記事制作:税経システム研究所

卸売業

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2018/08/03

質問

事業が拡大するにつれて、請求書や領収書などの証憑類があふれ、経理部門の業務効率も上がらない「MJS部品販売」。あなたが管理部長なら次のうちどの行動をとりますか?

パターン1

紙の証憑類をスキャナで電子化し、廃棄する。

パターン2

証憑類を外部倉庫に預ける。

パターン3

取引先とは電子商取引に全面的に移行する。
 

この質問をイメージして以下のストーリーをお読みください。
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スッキリと片付いた社内

「MJS部品販売」は各種部品を取り扱う専門商社で、設立後5年が経ちました。今では営業拠点が全国に10カ所以上あり、事業が拡大する中、多くの仕入先・販売先と取引しています。

そんなMJS部品販売ですが、社内はスッキリと片付いており、必要な証憑類があればすぐに見つかります。

しかし、1年前はだいぶ状況が違っていました。ちょっとその頃の様子を見てみましょう。

1年前 ~書類があふれる経理部のスペース

1年前のある日のことです。

総務担当 ここに積み上がってる段ボール箱、何?
経理担当 全国の営業所から毎日のように入力処理済みの請求書や領収書が届くから、取りあえず段ボール箱に入れてるんだけどね
総務担当 それにしても最近箱が随分増えてるよね
経理担当 そうなんだよ。業績が好調に推移していることもあってか、取引先数・取引件数も増えてて、証憑類の量も増える一方なんだ

MJS部品販売の本社経理部には、全国の営業所から届いた請求書や領収書などの証憑類が段ボール箱に入れられ、経理部のデスクの横に所狭しと積み上がっています。棚に積まれた各種の帳簿類も含めると相当な量になります。

そこにA営業所の営業担当から経理担当宛てに電話が入りました。

営業担当 先月、支払依頼のために送った販促費関係の請求書で、確認したいところがあるんだけど
経理担当 いつ頃のどの取引先からのものですか? 探して後で連絡します

しかし、その経理担当、段ボール箱を開けて探しているのですが、なかなか目当ての請求書が見つからず、時間が経過するばかりです。

こうした状況に、経理・総務の統括責任者である管理部長は、どうしたらよいか悩んでいました。

質問

事業が拡大するにつれて、請求書や領収書などの証憑類があふれ、経理部門の業務効率も上がらない「MJS部品販売」。あなたが管理部長なら次のうちどの行動をとりますか?

▼あなたの思うパターンをクリック▼

パターン1

紙の証憑類をスキャナで電子化し、廃棄する。

パターン2

証憑類を外部倉庫に預ける。

パターン3

取引先とは電子商取引に全面的に移行する。
 

MJS部品販売の管理部長が選択したのはパターン1でした。紙の証憑類をスキャナで電子化することで、果たしてどんな効果が出たのでしょうか?
 

証憑類の保管スペースが足りないのであれば、外部倉庫を借りて保管することも考えられます。しかし、証憑類を探すのに時間がかかっているMJS部品販売の場合は、保管スペースを確保するだけでは根本的な解決とならないかもしれません。

取引先との間で全面的に電子商取引(Electronic Data Interchange=EDI)に移行すれば、確かに紙の証憑類が減るとともに、データ化されて検索もし易くなるかもしれません。しかし、MJS部品販売ではさまざまな仕入先や販売先と取引しており、全面的に電子商取引に移行するには取引先との調整やシステム投資など、相当な時間と労力が必要になるでしょう。

紙の書類をぐっと減らせる方法があった!

ある日、中堅企業で取締役を務めている友人と久しぶりに食事に行ったときのことです。

友人 お前の会社、最近どんどん大きくなってるようで何よりだな
管理部長 おかげさまで業績は順調に推移しているよ。ただ、最近ちょっと困ってることがあってな
友人 どんなことだ?
管理部長 仕入先や販売先の数も増えてるし、取引件数も増えてる
友人 いいことじゃないか
管理部長 それはそうなんだが、実は証憑類がものすごく増えちゃってなぁ。フロアには段ボール箱が積み上がってるし、証憑を探すのにもみんな悪戦苦闘してるんだ。どこかの外部倉庫を借りないといけないかと考えているところだよ
友人 そういうことか。それなら紙の書類をぐっと減らせる方法がある。お前の会社でも検討した方がいいぞ

管理部長が友人から聞いたのは、「e文書への対応」、すなわちe文書に関わる要件を満たしたシステムを活用するということでした。証憑類をスキャナで電子化して保存しておけば、紙で保存しておかなくてもいいようです。

また、e文書対応のシステムを使えば、日付・取引先・金額などから、必要な証憑類がすぐ検索できます。さらに、文書の改変等を抑止するために電子化文書にタイムスタンプを付与するなど所定の条件は必要になるものの、この仕組みを活用することで、請求書や領収書といった証憑類の原本を廃棄することも可能になるということです。

管理部長 それなら紙の書類をぐっと減らすことができるから、外部倉庫を借りずに済みそうだな
友人 それだけじゃないぞ。お前の会社、全国に営業所があるよな。各営業所から紙の証憑類を送ってもらってたら配送費なんかも結構かかるだろう
管理部長 確かにそうだな
友人 証憑類を台紙にのり付けして整理する時間、各営業所から証憑類を配送するための事務処理時間などで、結構な時間がかかっているはずだ
管理部長 そうか。e文書に対応したシステムを導入すれば、こうした費用や時間を相当減らすことができるってわけか
友人 検索も抜群にし易くなるぞ。例えば、日付や取引先などをキーにして検索すれば、すぐに証憑も見つかるからな
管理部長 証憑を探す手間もぐっと減らせそうだな

その後、MJS部品販売では「e文書への対応」を推進していきました。その結果、それまで発生していたムダな時間を削減し、その分をより付加価値の高い仕事に回すことができようになり、経理部門などのメンバーの業務効率改善に大いに効果があったのでした。

【ワンポイント解説】 「e文書への対応」国税関係帳簿書類(仕訳帳、元帳、注文書、領収書等)などについて、所定の条件(タイムスタンプの付与等)を満たせば、スキャナなどで電子化した文書ファイル(=e文書)で保存することが認められています(電子帳簿保存法など参照)。紙文書で保存しなくてよくなることでさまざまなメリットが生じますので、対応を検討することをお勧めします。
関連リンク電子帳簿保存法の規制緩和で領収書のスキャナ保存が可能に! 「e文書への対応」の要点とは?
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