会計ソフトやITシステムの選定は、開業準備の中で後回しにされがちです。

前職で使っていたソフトをそのまま契約したり、価格の安さだけで決めたりした結果、開業してから、「顧問先のやり方に合わない」、「電子申告に手間取る」といった問題に直面する税理士も少なくありません。

数あるシステムの中から自分の事務所に合うものをどう見極めるか、電子申告環境やセキュリティはどこまで準備しておけばよいか、順番に整理していきます。

会計ソフト選びで判断材料になりやすいのが、「使い慣れているかどうか」と「価格」です。どちらも軽視できる要素ではありませんが、それだけで決めてしまうと後で困るケースが目立ちます。

前職の事務所で使っていたソフトには、操作に慣れているという安心感があります。ただ、そのソフトは前職の規模や業務のやり方（記帳代行中心か、自計化支援中心か）に合わせて選ばれていることが多く、開業したての事務所では不要な機能が多く含まれていたり、逆に必要な機能が抜けていたりすることがあります。

また、開業前は所属する事務所で契約していたライセンス費用や保守費用を、開業後は自分ひとりで負担することになるため、意外とコストが高くなる点も見落とされがちです。

価格の安さを優先すること自体は間違いではありません。ただし、価格が極端に安いシステムは、「法改正への対応が遅い」、「顧問先との連携機能が乏しい」といった弱点が含まれる可能性があります。

その結果、数年後に会計システムを乗り換えることになり、データ移行や操作の覚え直しでかえって時間もコストもかかってしまったというケースも少なくありません。

こうした失敗を避けるには、価格や慣れ以外の判断軸を持っておくことが大切です。

会計ソフトは種類も機能も幅広く、何を基準に比較すればよいか迷いやすいものです。ここでは5つの軸に分けて整理します。

前回触れた「記帳代行モデル」、「自計化支援モデル」のどちらを中心に事務所を運営するかによって、優先すべき軸の重みも変わってくるため、自分の業務モデルと照らし合わせながら確認してみてください。

法人税・インボイス・電子帳簿保存法など、細かな改正は毎年続いています。開業税理士であっても、法改正のたびにその内容をすべて自分で調べて対応するのは現実的ではなく、会計ソフトによる制度対応に頼る場面も多くあります。そのため、ベンダー側の制度対応スピードは、会計ソフトを選ぶうえでも重要な比較材料になります。

開業直後は、ソフトの操作に慣れる時間を十分に確保できないこともあります。初期設定やデータ移行を支援してくれるかどうかは、1人で開業する税理士には重要な評価指標となります。

トラブル時に電話やチャットですぐ相談できる窓口があるかを見ておくと安心です。税務の知識を持ったスタッフが対応してくれるか、オンラインだけでなく実際に事務所まで来て対応してくれるかどうかも、実務上は大きな差になります。

記帳代行モデルなら、銀行明細やクレジット明細を自動で取り込めるかどうかで作業量が変わります。自計化支援モデルなら、顧問先とクラウドを通じてリアルタイムでデータを共有できるかがポイントです。給与計算システムや証憑管理サービスとの連携可否も、実務全体の効率に関わってきます。

開業当初は顧問先数が少なくても、事務所が育っていく前提で拡張性についても考えておきましょう。契約プランの上限、複数事業所・複数担当者での利用への対応、他の会計ソフトからデータを取り込めるかなども、長期的には重要なポイントです。

会計ソフトの選定と並行して準備しておきたいのが、電子申告環境とセキュリティ対策です。どちらも開業直後から必要になるものなので、後回しにせず一緒に進めておきましょう。

顧問契約を結ぶと、顧問先の申告書を税理士が代理送信する場面が出てきます。開業税理士が代理送信を行う場合、おおまかな流れは次の通りです。

ここで気をつけたいのは、送信前に必ず申告内容を顧問先に確認してもらうことです。顧問先の電子署名を省略する場合、書面やメールで同意を得た記録を残しておくと安心です。ダイレクト納付を代理する場合も同様に、事前に同意書や納付内容の報告書を交わしておくと、知らないうちに税金が引き落とされたといった行き違いを防げます。

利用者識別番号の取得や電子証明書の準備には時間がかかることもあるため、開業前からできることは進めておくと安心です。

国税の電子申告にはe-Tax、地方税の電子申告にはeLTAXの利用環境が必要です。会計ソフトによっては、税務申告書を作成すれば、電子申告データの作成から送信までを一体的にサポートしてくれるものもあります。

会計ソフトに搭載されている電子申告機能がどこまでカバーされているかも、ソフト選定の段階で確認しておきたいポイントです。

顧問先の会計データや個人情報を扱う以上、セキュリティは避けて通れないテーマです。事業会社で勤務していた場合や、所属税理士であった場合はIT部門に頼れたかもしれませんが、税理士として開業後は自分自身でセキュリティ対策やデータ管理も実施しなければなりません。

セキュリティソフトの導入、データの定期バックアップ（クラウドとローカルの二重化が理想）、パスワード管理、可能であれば多要素認証の設定は最低限そろえておきたいところです。パソコンの故障やランサムウェア被害があっても、バックアップがあれば業務への影響は最小限に抑えられます。

このあたりも、会計データの保管とセキュリティ対策を併せて提供しているベンダーを選んでおくと、事務所側で個別にサービスを契約して管理する手間を減らせます。会計・セキュリティ・バックアップを別々に管理するより、任せられるところは任せてしまうという発想も、1人事務所や少人数の事務所には向いています。

次回は【制度対応編】「電子帳簿保存法・インボイス・電子申告の実務への影響」をお届けします。
電子帳簿保存法・インボイス制度・電子申告は、対応次第で事務所の業務負担も顧問先への影響も大きく変わります。「自事務所への影響」と「顧問先支援」の2つの観点から制度対応を整理する考え方などを中心に解説します。お楽しみに！