記事制作:税経システム研究所

サービス業

  • サービス業
2020/01/23

質問

旅費交通費の精算もれ・二重請求・金額誤り等々、旅費交通費に関わるミスが次々と発生する「ミロク機械サービス」。この状況であなたが管理部長ならどのような対応をしますか?

パターン1

旅費交通費の精算の際、管理部担当者がチェックをより入念に行う。

パターン2

旅費交通費は支出した都度精算することを社員に徹底して伝える。

パターン3

旅費交通費の精算の元データをより正確なものに見直す。

この質問をイメージして以下のストーリーをお読みください。
イメージ01
イメージ02

今日も元気に外回りするスタッフたち

各種機械の保守サービスを行う「ミロク機械サービス」では、保守サービス担当や営業担当などが外回りすることがよくあります。

ある日のこと、サービス担当のAさんが社内で経理担当と顔を合わせました。

経理担当 Aさん、最近は交通費の精算遅れてないですね!
Aさん はい!
経理担当 以前は、ダブリもあったし、ルートや金額もよく間違えてましたよね。でも今はもう大丈夫そう
Aさん いや~、想像を絶するだらしなさでしたからね……。でも、僕は生まれ変わりました!


今でこそ、旅費交通費の精算に関わる業務もスムーズに行われるようになりましたが、半年前はいろいろな問題が起きていました。ちょっとその頃の様子を見てみましょう。

半年前 ~旅費交通費に関わるミスが次々と発生

ある日のこと、サービス担当のAさんが旅費交通費の精算伝票を持って管理部経理課に来ていました。

経理担当 Aさん、これって先月と先々月の交通費じゃないですか! 今頃出してくるなんて遅すぎますよ
Aさん いやー、すいません。最近バタバタしてて……
経理担当 気を付けてくださいよー。あれー、なんか変な気がする……

何となく違和感を持った経理担当ですが、その場で答えは出ませんでした。


その後しばらくしてから、改めて精算伝票を見た経理担当。

経理担当 <あっ、この日は1日にこんな離れた場所に行ったことになってる。あと、この区間ってこんなに高くなかったような……>


また少しして。

経理担当 <あっ、先月と先々月のこの1週間、全く同じルート・同じ金額になってる!>


また別のある日、経理課にサービス担当のAさんがやってきました。

Aさん 交通費って、自分の定期券の区間は除いて精算するように言われたけど、本当ですか?
経理担当 定期区間は別途定期券代が支給されてるんですから、除くのは当然ですよ! そうしないと二重請求になっちゃうじゃないですか
Aさん そうだったんですか。でも、そんな面倒なこと、僕にできるかな……
経理担当 <皆、定期区間はちゃんと除いてるのかな……、心配>


ここに挙げた事象は一例なのですが、このときのミロク機械サービスでは、旅費交通費の精算もれ・二重請求・金額誤り等々、旅費交通費に関わるミスが次々と発生していたのです。

質問

旅費交通費の精算もれ・二重請求・金額誤り等々、旅費交通費に関わるミスが次々と発生する「ミロク機械サービス」。この状況であなたが管理部長ならどのような対応をしますか?

▼あなたの思うパターンをクリック▼

パターン1

旅費交通費の精算の際、管理部担当者がチェックをより入念に行う。

パターン2

旅費交通費は支出した都度精算することを社員に徹底して伝える。

パターン3

旅費交通費の精算の元データをより正確なものに見直す。

管理部担当者がチェックを今まで以上に入念に行えば、ミスがあっても見つかりやすくなり、予防にもつながるかもしれません。しかし管理部担当者のチェックには相当の時間と労力を割く必要がありそうです。
 

旅費交通費を支出した都度タイムリーに精算することを徹底させれば、精算もれや金額誤りなどを減らすことはできるかもしれません。ただし、精算の回数が増えて煩雑になるかもしれませんし、ルートや金額の入力などの煩わしさは残ります。

ミロク機械サービスでは、ある方法を使って、旅費交通費の精算の元データをより正確なものに見直しました。その方法とはどんなものだったのでしょうか?
 

几帳面な人(?)がいた!

ある日の経理課でのことです。

経理担当 Aさん、また交通費の精算間違ってますよ。後になってから思い出そうとしたって無理なんだから、その都度精算するなり、その都度記録を取るなりしてくださいよ
Aさん うーん、そうは言っても僕みたいにずぼらな人間には、なかなか続かないんですよねぇ……。ましてや、定期券の区間を除くなんて言ったら、もうお手上げですよ
経理担当 そんなこと言ってたらいつまでたっても改善されませんよ

Aさん
いっそのこと、僕の代わりに几帳面な誰かが記録を取ってくれればな……
経理担当 そんな都合のいい人はいませんよ!

ちょうどその様子を見ていた管理部長は思いました。

管理部長 <几帳面な誰かか……>


それから少したったある日曜日、管理部長が妻と一緒に電車で出かけた帰りのこと。改札口を出た妻が自動券売機へと向かうと、交通系ICカードを自動券売機に差し込みました。チャージでもするのかと思って見ていると、自動券売機から何やら紙が出てきたのです。

管理部長 それはなんだ?
交通費の明細を打ち出したの。私、家計簿を付けてるから、それに使うの

このとき管理部長は思ったのです。

管理部長 <ちゃんといるじゃないか、几帳面に記録を取ってくれる人が!>


実際には人ではなく機械ですが、取っている記録を何とか利用できないかと思ったのです。
翌日、管理部長が出社すると経理担当のスタッフにそのことを伝えました。いろいろ調べてもらったところ、どうやら便利なツールがあるらしいことが分かってきました。

このツールを使うと、例えば、電車で移動する際に使った交通系ICカードに記録されている利用日・乗車区間・金額のデータを取り込むことができるようです。そうすると、いちいち記録を取っておかなくても正確な交通費計上ができます。定期券の区間を除外するといった面倒な処理も自動でできる便利な機能も付いています。

経路探索の機能もあって、これを使えば、正しい経路や金額をすぐに調べることもできるようです。出張については、スマホを使っていつでもどこでも事前に申請を上げてもらい、決裁することもできます。

旅費交通費に関わるミスが次々と発生していたミロク機械サービスですが、これを期に解決に向かって進み始めたのでした。

ワンポイント解説
「交通費の精算」外回りの社員が多い企業などでは、各社員が交通費を立替払いすることも多くありますが、毎月所定の期日までに精算するなど、発生した月に交通費を正しく計上する必要があります。精算してもらう側の各社員、精算業務を行う担当者双方にとって面倒でミスが生じやすい交通費の精算について、正確性と効率性を高めることを検討してみましょう。
関連リンクいつでも、どこでも、ラクラク経費(交通費・交際費など)の入力や申請ができる!
経費精算の正確性と効率性アップに興味のある方はコチラもご覧ください。
Edge Tracker(経費精算)
https://www.mjs.co.jp/company/software/edge_tracker/module/keihi.html
ミロク情報サービスFacebookページ

かんたんナビ

まずは無料資料請求

お問い合わせ