会計事務所導入事例

2017年12月19日現在

新開会計事務所 様

新開会計事務所 様

導入・操作が簡単で自計化を推進
事務所業務を飛躍的に効率化できる
「記帳くんCloud」

リアルタイムで最新データの共有ができるため、業務の質とスピードが向上

  • 税理士2名、職員5名
  • ・税務会計顧問 ・経営指導
    ・その他サポート
NX-pro記帳くんCloud
  • 顧問先の増加にともないOCR伝票の入力作業で事務作業量が膨大に
  • 月1回の訪問後に、資料の追加請求が発生
  • 顧問先がデータ入力することで業務量を大幅に軽減
    監査や申告もスムーズに
  • データを常時確認できるので訪問直前のチェックが可能に

※「記帳くんCloud」は、2018年4月9日をもって「かんたんクラウド」へ名称およびサービス内容を変更しました

導入の背景

「顧問先は自分の上司」が創業時からのスタンス

イメージ写真1
新開会計事務所 様
税理士 新開淳史先生

四条烏丸や四条河原町といった京都市有数の繁華街も含む、下京区。新開会計事務所は1995年に開業し、その翌年、この地に移転した。現在は個人・法人を含め100件近い顧問先を抱えている。法人はその多くが資本金5000万円以下の中小企業だ。「すべては顧問先のために」をモットーに、「顧問先の社長は自分の上司、顧問料は給与」という意識で、経営、会計、労務まで多角的にサポートしている。「税理士事務所は、会計税務のことはできて当たり前。顧問料を得心して払っていただけるような、会計税務を超えたサービスがどれだけできるかということを常に考えています」と所長の新開淳史(あつし)先生は語る。実際、相談内容は法律問題や労働問題などにも及ぶが、それも顧問先からの高い信頼の証といえるだろう。

そんな同事務所では、設立してすぐにミロク情報サービス(以下、MJS)の製品を導入した。新開先生がかつて勤務していた会計事務所が導入しており、使い勝手の良さという面でメリットを常々感じていたからだという。

導入のポイント

業務効率の向上で人手不足をカバーする

導入時について新開先生は、「他社も比較検討したのですが、やはり慣れ親しんだシステムであることと、毎月の維持費が少ないことが魅力でした。初期投資は少々かかるのですが、十分回収が見込める価格でしたし、これから顧問先を増やして頑張ろうという目標にもなりましたね」と振り返る。

所内では現在、会計事務所向け統合業務パッケージ「ACELINK NX-Pro」を使っているが、重宝しているのが顧問先の管理機能だ。従来は紙の申告書を見てチェックしていた顧問先ごとの申告時期・申告内容が一覧で表示される。「その他にも機能が豊富で、若いスタッフから“こんなこともできます”と教わることが多いです」と新開先生。

実は同事務所の職員は、税理士になることを目指す精鋭ぞろい。申告書原案の作成をしっかり教育を受けた職員が行い、それを新開先生がチェックして完成させるという体制だ。さらにケーススタディーや研修など、税理士としての育成も日々実践。だが、顧問先が増え、さらに税法が年々複雑化してきた昨今、少数精鋭の体制では煩雑な会計作業が大きな負担となってきた。そのため、教育にも時間がかけられなくなってしまい、会計作業の効率化が早急に必要になってきた。「振替伝票、出納帳ともにOCR伝票を使っていましたが、開業から20年で顧問先も2倍ほどになった結果、入力作業の対応が厳しくなってきた。そんな時、若い職員からの提案で、新しく登場した『ACELINK NX 記帳くん』を導入することにしました。ただ、これまで基本的に自計化を進めてこなかったので、当初は顧問先に入力作業をしてもらう、ということに懸念もありました」と新開先生は振り返る。

導入の効果

リアルタイムの確認で訪問の内容も充実化

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しかし実際には、従来の手書き作業を入力に変えるだけで、顧問先の手間も減少。お互いにメリットは多い。その点をアピールしつつ、さらに顧問先に負担をかけないよう、導入・維持費は事務所側で負担するようにした。セットアップや入力方法の説明などはすべて先生と若いスタッフが直接出向いて懇切丁寧に行う。パソコン操作に詳しいスタッフが、最低限必要な操作をわかりやすく解説する。また、他社データ取込オプションを利用することで、「顧問先が元々使っていた他社会計ソフトをそのまま活用できる点もポイントです。すべてはお客さまのためなので、できるだけ“強制”はしたくありませんでした」と新開先生。結果、手書き入力より格段に時間が短縮できるようになったことで、顧問先もカルチャーショックを受けたという。

その後、いくつかの顧問先から「複数のパソコンで同時に入力したい」「今すぐに資料を見てほしい」といった要望が高まってきた。そしてそのタイミングで登場したのが、パブリッククラウド環境に完全対応した「記帳くんCloud」だ。プログラムのインストールは不要で、ブラウザのみで利用できる。2017年7月より、早速導入を開始した。

「月に一度の訪問では、クラウドなら顧問先に行く直前に元帳を事務所のパソコンから確認できます。プリントアウトして持っていき、その場で気になる点を聞くことができるので無駄がない。また、これまでは、前の月のデータをもとに話をするという段取りでしたが、今は常に最新のデータを見られるので経営指導もより的確です。また、顧問先の入力状況を所内でリアルタイムに確認し、顧問先へ直接お声をかけて作業の遅れを防ぐこともできます。顧問先も複数台のパソコンで作業でき、パソコンが壊れてデータが飛んだ経験のある方などは、クラウドであることに非常に安心感があるようです。クラウド版の登場以来、基本的に『記帳くんCloud』を推奨しています。実際に業務量が減ったことを実感されているし、他社のシステムに変えるとまた1から勉強し直さなければならないので、私どもとの末永い関係にもつながるのではないかと思っています」と新開先生はそのメリットを語る。

「記帳くんCloud」は「ACELINK NX-Pro」とシームレスに連動しているため、入力データを、そのまま監査や申告に利用できる。また、勘定科目を簡単に増やせるなど、細かい点でもOCR伝票の時代と比べて格段に便利になった。その結果、懸案だった職員の作業負担も削減でき、現在は残業時間も月10時間程度と非常に少ない。また、作業効率化によって11月から年末調整の作業に入るなど、繁忙期に備えた前倒しの進行が可能になった。

今後の展望

人材育成と業務の両立を効率化によって実現する

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「ACELINK NX 記帳くん」「記帳くんCloud」ともに、導入のきっかけは若い職員からの提案だった。「私自身も勉強していますが、やはり彼女らがいなければ実現はしなかった。今の時代、税理士事務所は若い人材を入れていかないと時代に対応できないなということを痛感します」と新開先生は話す。しかし、現実問題として、今の時代、将来の税理士候補となるような優秀な人材を集めるのは難しい。今後も常にあり続ける人手不足という課題に対して、いかに作業を効率化していくかがカギとなる。「人手不足が激しくなるのは、各顧問先も同じことではないでしょうか。その中でお互いが少ない人員で効率良く作業を進めるために、MJSのサービスを活用していきたいですね」とMJSへの今後の期待を語っていただいた。

UserVOICE

「使いやすさ」への声

新開会計事務所 職員 福冨 千慧 氏(写真左)、林 安佳里 氏(写真右) 新開会計事務所 職員
福冨 千慧 氏
林 安佳里 氏

表計算での入力をサポート

福冨 千慧 氏(写真左)
訪問は所長が行うので、訪問前に私たちが「記帳くんCloud」で元帳を見て、疑問点やもらいたい資料を所長に伝えられ、効率が良いです。顧問先のほうでも、「この資料を追加しておこう」というように、先読みしていただけるようになりました。「ACELINK NX-Pro」のほうは、マルチ機能が非常に便利です。財務報告書や決算書を画面表示で見ながら申告書が入力でき、減価償却内訳表を立ち上げた状態で仕訳が入力できるので、スピードも上がりました。

手厚く素早いサポートが可能に

林 安佳里 氏(写真右)
「記帳くんCloud」は、リアルタイムで顧問先と同じ画面を見られます。画面を見ながら電話で不明点を教えられるし、残高などの数値を聞いてこちらで入力、といった素早い対応も可能です。また、オンプレミス版の時はデータ送信に手間取る方も多く、USBでのやり取りなども行っていたのですが、ブラウザ上の入力になると、その手間が省けるのも魅力です。そして自計化によって、顧問先の経理意識が高まっているのも感じます。

私のイチオシ機能&サービス

データの問題点が分かりやすく業務の進行もよりスムーズに

イメージ写真4職員は業務量が減った実感があるようです。また、先方の入力データに不明点があった場合の確認もクラウドならやりやすく、ミスが防げて私がチェック・指導する際の負担も軽減されています。導入した顧問先の反応も良く、OCR伝票に同じ内容を何度も書いたりしていた頃と比べて、効率が良くなったという声を聞きます。機能のさらなる充実や、操作性の向上を今後も期待しています。

導入会計事務所様のご紹介

新開会計事務所

所在地
〒600-8812 京都府京都市下京区中堂寺北町33番地の33
代表者
新開 淳史
創業
1995年2月
構成人員
税理士2名、職員5名
主な業務
  • 税務会計顧問
  • 経営指導
  • その他サポート
URL
http://newopen.o.oo7.jp/

導入会計事務所様ワンポイントPR

顧問先の一員のような立場で経営を多角的にサポート

イメージ写真5「すべては顧問先のために」と、税理士業務に加え、経営指導や相続対策など幅広い支援を行っている。さらに「顧問先会」を立ち上げ、現在は約60社が参加。顧問先同士が業務提携や商売ができるように名簿を配布し、さらに3カ月に一度、独自の会報を作成して発行。所長自らが執筆する、ここでしか読めない経営や税務に関する面白い情報を発信している。

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