来期はイベント目白押し！ 効率的に業務を回すための経理の心得とは？
質問
来期は「20周年記念行事」や「新規事業開発プロジェクト」といった特別なイベントを控えている「MJS部品販売」。諸々の関連費用の発生が見込まれる状況の中、これらの費用を効率的につかむために、あなたが経理部長なら新人経理部員に何を伝えますか？
パターン1
表計算ソフトを使って関連費用を別途管理すること。
パターン2
会計ソフトの機能を活用して関連費用を管理すること。
パターン3
事前準備はせず、必要が生じたらその都度関連費用を調べること。
この質問をイメージして以下のストーリーをお読みください。
創業20周年を迎えて
創業20周年を迎えた「MJS部品販売」。今日はこれまでお世話になってきた取引先の方々をお招きして、ホテルの宴会場でパーティーが催されています。
無事にパーティー開催の日を迎えることができましたが、半年前、この日を想像して経理部ではある出来事があったのです。ちょっとその頃の様子を見てみましょう。
半年前 ～浮かれる経理の新人君
半年ほど前のある日のこと、経理部長と新人経理部員が話をしています。
| 経理の新人君 |
来期は創業20周年ですかー。取引先の方々をお招きしてパーティーをするだけでなく、社員向けのパーティーも開催するそうですね！ |
| 経理部長 |
そうなんだよ。俺も入社して15年以上たつが、こうしたパーティーは初めての経験なんだよ。その点君はラッキーだよな |
| 経理の新人君 |
いい時期に入社しました。ビンゴゲームとかもやるらしいですね。結構いい賞品を考えてるってうわさを聞いたので、楽しみです |
| 経理部長 |
まったく、君は耳が早いな。まぁ、浮かれるのはしょうがないが……。ところで、こんなイベントがあるとしたら、経理部員としてはどんなことに注意する必要があるかな？ |
| 経理の新人君 |
えっ？ 何かとっておきのかくし芸を披露するとかですか？ |
| 経理部長 |
ふー、…… |
どうやら経理の新人君はピンときていないようですが、来期は「20周年記念行事」や「新規事業開発プロジェクト」といった特別なイベントが催される予定のMJS部品販売。特別なイベントに関連して諸々の費用の発生が見込まれるので関連費用の発生額をつかむのが大変そうですし、損益計算書の前年同期比較をする際にも、イレギュラーな要因が入っているので分析が面倒になりそうです。加えて特別なイベントの予算管理もしなくてはなりません。
こうした状況で、経理業務がスムーズに進むよう、経理部長が新人君に伝えたかったのはどんなことだったのでしょうか？
質問
来期は「20周年記念行事」や「新規事業開発プロジェクト」といった特別なイベントを控えている「MJS部品販売」。諸々の関連費用の発生が見込まれる状況の中、これらの費用を効率的につかむために、あなたが経理部長なら新人経理部員に何を伝えますか？
パターン1
表計算ソフトを使って関連費用を別途管理すること。
パターン2
会計ソフトの機能を活用して関連費用を管理すること。
パターン3
事前準備はせず、必要が生じたらその都度関連費用を調べること。
来期は特別なイベントが目白押し？
MJS部品販売は来期創立20周年を迎えることから、これまでの成長を支えてくださった取引先の方々をお招きして記念パーティーを開催したり、社員たちを集めてのパーティーや記念旅行も開催したりと、20周年記念の特別行事を大々的に行う予定です。これに関連して、人件費、会場費、パーティーでの飲食代、記念品代、旅費交通費等々、多岐にわたり金額的にも重要性のある支出が発生する見込みです。
加えて、今後のさらなる成長・発展を目指して新規事業開発を強化すべく、社内の各部署からメンバーを集めてプロジェクトチームを発足させることも来期の重要な計画の1つとなっており、これに関しても多岐にわたる重要な支出が発生する見込みです。
「20周年記念行事」や「新規事業開発プロジェクト」のために特別にかかる費用も、今までどおりそれぞれの該当費用の勘定科目に含めて計上してしまうと、前年同期比較がしにくくなります。また、「20周年記念行事」や「新規事業開発プロジェクト」にそれぞれどれだけの費用がかかったのかをつかむのも大変です。それだけでなく、特別なイベントの予算管理がしっかりできるのかが大いに気になる所です。
経理部長は、こうした状況が想定されることを経理の新人君に伝えるとともに、自分の経験談を話し始めたのです。
| 経理部長 |
君は家でゴミ出しとかってするのかな？ |
| 経理の新人君 |
たまにですけど |
| 経理部長 |
実はなぁ、今じゃゴミ出しは俺の仕事になっているんだが、最初ゴミ出ししたときは大失敗しちまったんだよ |
| 経理の新人君 |
と言いますと？ |
| 経理部長 |
それがさ、俺が出したゴミだけゴミ収集車に回収してもらえなくて……。その日の夜、帰宅するなり、妻に怒られちゃったんだよな |
| 経理の新人君 |
どうして回収してもらえなかったんですか？ |
| 経理部長 |
実はさ、燃えるゴミの中に不燃ゴミやら、ペットボトルなどの資源ゴミやらをごっちゃに入れてたからなんだ。今じゃ分別は当たり前って分かるんだが、そのときはまったく意識してなかったからな…… |
| 経理の新人君 |
そういうことですか |
| 経理部長 |
後で分別し直したんだが、これが大変！ 後から分けるってのは思った以上に面倒だってことさ。それでだ。これって経理の仕事でも同じ…… |
| 経理の新人君 |
そっ、そうか！ 1つの袋にいろんなものをごっちゃに入れちゃダメ、最初から分別して別の袋に入れなきゃいけない。つまり、特別なイベントの費用は最初から入れる袋を分けておく…… |
| 経理部長 |
そういうことだ。会計ソフトにはそのための袋があるってわけさ |
そう言うと、経理部長は経理の新人君に会計ソフトの機能について説明をし始めたのでした。
この会計ソフトに用意されている袋というのが「プロジェクト管理」の機能だったのです。MJS部品販売では、この会計ソフトのプロジェクト管理の機能を使って「20周年記念事業」というプロジェクト名を設定しておき、20周年記念事業関連の支出については発生の都度「20周年記念事業」というプロジェクト名を付けて会計伝票を起票することにしたのです。合わせて当該プロジェクトの予算も設定しておき、予算・実績の管理もできるようにしました。
同様に、新規事業開発プロジェクト関連の支出についても予め「新規事業開発プロジェクト」というプロジェクト名を設定しておくようにしました。
そうすれば、後からいちいち集計し直す費用もないし、会計システムとは別に管理しなくても済みます。予算と実績の比較も一目瞭然でしっかり管理ができます。複数の期にまたがるプロジェクトであっても、累計でかかった費用や採算もすぐにつかめ、予算との比較もできます。
また、損益計算書項目の前年同期比較をする際も、「20周年記念事業」や「新規事業開発プロジェクト」に関わる特別な支出の影響をそれぞれ明確に区分することができ、スムーズにかつ正しく分析することができそうです。これらの特別な支出項目についてムダな支出がないかにも目が届きやすいので、管理もしやすそうです。
特別な支出の影響が見えないと、支出が増えていたら何でもかんでも「20周年記念事業」や「新規事業開発プロジェクト」のためといった理由付けで片付けてしまい、ムダな支出が発生していてもなかなかそのことに気付かなかったりもしますが、特別な支出の影響がしっかりと見えることで、ムダな支出にも目が届きそうです。
ワンポイント解説「プロジェクト管理」企業の中では何らかのプロジェクトが組まれることがあり、複数のプロジェクトが同時に走ることもあれば、期をまたがってプロジェクトが走ることもあります。こうしたプロジェクトについては、プロジェクトごとにしっかりと採算や実行予算を管理することが大切です。