会計事務所導入事例

2017年09月20日現在

梶税理士事務所 様

梶税理士事務所 様

事務所内に散在していた
スキャナー、プリンター、FAXを統合
電子データ化で事務所の生産性向上!

残業時間の大幅削減で人件費をコストダウン! 在宅勤務の基盤も整備

  • 税理士1名、職員数11名
  • ・税務相談・税務書類の作成
    ・税務代理・経営指導、記帳指導
複合機
  • 電子化のためのスキャナーやプリンター、FAXなどの機器がオフィスに散在
  • 繁忙期はスキャナーの順番待ちで業務効率が低下
  • 複数のOA機器の機能が1台の複合機に集約
  • 大量のスキャンが一度でできファイル保管も自動で効率化
  • 人件費の削減にも直結

導入の背景

紙の保管場所と業務効率の悪さが課題に

イメージ写真1

開設以来、税務・会計・経営等に関する「信頼される相談者」として、経営者が安心して事業に取り組めるようにサポートを続けてきた梶会計事務所。同事務所におけるペーパレスへの取り組みは、10年以上前にさかのぼる。同事務所の顧問先は約200法人。富山県高岡市という地域性もあり、中小企業の中でも特に小規模な企業の比重が高い。そのため、税務における記帳代行が主な業務だった。10年以上前は、事務所の職員が定期的に顧問先を訪問し、必要な資料や帳簿を借りてきたり、顧問先で転記したりといった作業を行っていた。納品書、請求書、領収書、帳簿類、銀行通帳、バックシートなどをすべて預かると、その重さはかなりのもの。さらに書類や帳票によっては、すぐコピーをして返却しに行くといった工数も必要だった。

一方、急いで返却しなくてもよい書類は、施錠できる棚で保管していたが、担当者ごとにスペースを区切った棚の数は6 ~ 7台あったため、一つの部屋を丸々書庫にする必要があった。「顧問先ごとに管理箱を設置し、それを積み上げて預かるという、まるで倉庫業のようでした」と梶 義明先生は振り返る。預かっている書類の性質上、セキュリティーも担保しなくてはならず、警備会社との契約や火災報知器の心配もついてまわったという。

また、返却前にコピーした紙のファイルの保管も必要。その結果、実働できるワークスペースがどんどんなくなってしまっていた。当時は電話機、FAX、プリンターなどすべての機械が別々だったので、「コピーはこっちで、FAXはこっちで、書類探しはこっちの書庫で」という無駄な動きも多かった。そんな中で、同事務所がペーパレスに向かう最大のきっかけとなったのは、2007年3月の能登半島地震だったという。

導入のポイント

オフィスに散在しているOA機器を1台に統合

「地震で棚が倒れて、保管していた管理箱が落下したのです。この地震を機に『もう紙ベースは限界』と思い、ペーパレスに向かおうとしました。そのためにはスキャナーが必要ですが、当時は1枚ずつスキャンする単体のスキャナーが中心です。ペーパレス化のためにスキャナーを2人に1台導入したものの、それまでのプリンターやFAXなどだけでも扱いが大変だったところに、さらに新たな機器が加わることになった」と梶先生は振り返る。1台のスキャナーを2人の職員のデスクの間に設置したことで、膨大なスペースを擁していた棚が不要になり、デスクにいながら、電子化された書類を閲覧できるという効果はすぐに顕著なものとなった。しかし、今度は、スキャナーを含むOA機器がオフィススペースを占有するという点が、新たな課題となったのだ。

「そんな時にミロク情報サービス(以下、MJS)から、複合機の提案を受けました。複合機ならFAX、コピー、およびカラーを含めたプリンターが1台になる。しかも、これまでの“1枚1枚スキャナーのふたを開けて書類を変えてスキャン”という作業が不要で、一気に大量のスキャンができる。あわせて電子文書管理ソフト『DocuWorks8』の組み合わせを提案され、文書共有もスムーズになることから、これはいい!ということになったのです」(梶先生)。

導入の効果

業務効率の向上により残業の人件費を大幅削減

イメージ写真2

富士ゼロックスの複合機「DocuCentre-IV」2台と「DocuWorks8」の導入により、OA機器をとりまとめ十分なワークスペースが確保できるようになったが、最大の効果は業務効率化だという。「受信したFAXをとりに行き、スキャナーで電子化」といったオフィス内での移動は激減。また、単に画像として帳票が電子化されているのではなく、OCRによる文字検索が可能なため、必要な文書にすぐにたどりつけたり、外出先の顧問先でも資料をスキャナーでコピーし、持ち帰るなど、徹底した電子データ化を行うことにより、業務時間の短縮に大きく寄与したのだ。

「10年前は残業時間がすごく多かった。夜の9時頃まで残業していましたが、今は同じ人数でも、そんなことはまずありません」(梶先生)。一番残業が多かった頃は、年間で100時間超。「FAX、コピー、プリンターのリース料が一つになったのもメリットですが、事務所内の生産性が向上し、業務効率化が図れ、コスト削減に繋がったことが大きいです」と梶先生は顔をほころばせる。

今後の展望

文書の電子化で新ワークスタイル導入の第一歩を

イメージ写真3

約10年にわたり取り組んだペーパレス化は、複合機の導入によりさらに進化した。そして梶先生が次の段階として考えているのが、「多様なワークスタイルへの対応」だ。

人口の減少が進む北陸では、人材の確保は深刻な課題となっている。同事務所は女性スタッフが多いこともあり、「今後は、例えば子どもがインフルエンザで1週間休むといった場合などに、テレワークができるような体制を整えていきたい。“朝8時半に事務所に来て、夕方5時まで事務所で仕事をしてもらう”という考え方だけでは、もはや仕事が成り立たない時代です。スタッフによっては“週半分だけ出勤する”とか、“午前中だけオフィスで勤務をして、午後は自宅に仕事を持ち帰る”という柔軟な働き方ができるようにしたい。文書の電子化は、こうしたワークスタイル実現のための第一歩です。電子化した文書をいかにセキュアに自宅でも活用できるかが、次に取り組んでいきたい課題ですね」と梶先生は強調する。現在、スキャンデータは事務所内のファイルサーバーに格納されるが、将来的にはクラウド上にデータを置き、そこで「DocuWorks」によって承認印を押すといった運用を視野に入れているという。

また、梶先生は、北陸税理士会の副会長という立場から、ご自身のノウハウを地域と共有する活動も行っているが、周囲にもペーパレス化のメリットを啓もうしているという。会計事務所だけでなく、顧問先の企業も、何年分か帳票をとっておかなくてはいけないことから、紙文書の保管スペースの確保は大きな課題だ。ほとんどの会計事務所では、決算の時、総勘定元帳をA4に印刷して束にして顧問先に返しているが、元帳を作成する方も大変で、受け取る企業側も紙の束が毎年増えていくことになる。

「最近では、元帳の印刷を希望しない顧問先も増えています。PDFをCDに収めて渡せばスペースはとりませんし、税務調査がある時などは、元帳を見せる必要があるところだけ印刷すればいいのですから」と、梶先生は会計事務所だけでなく顧問先である企業側のメリットも解説。「個人商店のような規模でも、PCは欠かせないツールになっている。ちょっとした書類ならスマホで撮影してメールで送るということが、ほとんどの人が行える時代になっているだけに、今後はますますペーパレス化が進むはず。それだけに複合機や『DocuWorks』の活用の場も広がるだろう」と今後の予測を語っていただいた。

UserVOICE

「効率化」への声

梶 義明 先生梶税理士事務所
所長・税理士
梶 義明 先生

無駄な時間の積み重ねを解消

電子化された文書は、職員に工夫してもらって、サーバーの中で顧問先ごとにツリーでわけて分類、管理しています。紙で探してコピーをとって、といった作業は、積み重なると膨大な時間にもなります。電子化による作業効率向上で、社員の労働時間が大幅に短縮されました。

柔軟な雇用や働き方のベースに

リモートワークを実現するためには、複合機や通信技術、セキュリティー技術などをうまく活用する必要があります。時短勤務や在宅勤務など、多様な働き方のベースになるのが、文書の電子化やペーパレス化だと実感しますね。

システム構成図

イメージ写真4

導入会計事務所様のご紹介

梶税理士事務所

所在地
〒933-0947 富山県高岡市本郷1-2-7 河井ビル2F
代表者
梶 義明
創業
1981年
構成人員
税理士1名、職員数11名
主な業務
  • 所得税、法人税、消費税、相続税等に関わる税務相談
  • 申告書、申請書等の税務書類の作成
  • 調査立会その他の税務代理
  • 経営指導、記帳指導
URL
http://kaji.zei-mu.jp/index.html

導入会計事務所様ワンポイントPR

地域の中小企業を支援。働きやすい職場づくりにも注力。

イメージ写真5富山県高岡市で35年以上にわたって地域の中小企業を支援。所長の梶先生は、北陸税理士会の副会長も務め、これまでの知見を若い税理士と共有するなど、地域にも積極的に貢献している。職員の女性比率が高く、結婚や出産を経てから職場復帰する体制を30年近く前からとっていることで、女性に働いてもらいやすい職場づくりにも注力している。

かんたんナビ

まずは無料資料請求

お問い合わせ