記事制作:税経システム研究所

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2019/11/13

質問

社員の出社が不定期なため、書類がなかなか集まらず、毎年スムーズに年末調整が終わらない「ミロクトラベル」。管理部長はどのような方法で、事務担当者のストレスを軽減させたでしょうか?

パターン1

社員全員に、期限内に書類を提出するよう号令をかけて、事務担当者を助ける。

パターン2

社員に自分でデータ入力をさせて、事務担当者には確認だけを任せる。

パターン3

期間限定でアルバイトを雇い入れ、事務担当者の負担を減らす。

この質問をイメージして以下のストーリーをお読みください。
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年調書類の収集も進捗管理も簡単にできる

今年も年末調整の時期がやってきました。旅行代理店を営む従業員100名程の「ミロクトラベル」は、業績も右肩上がりで、徐々に社員も増加しています。しかし、事務担当者には全く慌てた様子がありません。

事務担当者 えーと、未提出なのはAさんとDさん、と。この2人で今年は終わりね
管理部長 お、今年は随分とゆったりしてるじゃないか
事務担当者 はい。年末調整に割く時間が短縮されて、残業も減りましたしね。これで心置きなく明日から温泉に行けます。おみやげに温泉饅頭買ってきますね

今でこそ、余裕のある事務担当者ですが、2年前まで年末はいつも慌ただしく仕事をしていました。

2年前の年末 ~年調書類が整わない!

ミロクトラベルに、今年も年末調整の時期がやってきました。添乗員はスケジュールがバラバラで、数日にわたって会社に顔を出さないこともあり、毎年のことながら事務担当者は、社員の年調書類を集めるのに一苦労です。

事務担当者 えーと、Aさんは今日が回収日で、Bさんは明日が回収日か。それとDさんのお子さんのフリガナが去年書いてあったものと違うんだけどどっちが正しいのかしら、これも確認しておかないと……
管理部長 おーい、饅頭もらったから、これでも食べてひと休みしよう
事務担当者 管理部長、ありがとうございます

饅頭を頬張りながら休憩する2人の会話

管理部長 何だこれ、年調確認リスト? 社員別に随分細かいリストを作ってるんだな。ここまでする必要あるのか?
事務担当者 ありますよ。書類の提出期限を設定しても忘れる人はいるし、提出していても不備があったりして、結局作業が終わらないままなんです。リストにしておかないと、いつ、誰に、何を確認しなきゃいけないのか分からなくなっちゃいます
管理部長 そういうことか。すまんすまん
事務担当者 まあ毎年のことですからね。でも、年末調整が毎年どんどん煩雑になっているような気がします。人数も以前に比べて増えたので、書類の量も増えましたし

管理部長が事務担当者の机の上に視線を向けると、そこには、付箋が貼られた書類の束がいくつもありました。

管理部長 まあまあ。そんなこと言わず、何とかよろしく頼むよ。この饅頭に免じて

そう言いながら、ふと管理部長は思ったのです。

管理部長の心の声 <業績も右肩上がりで来年も増員予定だし、このままじゃいずれ事務担当さんが爆発するかもしれない。何とかしないと>
 

質問

社員の出社が不定期なため、書類がなかなか集まらず、毎年スムーズに年末調整が終わらない「ミロクトラベル」。管理部長はどのような方法で、事務担当者のストレスを軽減させたでしょうか?

▼あなたの思うパターンをクリック▼

パターン1

社員全員に、期限内に書類を提出するよう号令をかけて、事務担当者を助ける。

パターン2

社員に自分でデータ入力をさせて、事務担当者には確認だけを任せる。

パターン3

期間限定でアルバイトを雇い入れ、事務担当者の負担を減らす。

全社員がきちんと書類を提出すれば、一気に作業は済ませられるかもしれませんが、書類不備がゼロになるとは限りません。結局確認事項の管理が必要になってきます。
 

管理部長が選んだのはパターン2でした。ただ、ミロクトラベルには年末調整のデータが入力できるパソコンは1台しかありません。さて、この状況でどんな方法を選んだかというと……
 

期間限定で人を雇うのも一つの方法かもしれません。しかし、年末調整に追われる期間は限られており、ピンポイントで人を探すのも困難な上、業務を教えるのも手間がかかります。
 

ヒントは結婚式の写真共有にあった

某吉日。管理部長は姪であるXさんの結婚式に参加していました。出席者は管理部長も含め、全員新郎新婦の写真を自分のスマートフォンで撮影しています。結婚式の帰りに、管理部長は久しぶりに集まった親戚のY・Zと3人で軽く食事をすることになりました。

親戚Y いや~Xちゃんも結婚か。小さいころから知ってるから感慨深いよ
親戚Z そうねえ。あっ、そうだ、みんな写真撮ってたよね? Xちゃんからみんなが撮った写真も欲しいって言われてるの。厳選してXちゃんに送るから、メッセージアプリのグループに送信してくれない?
親戚Y よし、じゃあ今送るよ
管理部長 俺も今送った
親戚Z じゃあ取りまとめて厳選したものをXちゃんに送っておくわね
管理部長 便利な世の中になったなあ。写真の共有もこんなに簡単にできるんだな
親戚Y 昔は新郎新婦から現像された写真が送られてきてたよな
親戚Z そうそう。あれって置き場に困っちゃうのよね
親戚Y そういえば、この間飲み会の幹事をやったけど、このメッセージアプリで、候補日を投稿すれば、あとは○×△で皆が入力してくれて、出欠が一目で分かるんだ


このとき管理部長は思いました。

管理部長の心の声 <ん? ウチの会社の年末調整もこんな感じでやれないかな? 必要なデータは社員にスマートフォンで入力してもらって、事務担当さんはデータの管理だけをすればいいんだ。書類じゃなくてデータで管理すれば、事務担当さんも机の上の書類を見て憂鬱にならなくて済むしな>

それから管理部長は、いろいろ調べてみたところ、各々がスマートフォンを使って年末調整に必要な申告書の入力を行い、担当者が全員のデータを簡単に管理できるという、便利なツールがあることを知りました。
 
翌日管理部長が出社すると、事務担当者とBさんが何やら廊下で話し込んでいます。

事務担当者 Bさん、また忘れちゃったの? 明日からまた北海道でしょう? 次に出社するときは絶対に忘れないようにお願いしますね
Bさん 本当にすみません。毎年同じ内容だし、つい後回しにしちゃって……


聞き耳を立てていると、Bさんが事務担当者に書類の提出を督促されているようですが、Bさんにも言い分があるようです。結局両者頭を下げ合っている姿を見て、昨日知った便利ツールの提案を、管理部長は心に決めました。
 
その後、社内でヒアリングを行ったところ、Bさんと同様に毎年の書類提出を煩わしく感じている社員が大勢いることが分かりました。事務担当者だけでなく、社員も年末調整に困っていたのです。
 
そこで、ミロクトラベルは便利な年末調整ツールの導入を本格的に検討し、各社員が各種申告書をスマートフォンやPCで入力することに決まりました。
 
これにより事務担当者は、年調確認リストを作成しなくとも、管理者画面で提出状況を一目で確認できるようになりました。書類に不備があってもスマートフォンで社員が迅速に修正してくれるので、事務担当者は大喜びです。
 
また、電子データになったことで、今年の登録データを来年に繰り越すことができるため、生年月日や住所など変更がない箇所は、新たに記入する必要がなくなりました。年末調整の電子化を進めたことは、書類を提出する社員にも、大変好評でした。
 
さらに現在は添付しなければならない控除証明書等の紙も、今後はデータで受け取れることを知った管理部長は、今後ますます業務の効率化が図れるであろうことを予見し、1人ほくそ笑むのでした。

 

ワンポイント解説
「年末調整の電子化」
2020年10月以降の年末調整から、所轄税務署長に届出をするなど一定の要件を満たせば、書面による控除証明書等に代えて従業員が保険会社等から受領したデータで提出してもらうことが可能になる予定です。今後年末調整業務をスムーズに行うためにも、完全電子化に向けた準備を始めましょう。
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