年末調整の電子化で
すべて解決できます!

年末調整の電子化とは?

年末調整は、人事・総務部門にとって頭の痛い話題です。ただでさえ忙しい年末に、申告書類を準備して、配付して、回収して、所得税の計算と精算を行わなければなりません。申告書類を予定通りに回収できないケースもあるでしょう。面倒だと感じているのは、従業員も同じです。
年末調整の申告書類は見た目が複雑で、どこに何を記入したらよいのかわからないという方も多いようです。そこで注目されているのが年末調整申告の「電子化」です。年末調整の各種申告書類を、パソコンやスマートフォンで作成できるようにしようというものです。

しかも国税庁は現在各種税務手続の電子化への取り組みを進めています。
2020年には申告書だけでなく控除関係機関(保険会社・銀行等)から発行される控除証明書も含めすべてをオンラインで完結する仕組みを整備する予定です。
企業にもその取り組みへの対応が求められるようになると考えられます。

コスト削減の例

あわただしい年末調整業務の改善と
コストダウンを実現

3つのポイント

電子化がもたらす
「ペーパーレス化」
「モバイル化」
「見える化」

ペーパーレス化 モバイル化 見える化

年末調整業務の「ペーパーレス化」で
時間と手間とコストを削減

人事・総務部門にとって大きなメリットの一つは「ペーパーレス運用」ができることでしょう。
あらかじめ所轄の税務署に「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を申請し、税務署長の承認を受けておけば、各種申告書類を「印刷することなく」年末調整を行えるようになります。
年末調整業務が面倒である要因のひとつは、紙の申告書類を全従業員に配付し、回収しなければならないことにあります。申告書類をチェックして不備があれば、もう一度、紙の書類を差し戻して修正してもらわなければいけません。これは大変な時間と手間とコストのかかる作業です。
年末調整申告をモバイル化すれば、申告書類をスマートフォンやパソコンから作成・提出できるようになるため、配付〜記入〜回収〜保管までのプロセスをデータのやりとりだけで完了させることが可能になります。
入力内容に不備があったとしても、従業員がスマートフォンやパソコンで簡単に修正できます。
保険料控除証明書など、申告書類に添付する証明書類についても、従業員がスマートフォンのカメラで撮影した画像をアップロードしておけば、原本を送ってもらう前に早期にチェックしておくことができます。

充実しはじめた
経理・人事・総務系の「モバイル化」

働き方改革の流れに後押しされ、業務のモバイル化が進んでいます。例えば、勤怠管理、経費精算、日報作成、見積作成、在庫確認、顧客管理など、さまざまな業務をパソコン以外にスマートフォンやタブレット端末から行えるようになりつつあります。
オフィスに戻ることなく、外出先や出張先から業務をこなせるため、

 ●業務負荷を軽減できる
 ●すきま時間を有効活用できる
 ●多様なワークスタイルに対応できる

など、現場部門には大きなメリットが約束されています。
最近では経理・人事・総務系のモバイルアプリも充実しはじめており、

 ●入力作業を軽減できる
 ●ペーパーレスの運用ができる
 ●事務処理の進捗を見える化できる

など、管理部門にとってもメリットの大きなトレンドになっています。
経理・人事・総務系のモバイルアプリとしては経費精算や勤怠管理がメジャーですが、いま、人事・総務部門から注目を集めているのが「年末調整申告」のモバイル化です。

スマートフォンで申告書を作成できることのメリットは、従業員にとって非常に大きいでしょう。いつでもどこでも、手の空いている時間に作成できますし、手書きと違って修正も簡単です。工場や店舗、建設現場等で働いている社員やパート・アルバイトなど、普段パソコンを使って仕事をしていない従業員も、スマートフォンから簡単に入力することができます。何よりも大きな特長は「わかりやすい」ことです。画面のガイダンスにしたがって必要な項目を入力していくだけで、年末調整の申告書類を簡単に作成できてしまいます。
複雑な書類を前にして従業員が頭を悩ませることはないのです。
また、スマートフォンを用意できない場合は、複数の従業員が利用できる共有PCを設置し、現場の従業員からの申告を可能にすることもできます。

申告書の作成状況・提出状況を
「見える化」して一元管理

年末調整申告の電子化は、人事・総務部門にもたくさんのメリットをもたらします。
大きなメリットのひとつが「入力状況・提出状況の見える化」です。
紙の申告書を配付・回収する場合は、申告書の作成状況をほとんど把握することができず、そのことが年末調整業務をいっそう厄介なものにしていましたが、スマートフォンやパソコンから作成するようにすれば、状況をスッキリと見える化できます。
例えば、申告書が提出されているかどうか、作成中なのか未着手なのか、申告書を何回更新しているか、保険料控除などの証明書が何通あるかなど、各従業員の入力状況・提出状況をひとつの管理画面で把握できます。
入力や提出が遅れている従業員に対しては、管理画面から一括して督促メールを出すことも可能です。
締切ギリギリに申告が集中してしまう、締切を過ぎても提出しない従業員が多い、といった事態を未然に防ぐことができます。
電子化によるモバイル化と見える化によって、申告書類の回収業務は、紙文書で行うよりもはるかに効率的になるのです。

チェックポイント

年末調整申告の電子化&モバイル化は、
早めの取り組みがオススメです!

ここで、電子化・モバイル化の際の重要チェックポイントも確認しましょう。

年末調整申告をモバイル化する際には、既存の給与システムとスムーズに連携できるかどうかもチェックしておきましょう。
各種申告書のデータを給与システムに取り込むことができれば、二重入力の手間を掛けることなく、スムーズに年末調整計算を行うことができます。
また、

マイナンバー管理システムとの連携が可能であること
毎年の法改正に自動で対応できること
団体保険料の年末調整用データを一括して取り込めること
前年の申告書データを流用できること

なども、重要なチェックポイントです。
さて、「年末調整なんてまだまだ先の話!」とお考えの方も多いでしょう。年末調整申告のモバイル化は、多くの場合クラウドサービスを活用しているため、導入の速さが大きな特長です。しかし、実際導入するとなると、連携する給与システム側の設定、業務フロー変更にともなう社内調整、従業員へのアナウンスとガイダンス、税務署への申請(承認は翌月末)などなど、システム以外の部分であれこれ準備が必要となってきます。
年末の忙しい時期に駆け込みで導入しようとして間に合わず、結局翌年に見送ってしまった…というケースもあります。
年末調整申告のモバイル化をお考えの皆様は、是非とも、今のうちから早めに取り組むことをオススメします。

MJSでは、年末調整申告のモバイル化について
Edge Tracker年末調整申告をご用意しています。

業務効率化とコストダウンを実現します。

 詳しくはこちら

ITmedia(TechTargetジャパン/キーマンズネット)様に掲載いただきました。

※TechTargetジャパンへ2020年9月1日、キーマンズネットへ2020年9月3日に掲載されたコンテンツです。

「紙ベースの年末調整」で直面する限界をシステム化で乗り越えた人事部門の声

新たな働き方として在宅勤務や分散出社が推進される中、「紙ベースでの年末調整」には苦労が付きまとう。年末調整業務のシステム化で負担削減に成功した人事部門の声を基に、そのメリットを紹介する。

印刷、郵送、ファイリング……紙にまつわる課題

年末調整の業務を紙の申告書ベースで処理している場合、書類の出力・配布、記入・回収、申告内容の確認といった一連の作業に多大な工数を要する。記入漏れや計算ミスなどが見つかると申告書を申請者に戻し、修正した上で再提出してもらうことになり、時間も手間もさらにかかる。申告期限までに確実に終わらせるために苦労している人事担当者は少なくないだろう。

Edge Tracker年末調整申告はこうした問題の解決策になり得る。ミロク情報サービスの人事グループは2019年度の年末調整業務でEdge Tracker年末調整申告を使用し始めた。その結果、紙ベースの申告書のやりとりがゼロになっただけでなく、コスト削減などさまざまな効果を上げている。

経営管理部 人事グループ
可児 麻実

同社がEdge Tracker年末調整申告を導入する前は、別の支援システムを利用していたものの、データを紙に出力して申請プロセスを進めていた。旧システムの業務フローは、従業員が申告内容をシステムに入力し、申告書を出力して部門ごとに取りまとめ、年末調整の業務を委託している外部企業(以下、アウトソーシング先)へ郵送する必要があった。同社の可児麻実氏(経営管理部人事グループ)は「当然ながらアウトソーシング先は書類が届かないと作業を始められないため、申告書の到着が遅れるほど作業が遅延するのが課題でした」と説明する。旧システムでも管理画面で従業員の入力状況を確認できたが、印刷や郵送状況については管理画面で把握する機能がなかったため「Microsoft Excel」を使って手作業で管理していたという。

アウトソーシング先に申告書を届けた後も人事グループの作業は続く。申告内容の確認が終わったら、申告書を人事グループに返送してもらい、過不足がないことを確認した上でファイリングする必要があった。「この作業は2人がかりで1~2日かかっていました。書類の保管場所を確保するのも、業務量と保管コストの両面で負担を感じていました」と可児氏は振り返る。

旧システムの入力作業に関する機能にも課題があった。旧システムはオンプレミスで稼働していたため、社内の業務用PCからしかアクセスできなかった。そのため人事グループは、営業担当など外出が多い従業員から「期日までに入力できない場合はどうすればいいか」と問い合わせを受けることが頻繁にあったという。ミロク情報サービスの清水 千恵子氏(経営管理部人事グループ)は「年末調整の時期は多数の問い合わせが発生します。『配偶者控除や保険料控除など、自分は申告すべき事項がなさそうな書類も印刷する必要があるのか』といった質問もよくありました」と語る。

Edge Tracker年末調整申告で申告書の印刷、郵送が不要に

こうした課題を一掃するためにリプレース候補として浮上したのが、自社製品のEdge Tracker年末調整申告だった。人事グループは製品担当者に詳細を確認し、2019年9月から機能を検証し始めた。その結果、改善が期待できそうだと判断したことで同年11月に利用を開始した。「データ移行はスムーズに完了し、利用開始時から前年のデータを基に申告書を作成できる状態を実現できました」と可児氏は語る。

今回の取材はリモートで実施した

Edge Tracker年末調整申告には、従業員の申告内容を保存して翌年以降は前年の記録をあらかじめ入力フォームに反映しておく機能がある。従業員は保険会社や保険の種類、扶養親族などの情報について、前年からの変更箇所のみを修正するだけで申告書を作成できる。今回の事例は旧システムが保持していたデータを移行したことで、前年の申告内容を反映した状態で利用開始できた。

ミロク情報サービスがEdge Tracker年末調整申告導入によって得た大きな成果は、申告書の印刷プロセスが不要になったことだ。従業員の申請から、人事グループおよびアウトソーシング先の確認まで、Edge Tracker年末調整申告のシステムだけで作業を完結できるようになった。書類のやりとりや保管に関わる業務も撤廃できた。清水氏は「人事グループだけでなく、部門ごとに取りまとめを担当する事務スタッフの負担も大きく削減できました」と話す。

クラウドサービスなので、外出の多い従業員でも自宅や外出先でスマートフォンを使って入力できることもEdge Tracker年末調整申告の利点だ。控除証明書をスマートフォンで撮影した画像を提出できる機能も、作業効率の向上につながったという。2019年度は従業員から紙の控除証明書を回収する必要があったものの、画像データによる入力が完了していればアウトソーシング先は原本の到着を待たずにすぐ確認作業に着手できるようになったからだ。

使いやすさを追求したUIで入力漏れを防ぐ

Edge Tracker年末調整申告は従業員が申告書を作成するユーザーインタフェース(UI)の操作性も追求している。保険料や控除額の自動計算機能で入力をサポートする他、画面構成も分かりやすさと入力しやすさに配慮したデザインになっている。

従業員用のメニュー画面とお知らせ画面《クリックで拡大》

保険料などの自動計算機能は旧システムにも実装されていたものの、画面の見やすさや入力のしやすさについては課題を感じていたという。旧システムは「生命保険」「地震保険」「社会保険」など入力項目がタブで分割されており「切り替えの手間が入力漏れにつながっていました」と清水氏は振り返る。Edge Tracker年末調整申告はこれらの項目が全て同一画面に収まっているため、「上からスクロールしながら入力し、最後に登録ボタンを押せばよいので、入力漏れが発生しにくい構成」と清水氏は評価する。年末調整では毎年のように「どこに何を記入すればよいか分からない」という疑問が従業員から上がっていたが、Edge Tracker年末調整申告に移行した2019年度はこうした問い合わせはほとんどなかったという。「疑問が湧かないうちに入力が終わってしまったのでしょう」(清水氏)

確認期間短縮、コスト削減などの効果も

Edge Tracker年末調整申告に移行したことで、ミロク情報サービスは年末調整業務の全体スケジュール短縮も達成できた。以前は年末調整の入力開始日と送付期限を従業員に伝え、アウトソーシング先には申告書を受け取った順に確認作業を開始してもらっていた。しかし期限ぎりぎりに申告書を送付する部署もあり、アウトソーシング先は確認作業に着手するのが遅れがちになっていたという。紙の申請プロセスでは避けようがなかった「入力開始から書類到着までのタイムラグ」(約3日)も、Edge Tracker年末調整申告に移行したことで短縮でき、アウトソーシング先は従業員が入力したらすぐに確認作業を開始できるようになった。

紙の回収・確認作業がなくなったことはコストダウンにも貢献した。業務効率化に伴うアウトソーシング費用の削減はもちろんのこと、郵送や保管にかかるコストも発生しなくなったからだ。以前は申告書を書留や特定封筒郵便物などの追跡可能な形態で郵送する必要があり、その費用は小さくなかった。「ファイリングする作業の人件費や保管スペースの場所代まで考えると、相当なコスト削減になりました」と可児氏は付け加える。結果として、今回のシステム移行で一度の年末調整にかかる費用を約15万円削減することに成功したという。

管理者用の受付処理画面《クリックで拡大》

平成30年度税制改正に基づく年末調整手続きの電子化が可能になることを受けて、Edge Tracker年末調整申告は、行政手続き支援サービス「マイナポータル」や保険会社のWebサイトなどと連携し、控除証明書をデータで取得できるよう機能を拡張する予定だ。年末調整の電子化で得られるメリットを最大限に享受するためにも、使い勝手の良い年末調整支援システムを導入することは急務と言えよう。

※TechTargetジャパンへ2020年9月1日、キーマンズネットへ2020年9月3日に掲載されたコンテンツです。