導入事例

[導入事例]熊本YMCA様

  • ユーザー数
  • 業種
  • 利用分野
  • 組織構造が複雑で、資料作成が煩雑
  • 各拠点の伝票は一括手入力のため
    入力ミスや作業負荷増大が顕在化
  • 月次報告書の作成が約5営業日短縮
  • 仮想化による情報の一元管理が可能
  • ペーパーレス化の実現で
    入力ミス撲滅&作業負荷軽減

導入の背景 マトリクス構造の組織にマッチする財務基盤構築へ

 1844年に都市勤労青年の生活改善を目的にロンドンで結成されたYMCAは、現在キリスト教精神に基づく青少年団体として世界125の国と地域で組織され、平和な地球共同体の実現に向けた活動を続けている。1880年に日本で最初のYMCAが東京で創設され、熊本でYMCAが組織されたのは1948年。熊本県内に11カ所の拠点を有する社会教育団体として、財団法人と学校法人、社会福祉法人の3つの法人から成り立っており、グループ活動事業や健康教育事業、語学教育事業、国際交流事業、社会奉仕事業などが拠点ごとに横断的に展開され、拠点と事業部がマトリクス構造になった組織体系となっている。
 そのため、拠点単位で必要な情報と事業部単位に求められる情報が異なっており、月次報告などの資料作りが煩雑になっていたと、本部事務局 財務部長兼情報システム開発室 室長の上田 潤一氏は当時を振り返る。「新たに報告のための帳票が必要な場合、その都度カスタマイズが必要となり、余計なコストが発生していました。我々には組織に柔軟に対応できる財務システムの構築が求められたのです」また、伝票などの処理がすべて紙で行われていたこともあり、ペーパーレス化への要望もあったという。

導入のポイント ユーザオリエンテッドな姿勢を評価!

上田 氏

 新たな財務基盤を検討する過程で目に留まったのが、ミロク情報サービスが提供する財務パッケージだった。実は、同法人の財務顧問がミロク情報サービスのパッケージを活用した経験があり、その実績を高く評価していたのだ。上田氏は「財務に特化したパッケージだったことはもちろん、学校法人や社会福祉法人用のモジュールが提供されているなど、我々が求めているものが揃っていました」と語る。
 特に同法人の複雑な組織体系であっても、欲しい帳票を柔軟に取り出すことが可能で、ExcelやCSVでのデータ抽出により情報の二次活用を容易に行うことができる点も選定の大きなポイントだと上田氏。
 また、同法人は鉛筆一本に至るまで詳細な予算管理を実施しているが、財務システムにデータを取り込むための補助システムを自ら開発してきた経緯がある。「以前、財務や給与にデータ投入するための補助システムをLotus123で開発していましたが、これを新たな環境に作り直す必要がありました。実は、この各種補助システムをMicrosoft AccessやExcelを駆使して再構築していただいたのがミロク情報サービスです」パッケージの完成度や高い技術力もさることながら、使いやすいシステムをユーザに提供するというユーザオリエンテッドな姿勢を高く評価したと上田氏は語る。
 そこで、2000年にミロク情報サービスが提供するMICSNETを導入し、財務システムの基盤強化を行った。現在はMJSLINK IIへとアップグレードを遂げており、円滑な組織運用のための重要な財務基盤となっている。

導入のプロセス 複数法人の処理をシンプルに行えるMJSLINK II

 柔軟な対応が難しい既存の財務システムを刷新すべく、2000年4月にミロク情報サービスのMICSNETを導入。2006年4月にはMJSLINK ADへとアップグレードを行い、2011年4月には公益法人の申請に沿った形で財務状況が報告できるMJSLINK IIへと変更している。
 以前導入したMJSLINK ADでは、複数の法人が混在した形で処理が行われ、それを再度法人ごとに分けるプロセスが別途必要だったが、現在のMJSLINK II財務大将ではそれぞれの法人ごとに会計処理が可能となり、処理スピードが向上している。「月次の締めなど処理が簡素化されたことで報告用のデータ抽出が速くなり、現場への情報提供が迅速に行えるようになりました」と上田氏は評価している。

導入の効果 情報の一元管理とペーパーレス化を実現!

活用風景

 現在は、MJSLINK IIの財務大将にて日々の仕訳処理や月次処理、年次の決算業務を行い、これらのデータを毎月及び四半期ごとに実施される収支報告に活用している。また、財務補助システムにて取引業者への支払情報を集計し、MJSLINK IIの支払管理にデータ投入することで、ファームバンキングと連動して取引先への支払いが行われている。さらに、同法人ではMJSLINK II給与大将を活用しており、担当する授業のコマ数など労働時間の情報を同法人が構築した会員管理システムに入力し、その情報を給与補助システム経由で給与大将に反映させる仕組みとなっている。
 これらMJSLINK IIの環境には、Citrix XenAppによるアプリケーション仮想化技術が採用されており、資産及び情報の一元管理が可能となっている。具体的には、事務局に設置されたサーバ環境を現場に転送することで、財務大将に直接入力できる環境を整えているのだ。「以前は拠点ごとに紙による伝票起票が行われ、郵送されてきた伝票を事務局で手入力していました。現在は直接現場で入力することでペーパーレス化を実現し、入力ミスの撲滅や作業負荷軽減を達成しています」。
 また、以前は月次報告の資料作りに半月ほどかかっていたが、現在は10日あまりで集計作業が完了するようになった。「もともと組織が複雑なため、資料作りには時間がかかるものです。それでも、5営業日程度減らせたのは大きい」と上田氏。
 現在は国が進める公益法人制度改革にあわせて公益法人の申請手続きを行っている同法人だが、今後は既存の事業を公益事業と収益事業に配賦し直して集計する必要が出てくる。この集計作業においても柔軟なシステムであるMJSLINK II が活かされている。「本来、事業部や拠点ごとに立てた予算の執行状況を把握するためには、予算を立てた状態での決算書が必要です。しかし、今後は平成20年公益法人会計基準に従った決算書(※)が必要になってきます。MJSLINK IIでは配賦処理を行う前と後の決算書両方を出力し、それぞれ管理が行えるようになっています。拡張性及び柔軟性の高いMJSLINK IIだからこそ、管理目的に応じたデータ管理が可能なのです」と高く評価している。
 他にも、会計基準が違う複数の法人を柔軟に連携して収支状況を迅速に可視化できる高い技術力はもちろん、導入時には利用者に対して手厚い講習会を行うなど、サポート力の高さも評価しているポイントだという。(※同法人は2012年4月1日に公益財団法人に移行する予定)

今後の展望 法人の財務基盤統合とクラウド化を希求

 現在、MJSLINK IIを適用しているのは財団法人と学校法人だが、今後は社会福祉法人も含めた3法人の財務基盤統合を実施したいと上田氏は意欲的に語る。「ちょうど社会福祉法人の財務パッケージは2012年にリースアップを迎えます。そのタイミングで社会福祉法人の財務パッケージをMJSLINK IIに統合できればと考えています」
 また、将来的には事業継続を考慮したうえでクラウド環境への移行も視野に入れているという。「現在はバックアップデータを3拠点で持ち合うことで万一の障害に備えていますが、事業継続のためにはいずれクラウド環境への移行が望まれます。BCP対策をさらに強化するためにも、MJSLINK IIのクラウドサービス化に期待を寄せています」さらに、上田氏は全国34都道府県に点在するYMCAにおけるICTの座長を務めていることもあり、財務システムが導入できていない小さな拠点にも月額利用できるクラウド化を要望している。全国的な財務管理基盤の強化に向けた取り組みを提案していきたい、と今後の展望を語った。

UserVOICE「使いやすさ」への声

井上 氏

熊本YMCA
本部事務局
主任
井上 英史 氏

入力ミスを軽減してくれる各種補助機能
作業を行う担当者別にメニューが提供されていることで、画面を見て迷うことなく作業することができます。また、入力フィールド上で何を入力すべきなのか、的確に指示が表示されますので、入力ミスを防ぐことができ作業品質の向上に寄与しています。
気付いた画面で そのまま修正が可能に
入力された内容を修正する場合、以前は最初の画面に戻って修正作業をしなければならず、手間がかかっていました。今は、修正箇所を発見した段階で画面下の修正ボタンを押せば、その画面上で修正が完了します。即座に作業できることで生産性向上に繋がっています。
システム構成図

導入企業様ご紹介

熊本YMCA様
  • ●所在地

    〒860-8739
    熊本県熊本市新町1-3-8

  • ●代表者

    理事長 吉本 貞一郎

  • ●設立

    1948年

  • ●社員数

    221名(2011年4月現在)

  • ●主な業務

    語学教育、健康教育、職能教育をは じめ、国際交流やボランティア活動な ど様々なプログラムを提供

導入企業様ワンポイントPR
「生涯学習」という考えに基づき様々な教育活動、奉仕活動を展開

熊本YMCAでは、熊本バンドの精神を受け継ぎ、イエス・キリストによって示された愛と奉仕のわざに励み、青少年の精神・知性・身体の調和のとれた全人的成長を願い、すべての人々がひとつとなるための働きを行っています。社会階層や性別、年齢に関係なく成長と学びの場を提供するべく、語学、健康、職能といった教育活動をはじめ、国際交流やボランティア活動についても様々なプログラムを提供するなど、幅広い活動を展開しています。

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