開設以来、税務・会計・経営等に関する「信頼される相談者」として、経営者が安心して事業に取り組めるようにサポートを続けてきた梶会計事務所。同事務所におけるペーパレスへの取り組みは、10年以上前にさかのぼる。同事務所の顧問先は約200法人。富山県高岡市という地域性もあり、中小企業の中でも特に小規模な企業の比重が高い。そのため、税務における記帳代行が主な業務だった。10年以上前は、事務所の職員が定期的に顧問先を訪問し、必要な資料や帳簿を借りてきたり、顧問先で転記したりといった作業を行っていた。納品書、請求書、領収書、帳簿類、銀行通帳、バックシートなどをすべて預かると、その重さはかなりのもの。さらに書類や帳票によっては、すぐコピーをして返却しに行くといった工数も必要だった。

一方、急いで返却しなくてもよい書類は、施錠できる棚で保管していたが、担当者ごとにスペースを区切った棚の数は6 ～ 7台あったため、一つの部屋を丸々書庫にする必要があった。「顧問先ごとに管理箱を設置し、それを積み上げて預かるという、まるで倉庫業のようでした」と梶 義明先生は振り返る。預かっている書類の性質上、セキュリティーも担保しなくてはならず、警備会社との契約や火災報知器の心配もついてまわったという。

また、返却前にコピーした紙のファイルの保管も必要。その結果、実働できるワークスペースがどんどんなくなってしまっていた。当時は電話機、FAX、プリンターなどすべての機械が別々だったので、「コピーはこっちで、FAXはこっちで、書類探しはこっちの書庫で」という無駄な動きも多かった。そんな中で、同事務所がペーパレスに向かう最大のきっかけとなったのは、2007年3月の能登半島地震だったという。

「地震で棚が倒れて、保管していた管理箱が落下したのです。この地震を機に『もう紙ベースは限界』と思い、ペーパレスに向かおうとしました。そのためにはスキャナーが必要ですが、当時は1枚ずつスキャンする単体のスキャナーが中心です。ペーパレス化のためにスキャナーを2人に1台導入したものの、それまでのプリンターやFAXなどだけでも扱いが大変だったところに、さらに新たな機器が加わることになった」と梶先生は振り返る。1台のスキャナーを2人の職員のデスクの間に設置したことで、膨大なスペースを擁していた棚が不要になり、デスクにいながら、電子化された書類を閲覧できるという効果はすぐに顕著なものとなった。しかし、今度は、スキャナーを含むOA機器がオフィススペースを占有するという点が、新たな課題となったのだ。

「そんな時にミロク情報サービス（以下、MJS）から、複合機の提案を受けました。複合機ならFAX、コピー、およびカラーを含めたプリンターが1台になる。しかも、これまでの“1枚1枚スキャナーのふたを開けて書類を変えてスキャン”という作業が不要で、一気に大量のスキャンができる。あわせて電子文書管理ソフト『DocuWorks8』の組み合わせを提案され、文書共有もスムーズになることから、これはいい！ということになったのです」（梶先生）。

富士フイルムビジネスイノベーションの複合機「DocuCentre-IV」2台と「DocuWorks8」の導入により、OA機器をとりまとめ十分なワークスペースが確保できるようになったが、最大の効果は業務効率化だという。「受信したFAXをとりに行き、スキャナーで電子化」といったオフィス内での移動は激減。また、単に画像として帳票が電子化されているのではなく、OCRによる文字検索が可能なため、必要な文書にすぐにたどりつけたり、外出先の顧問先でも資料をスキャナーでコピーし、持ち帰るなど、徹底した電子データ化を行うことにより、業務時間の短縮に大きく寄与したのだ。

「10年前は残業時間がすごく多かった。夜の9時頃まで残業していましたが、今は同じ人数でも、そんなことはまずありません」（梶先生）。一番残業が多かった頃は、年間で100時間超。「FAX、コピー、プリンターのリース料が一つになったのもメリットですが、事務所内の生産性が向上し、業務効率化が図れ、コスト削減に繋がったことが大きいです」と梶先生は顔をほころばせる。