2022年1月スタート「電子帳簿保存法の改正」徹底解説!!
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ご存知でしたか?

令和3年度税制改正では、電子帳簿保存法の大幅見直しが行われました。事前申請の廃止やタイムスタンプ要件の見直し等の要件緩和が実施されるだけでなく、令和4年1月1日以後、電子取引は電子による保存が義務化となりました。これは、事業規模に係わらず企業・個人事業主が対象となります。影響する範囲は想像以上に広いため、計画的な対応が必要です。

電子取引データの保存ルールが変わりました
電子取引データの保存ルールが変わりました

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、国税に関する帳簿や書類(国税関連帳簿書類)を電磁的記録(電子データ)等により、保存する時の方法について定めた法律です。

電子帳簿保存法の電子保存の対象となる帳簿・書類
電子帳簿保存法の電子保存の対象となる帳簿・書類
電子帳簿保存法4つの改正ポイント
電子帳簿保存法4つの改正ポイント

電子取引に係る電磁的記録保存への移行のための宥恕(ゆうじょ)措置について

令和3年12月10日に公表された令和4年度与党税制改正大綱において、令和4年1月の改正では電子取引における電子データ保存の義務化は、令和4年1月1日から令和5年12月31日までの2年間は猶予期間を設ける方針が示されました。この宥恕措置を受けるための申請手続きは不要となり、一定の要件下で認められます。

一定の要件下とは

となっています。

(参考)令和4年度税制改正大綱(2021年12月10日)
「第二 令和4年度税制改正の具体的内容」-「六 納税環境整備」-「5 その他(国税)(8)」より

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令和5年10月スタート「インボイス制度」

改正ポイントについて取材いただきました

改正ポイントをおさえて、今後どういった対応が必要になるのか?
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マンガで解説:改正電帳法×インボイス制度 今すぐ着手すべき理由 「猶予期間」は落とし穴?

電子帳簿保存法における電子取引データ保存の義務化は、宥恕措置が取られた。他方で2023年10月にインボイス制度もスタートする。企業は期限までに双方への対処を迫られている。いよいよデジタル化を推進する時が来た。どう取り組むべきか。

[ITmedia]
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 2022年1月に「電子帳簿保存法」(電帳法)の改正が施行され、電子取引のデータ保存が義務化された。同時にシステム整備が間に合わないなど準備期間が短いという観点から、宥恕(ゆうじょ)措置が取られることとなった。改正電帳法については、事前申請の廃止やタイムスタンプ要件の緩和といった要素に注目が集まっていたことから、宥恕措置の発表を期に電子取引のデータ保存が義務化したことを知った企業もあるだろう。「2年の猶予があるなら、今すぐ検討しなくても大丈夫だ」と考える向きもあるが、実はあまり猶予はない。これからシステム導入に着手するとなると、2023年10月にスタートする「インボイス制度」(適格請求書等保存方式)への対処と並行して、計画的に進める必要がある。

 「インボイス制度だけでも大変なのに、改正電帳法への対処も並行して進めるなんて、一体どうすれば……」。そう嘆くのは、中堅製造業A社の経理部メンバー。電帳法改正を取り巻く状況を整理するとともに、今後取るべき対策を、マンガを交えて解説する。

2年間の猶予があっても早めに対処すべき理由

 2022年における電帳法の改正では、主に「国税関係帳簿書類の電子化要件の緩和」と「電子取引の電子データ保存義務化」の2点が変更になった。国税関係帳簿書類を電子データで保存するために必要だった事前申請が不要になり、保存時のシステム要件が緩和されたことで、国税関係帳簿書類電子化のハードルが下がった。しかしこれはあくまでも「電子化したい企業がやりやすくなった」だけにすぎない。より影響が大きいのは、どの企業も対応しなければならない「電子取引の電子データ保存義務化」だ。対処期間の短さや周知不足から、政府は電子取引の電子データ保存義務化に対処し切れない企業に配慮して2年の猶予期間を設けた。ただし2年はあくまでも“猶予”であり、施行自体が延期したわけではない。現時点で「やらなければならない」ものであり、企業は「やむを得ない理由がある場合に猶予が認められる」という状態であることを認識しておく必要がある。2年間の猶予期間が過ぎた後は、税務署の取り締まりが厳格化する可能性もある。だからこそ早めに対策すべきだ。

 電子取引の電子データ保存義務化に応じられない「やむを得ない理由」の代表例は「システム改修が間に合わない」ことだ。ただし、その妥当性を判断するのは所轄税務署だ。宥恕措置を認める要件として、今後のシステム導入計画や現状の書面保存の状態について税務署に確認を求められる可能性があるため、早めに検討を進めて見通しを立て、回答できるようにしておきたい。

改正電帳法とインボイス制度の関係

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 「やっぱり改正電帳法に合わせてシステムを導入しないといけないのか……。2年あればなんとか間に合うかな」と考えているA社に追い打ちをかけるようだが、対処に丸2年をかけられるほどの時間はない。背景にあるのはインボイス制度だ。インボイス制度は、2023年10月にスタートする消費税の「仕入税額控除」方式だ。インボイス制度を定めた消費税法は、領収書などの書類を紙として保存することを認めている。これに対して改正電帳法では、電子取引で発生する書類の電子データ保存を義務付けている。この矛盾を解消し、紙と電子データの書類が混在する問題を回避するために、消費税法は「電帳法の要件を満たせば、書類を電子データとして保存可能」と定めている。

 消費税法関連の書類は紙のまま扱い続ける選択もある一方で、インボイス制度は、これまでは不要だった3万円未満の領収書も保存することを企業に要求する(一部免除あり)。従業員の経費精算に伴う領収書を全て紙で扱い続けるのは現実的ではない。改正電帳法やインボイス制度の施行は、企業が納税関連書類を電子化するには好機と言える。

いかに経理業務の効率を落とさずに電子化するか

 改正電帳法に準拠したシステムを導入する際には、何に気を付ければよいのか。電子化といっても、全ての帳簿や書類を電子化する必要はない。自社の状況や取引先の事情、業務フローなどを考慮して、紙のまま継続するもの、電子化するものを判断する必要がある。だが紙と電子データが混在するとなると、経理業務が煩雑になり、従業員の混乱を招きかねない。電子化した結果、業務が非効率的になっては本末転倒だ。

 経理業務の効率を落とさずに電子化するために、制度移行期である今は紙と電子データの両方を同じように扱うフローが必要になる。その上で、改正電帳法とインボイス制度の双方に準拠したデータを取り扱えるシステムを整備することが理想的だ。

 従業員の経費精算のフローには特に注意が必要になる。3万円未満の領収書(一部免除あり)も含めて、全ての領収書を保存する義務があるため、保存すべき領収書が膨大になることが予想される。そこで経費精算システムの導入が視野に入る。「スキャナ保存」に準拠した経費精算システムであれば、従業員の経費精算申請時に、領収書をスマートフォンで撮影した画像を添付してもらうことが可能だ。経費精算をシステム化することで、本来は経理担当者が目で確認すべき日付や解像度に関する保存要件のチェックも自動化できる。

 こうした作業を経費精算システムに任せれば、保存すべき領収書が増えても、経理担当者は「経費として承認できるかどうか」を判断するだけで済むため、大きな負担軽減になる。ワークフロー機能と組み合わせれば、例えば「経費が3万円以上のものは部長承認、それ以下のものは課長承認」といった承認フローを通した後、承認済みの経費申請のみが経理に届く運用体制も実現できる。

7年間の長期保存を見据えたデータ保存先選び

 経費精算システムだけでなく、電子データの保存先も検討しなければならない。書類については最低7年間のデータ保存を義務付けているからこそ、場当たり的な計画は避けるべきだ。長期保存を見据えて信頼できるベンダーを選び、安心して利用できる仕組みを整えるのがよい。

 ミロク情報サービス(MJS)は、電子取引のための文書保管クラウドサービス「MJS e-ドキュメントCloud」(エムジェイエス イードキュメントクラウド)を提供している(図)。クラウドストレージに保存したデータには、タイムスタンプの付与やフォルダ管理による利用権限の設定が可能だ。MJSの財務システムとの連携はもちろん、人工知能(AI)技術を使って自動で文字を認識するAI-OCR「DX Suite」と連携させることで、「日付」「取引先」「金額」を読み取り、大量の請求書の保存業務を効率化できる。2022年夏ごろにはAPI(アプリケーションプログラミングインタフェース)経由でさまざまな財務システムと連携可能になる見込みだ。MJS e-ドキュメントCloudは、電子取引への最小限の対処から、要件を満たすスキャナ保存まで、さまざまな企業の業務効率化を支援する。

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 「電子取引」に該当するデータは、領収書のような経理部門に届く書類だけでなく、営業部門などが扱う見積書や受発注書などもある。MJS e-ドキュメントCloudはこれらの電子データも、財務システムから取得した電子データと併せて一元保存、管理可能だ。いつ、誰が、どのファイルを保存・削除したのかといった履歴も残る。ファイルサーバのようにさまざまな電子データを保存できる他、承認機能により承認済みの書類ファイルのみを保存、管理することもできる。この点は一般的なファイル共有サービスや文書管理システムとは違う、MJS e-ドキュメントCloudの特色だ。定額の月額料金で利用でき、タイムスタンプ数とアカウント数には制限がない。

 ミロク情報サービスは今後もMJS e-ドキュメントCloudの機能拡張を計画しており、2022年6月にはオプションとして電子契約機能を提供開始する見込みだ。電子取引では電子契約が求められるケースもあるため、改正電帳法で重要な機能を一通り網羅することになる。同社はさらに使いやすいシステムを目指し、MJS e-ドキュメントCloudの機能強化を続ける。

企業ごとの事情に合ったシステムをトータルに提供

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 改正電帳法への対処では、企業規模や業種などによって「やりたいこと」が大きく変わる。ミロク情報サービスは財務システムや販売システム、経費精算システムなど多様な製品/サービスを取りそろえており、企業の事情や状況に合わせたシステム導入をコンサルティング段階からトータルに支援する。企業に直接ヒアリングし、法改正にのっとった課題解決に導いてきた経験を基に、企業が今何に悩んでおり、どのような課題を抱えているのかをしっかり理解した上で解決策を提示できることが同社の強みだ。ミロク情報サービスは全国に拠点があり、各地で専任サポートを提供する他、画面をリモート操作するオンラインサポートや電話サポートも実施。同社はシンクタンクである「税経システム研究所」を有しており、法制度や税制改正への対処もスピーディーに実行できる。また改正電帳法やインボイス制度などのテーマをはじめとする多様なセミナーを毎月開催して、企業への情報提供を積極的に実施している。

 改正電帳法への対処では「どう保管するか」に気を取られがちだが、それだけでは不十分だ。業務フローの全体最適を目指したシステム刷新をしなければ、手間ばかりかかってしまうことになりかねない。今回は法改正によって書類の電子化が義務化されたが、業務全体のデジタル化への取り組みは企業にとって大きな課題だ。課題を解決するには信頼できるベンダーに相談するのが望ましい。

※掲載内容は取材時の情報です。改正電帳法およびインボイス制度に関する最新情報は国税庁のWebサイトをご確認ください。

転載元:TechTargetジャパン/キーマンズネット
TechTargetジャパン/キーマンズネット2022年3月31日掲載記事より転載。
※本記事はTechTargetジャパン/キーマンズネットより許諾を得て掲載しています。

過去の取材記事はこちら

マンガで解説:こう変わる 電子取引の電子保存が義務化に(2021/6/25掲載)

マンガで解説:こう変わる 電子取引の電子保存が義務化に 2022年1月、電子帳簿保存法改正スタート

2022年、電子帳簿保存法改正により国税関係帳簿書類のデータ保存要件が緩和されると同時に、電子取引で生じる国税関係書類の保存が義務化される。企業が対処すべき範囲は想像以上に広い。どうすればよいのか、マンガで解説する。

[ITmedia]
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 2022年(令和4年)1月に電子帳簿保存法が改正される。特に国税関連書類をデータで保存することに関する要件緩和は、領収書などの書類をデータで保存するハードルが大きく下がると期待を集めている。

 卸売業者として多くの取引先を抱えるA社の経理部でも、テレワーク中の取引先から請求書などの書類がデータで送られることが増えてきた。今までは印刷して書面で処理していたが、今回の改正によって今までのような書面での運用ができなくなると知った。

 なぜならば、2022年の法改正は「国税関連帳簿のデータ保存に関する要件緩和」だけでなく「電子取引に関するデータ保存の義務化」を含むからだ。「電子取引ってどこからどこまでが対象なの? 複合機で受信したFAXも? いったいどうすればいいのか……」と焦るA社経理部のメンバー。同社はどう対処すればよいのか。電子帳簿保存法の改正内容とそれに伴う対処について、マンガを交えて解説する。

要件緩和だけではない、法改正の影響

 2022年の電子帳簿保存法改正のテーマは「国税関係帳簿書類の特例の要件緩和」と「電子取引にかかる保存義務」の2点がある。このうち広く注目を集めているのが、国税関係帳簿書類の電子化要件の緩和だ。制度運用の3カ月前までに税務署に「承認申請書」「事務手続きの概要」を申請するルールが廃止され、要件を満たせばすぐに電子保存ができるようになった点は大きな変更だ。

 スキャナー保存要件自体も大幅に緩和される。これまでのルールは、受領者が国税関係書類に自署した上で受領から3日以内にタイムスタンプを付与したデータで経理に申請する必要があった。この要件はタイムスタンプ付与システムを用意しなければならない点と、申請までの期間の短さがネックだった。2022年の法改正により、自署が不要となり経理への申請までの期間が延長され「最長2カ月以内」になる。修正や削除の履歴を確認できる会計システムを使うなどの代替策を取り入れればタイムスタンプも不要になる。

 「データの検索性」についても、従来は細かな項目や条件で検索できるようにする必要があったが、2022年の法改正以降はルールが緩和され、検索要件が「日付」「金額」「取引先」の3項目だけになる。一般的な会計ソフトウェアの機能はこれらの要件に則しており、電子化のハードルが下がった形だ。

 「従業員が領収書をスキャンして3日以内に経理に送るのは無理だったけれど、2カ月ならば現実的に間に合う。今使っている会計ソフトウェアも条件に合致したデータを扱えるから、これでようやく電子化できるはず……」と検討するA社の経理担当。2022年の法改正を機に、A社もいよいよ紙ベースの運用を脱し、書類を電子化して保存したいと考えているようだ。

 国税関係帳簿書類のデータ化による保存は義務ではなく、「要件をクリアすればデータとして保存してよい」という位置付けだ。2022年の法改正はさまざまな企業にとって、帳票電子化の良いきっかけとなるだろう。その理由の一つは消費税法だ。2023年10月から導入される仕入税額控除制度(いわゆる「インボイス制度」)に合わせて、現状は保存義務のない3万円以下の領収書を含む全ての領収書を保存しなければならなくなる。少額取引の領収書まで全て保存するとなると紙ベースの運用は手間が大きく、現実的とは言えない。スキャナーを用いるとしても、経理部門がまとめてスキャンするのでは負荷が掛かる。「現状の会計ソフトウェアは条件を満たしている」というだけで安心せず、経費申請のワークフローも電子化し、申請から保存まで一貫した仕組みを用意することが重要だ。

電子取引で生じる電子データの扱いをどうするか

 電子化要件の緩和が注目される一方、インパクトがあるのが電子取引のデータ保存義務化だ。

 「特に申請はしていないけれど、やらないといけないのかな……」とA社が心配するのには理由がある。電子取引のルールは国税関係帳簿書類のデータ保存ルールとは異なり、もともと税務署への事前申請は不要で、これまでは電子データであっても書面で保存することが容認されていた。しかし2022年1月1日からは電子取引においては電子データの保存が義務付けられる。

 例えばA社の業務の場合、下記は全て電子取引に該当することになる。

  • 総務担当者がEC(電子商取引)サイトで備品を購入し、領収書をPDFデータでダウンロードした
  • 取引先がFAXで送付してきた請求書を、複合機でデータ保存した
  • 財務担当者がテレワーク中で、オフィスに請求書を郵送されても受け取れないため、PDFデータにした請求書をメールで送付してもらった

 ルール違反時の罰則は定められていないものの、電子取引データの保存要件にのっとってデータを管理していない場合は「国税関係書類の帳簿保存義務を果たしていない」と見なされることになる。最悪の場合、税務調査で指摘を受け、青色申告を取り消されるといった事態にもつながりかねない。

 電子取引データは、タイムスタンプ付与システム、あるいは改ざんできず修正や削除の履歴を参照できる仕組みで保存する必要がある。こうしたシステムは、悪意ある不正行為だけでなく「うっかり変更してしまった」ケースにも備えるものだ。従業員がデータを変更しただけでも隠蔽(いんぺい)・改ざんと見なされる恐れがあり、発覚した場合は10%の重加算税が課されるリスクがある。電子取引データの保存期間は最長10年間となっているため、先を見据えた環境の整備が必要だ。

 最終的に電子データの保管を担当するのが経理部門だとしても、業務の影響範囲は全社に及ぶ。まず、営業担当者がメールで受け取った請求書PDFデータ、あるいはECサイトで備品を購入した後の領収書PDFデータはどう受け取るべきかという課題がある。これらの書類PDFデータを経理に提出する場合は、ルールにのっとって運用するためワークフローや経費精算システムの導入も必要となる。法改正に伴うワークフローの変更を従業員に周知するとともに、全部門で日頃からどことどのような取引をしているのかを洗い出すことから始めなければならない。関係するシステムも幅広く、会計ソフトウェアから複合機やメール、EDI(電子データ交換)、販売管理システム、電子書庫となる帳票保存システムまで、保存要件に沿った仕様になっているかどうかを確認する必要が出てくる。これを自社スタッフだけで達成するのは難しいため、税制改正に詳しいITベンダーに相談するのが現実的な解決策だ。

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複数システムを組み合わせたトータルでの解決が必要

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 企業向け会計システムを中心にさまざまなIT製品/サービスを提供するミロク情報サービスは、今回の電子帳簿保存法改正に関してもトータルでの提案が可能だ。ERP製品「Galileopt NX-Plus」や「MJSLINK DX」「ACELINK NX-CE」といった主要システムは全て2022年の法改正に準拠。クラウドサービスの「Edge Tracker経費精算」や「Edge Trackerワークフロー」を組み合わせれば、従業員がいつでもどこからでもスマートフォンやPCで領収書のデータを送付し、効率的に経費精算できるようになる。ミロク情報サービスはこれらの製品・サービスだけでなく複合機などの周辺システムも含めて、企業ごとの事情に合わせた解決策を提案できる。ミロク情報サービスのシンクタンクである「税経システム研究所」によるタイムリーな情報提供も同社の強みだ。

 2022年の電子帳簿保存法改正によって、国税関係書類や経理業務のデジタル化は大きく進む。国としてデジタル化を推進していることもあり、この傾向は今後より強くなっていくだろう。この流れに適応するには、自社がどのような契約や取引をしているのか、どの部署がどのような書類を、どういった手段でどの程度の頻度でやりとりしているのか……と具体的な状況を可視化するところから始める必要がある。どの書類データを保存すべきなのかという対象や範囲、最適な運用方法も企業ごとに異なる。早い段階から検討し、専門家への相談を進めておくとよいだろう。

※掲載されている内容は2021年9月17日現在の情報です。電子帳簿保存法改正に関する最新情報は国税庁のWebサイトをご確認ください。

転載元:TechTargetジャパン/キーマンズネット
TechTargetジャパン/キーマンズネット2021年6月25日掲載記事より転載。
※本記事はTechTargetジャパン/キーマンズネットより許諾を得て掲載しています。

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