋服のレンタルと違い、費用は月額の固定料金ではなく、1時間いくらなど利用時間に応じた料金設定のところもあるようです。

次に、社内の面談スペースの活用状況について調べたところ、社長の思っていた通り、転職希望者に来てもらうにはアクセスが悪いため活用しにくく、代わりに駅前のカフェなどを利用することもあるということが判明しました。

さらに、会議室のシェアサービスを利用した場合の見込額とオフィスを拡張した場合の賃料のコスト比較を含め、いろいろと検討した結果、メリットの方が大きいという結論が得られました。

こうして転職エージェント・ミロクでは、会議室のシェアサービスを活用することで、固定的な費用の発生を抑えつつ場所不足を解消し、社員の職場環境の改善を実現したのです。

また、駅前の会議室だけでなく、面談者の勤め先の近くにある会議室も借りることができるため、便利な場所で面談ができると転職希望者の企業イメージアップにつながった、当初は若干不便に思えた駅前までの移動もふたを開けてみると社員の良い気分転換になるなど、様々な恩恵をもたらすことになったのでした。

加えて、社外の会議室から社内のデータへアクセスできる環境も整え、より働きやすくなりました。

【ワンポイント解説】 「シェアサービス」「シェアリングサービス」、「シェアリングエコノミー」など、呼び方はいろいろありますが、物品を複数人で共有したり貸し借りをしたりするサービスや、その仲介を行うサービスのことを言います。シェアサービスをうまく活用することで、自社で所有することにより発生する固定費の削減につながることがあります。
【関連リンク】
在宅勤務のための環境整備に興味がある方は以下についてもご覧ください。

Edge Tracker(経費精算・給与明細参照・勤怠管理・年末調整申告・ワークフロー)https://www.mjs.co.jp/company/software/edge_tracker/concept.html
MJS Cloud IaaS(MJSアプリケーションのクラウドサービス)https://www.mjs.co.jp/company/software/mjslink_nx_plus/iaas.html
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