毎年の年末調整業務
こんなお悩みありませんか?

年末調整の電子化で
すべて解決できます!

年末調整の電子化とは?

年末調整は、人事・総務部門にとって頭の痛い話題です。ただでさえ忙しい年末に、申告書類を準備して、配付して、回収して、所得税の計算と精算を行わなければなりません。申告書類を予定通りに回収できないケースもあるでしょう。面倒だと感じているのは、従業員も同じです。
年末調整の申告書類は見た目が複雑で、どこに何を記入したらよいのかわからないという方も多いようです。そこで注目されているのが年末調整申告の「電子化」です。年末調整の各種申告書類を、パソコンやスマートフォンで作成できるようにしようというものです。

しかも国税庁は現在各種税務手続の電子化への取り組みを進めています。
2020年には申告書だけでなく控除関係機関(保険会社・銀行等)から発行される控除証明書も含めすべてをオンラインで完結する仕組みを整備する予定です。
企業にもその取り組みへの対応が求められるようになると考えられます。

コスト削減の例

あわただしい年末調整業務の改善と
コストダウンを実現

3つのポイント

電子化がもたらす
「ペーパーレス化」
「モバイル化」
「見える化」

ペーパーレス化モバイル化見える化

年末調整業務の「ペーパーレス化」で
時間と手間とコストを削減

人事・総務部門にとって大きなメリットの一つは「ペーパーレス運用」ができることでしょう。
あらかじめ所轄の税務署に「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を申請し、税務署長の承認を受けておけば、各種申告書類を「印刷することなく」年末調整を行えるようになります。
年末調整業務が面倒である要因のひとつは、紙の申告書類を全従業員に配付し、回収しなければならないことにあります。申告書類をチェックして不備があれば、もう一度、紙の書類を差し戻して修正してもらわなければいけません。これは大変な時間と手間とコストのかかる作業です。
年末調整申告をモバイル化すれば、申告書類をスマートフォンやパソコンから作成・提出できるようになるため、配付〜記入〜回収〜保管までのプロセスをデータのやりとりだけで完了させることが可能になります。
入力内容に不備があったとしても、従業員がスマートフォンやパソコンで簡単に修正できます。
保険料控除証明書など、申告書類に添付する証明書類についても、従業員がスマートフォンのカメラで撮影した画像をアップロードしておけば、原本を送ってもらう前に早期にチェックしておくことができます。

充実しはじめた
経理・人事・総務系の「モバイル化」

働き方改革の流れに後押しされ、業務のモバイル化が進んでいます。例えば、勤怠管理、経費精算、日報作成、見積作成、在庫確認、顧客管理など、さまざまな業務をパソコン以外にスマートフォンやタブレット端末から行えるようになりつつあります。
オフィスに戻ることなく、外出先や出張先から業務をこなせるため、

 ●業務負荷を軽減できる
 ●すきま時間を有効活用できる
 ●多様なワークスタイルに対応できる

など、現場部門には大きなメリットが約束されています。
最近では経理・人事・総務系のモバイルアプリも充実しはじめており、

 ●入力作業を軽減できる
 ●ペーパーレスの運用ができる
 ●事務処理の進捗を見える化できる

など、管理部門にとってもメリットの大きなトレンドになっています。
経理・人事・総務系のモバイルアプリとしては経費精算や勤怠管理がメジャーですが、いま、人事・総務部門から注目を集めているのが「年末調整申告」のモバイル化です。

スマートフォンで申告書を作成できることのメリットは、従業員にとって非常に大きいでしょう。いつでもどこでも、手の空いている時間に作成できますし、手書きと違って修正も簡単です。工場や店舗、建設現場等で働いている社員やパート・アルバイトなど、普段パソコンを使って仕事をしていない従業員も、スマートフォンから簡単に入力することができます。何よりも大きな特長は「わかりやすい」ことです。画面のガイダンスにしたがって必要な項目を入力していくだけで、年末調整の申告書類を簡単に作成できてしまいます。
複雑な書類を前にして従業員が頭を悩ませることはないのです。
また、スマートフォンを用意できない場合は、複数の従業員が利用できる共有PCを設置し、現場の従業員からの申告を可能にすることもできます。

申告書の作成状況・提出状況を
「見える化」して一元管理

年末調整申告の電子化は、人事・総務部門にもたくさんのメリットをもたらします。
大きなメリットのひとつが「入力状況・提出状況の見える化」です。
紙の申告書を配付・回収する場合は、申告書の作成状況をほとんど把握することができず、そのことが年末調整業務をいっそう厄介なものにしていましたが、スマートフォンやパソコンから作成するようにすれば、状況をスッキリと見える化できます。
例えば、申告書が提出されているかどうか、作成中なのか未着手なのか、申告書を何回更新しているか、保険料控除などの証明書が何通あるかなど、各従業員の入力状況・提出状況をひとつの管理画面で把握できます。
入力や提出が遅れている従業員に対しては、管理画面から一括して督促メールを出すことも可能です。
締切ギリギリに申告が集中してしまう、締切を過ぎても提出しない従業員が多い、といった事態を未然に防ぐことができます。
電子化によるモバイル化と見える化によって、申告書類の回収業務は、紙文書で行うよりもはるかに効率的になるのです。

チェックポイント

年末調整申告の電子化&モバイル化は、
早めの取り組みがオススメです!

ここで、電子化・モバイル化の際の重要チェックポイントも確認しましょう。

年末調整申告をモバイル化する際には、既存の給与システムとスムーズに連携できるかどうかもチェックしておきましょう。
各種申告書のデータを給与システムに取り込むことができれば、二重入力の手間を掛けることなく、スムーズに年末調整計算を行うことができます。
また、

マイナンバー管理システムとの連携が可能であること
毎年の法改正に自動で対応できること
団体保険料の年末調整用データを一括して取り込めること
前年の申告書データを流用できること

なども、重要なチェックポイントです。
さて、「年末調整なんてまだまだ先の話!」とお考えの方も多いでしょう。年末調整申告のモバイル化は、多くの場合クラウドサービスを活用しているため、導入の速さが大きな特長です。しかし、実際導入するとなると、連携する給与システム側の設定、業務フロー変更にともなう社内調整、従業員へのアナウンスとガイダンス、税務署への申請(承認は翌月末)などなど、システム以外の部分であれこれ準備が必要となってきます。
年末の忙しい時期に駆け込みで導入しようとして間に合わず、結局翌年に見送ってしまった…というケースもあります。
年末調整申告のモバイル化をお考えの皆様は、是非とも、今のうちから早めに取り組むことをオススメします。

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