新開会計事務所 様
税理士 新開淳史先生

四条烏丸や四条河原町といった京都市有数の繁華街も含む、下京区。新開会計事務所は1995年に開業し、その翌年、この地に移転した。現在は個人・法人を含め100件近い顧問先を抱えている。法人はその多くが資本金5000万円以下の中小企業だ。「すべては顧問先のために」をモットーに、「顧問先の社長は自分の上司、顧問料は給与」という意識で、経営、会計、労務まで多角的にサポートしている。「税理士事務所は、会計税務のことはできて当たり前。顧問料を得心して払っていただけるような、会計税務を超えたサービスがどれだけできるかということを常に考えています」と所長の新開淳史（あつし）先生は語る。実際、相談内容は法律問題や労働問題などにも及ぶが、それも顧問先からの高い信頼の証といえるだろう。

そんな同事務所では、設立してすぐにミロク情報サービス（以下、MJS）の製品を導入した。新開先生がかつて勤務していた会計事務所が導入しており、使い勝手の良さという面でメリットを常々感じていたからだという。

導入時について新開先生は、「他社も比較検討したのですが、やはり慣れ親しんだシステムであることと、毎月の維持費が少ないことが魅力でした。初期投資は少々かかるのですが、十分回収が見込める価格でしたし、これから顧問先を増やして頑張ろうという目標にもなりましたね」と振り返る。

所内では現在、会計事務所向け統合業務パッケージ「ACELINK NX-Pro」を使っているが、重宝しているのが顧問先の管理機能だ。従来は紙の申告書を見てチェックしていた顧問先ごとの申告時期・申告内容が一覧で表示される。「その他にも機能が豊富で、若いスタッフから“こんなこともできます”と教わることが多いです」と新開先生。

実は同事務所の職員は、税理士になることを目指す精鋭ぞろい。申告書原案の作成をしっかり教育を受けた職員が行い、それを新開先生がチェックして完成させるという体制だ。さらにケーススタディーや研修など、税理士としての育成も日々実践。だが、顧問先が増え、さらに税法が年々複雑化してきた昨今、少数精鋭の体制では煩雑な会計作業が大きな負担となってきた。そのため、教育にも時間がかけられなくなってしまい、会計作業の効率化が早急に必要になってきた。「振替伝票、出納帳ともにOCR伝票を使っていましたが、開業から20年で顧問先も2倍ほどになった結果、入力作業の対応が厳しくなってきた。そんな時、若い職員からの提案で、新しく登場した『ACELINK NX 記帳くん』を導入することにしました。ただ、これまで基本的に自計化を進めてこなかったので、当初は顧問先に入力作業をしてもらう、ということに懸念もありました」と新開先生は振り返る。

しかし実際には、従来の手書き作業を入力に変えるだけで、顧問先の手間も減少。お互いにメリットは多い。その点をアピールしつつ、さらに顧問先に負担をかけないよう、導入・維持費は事務所側で負担するようにした。セットアップや入力方法の説明などはすべて先生と若いスタッフが直接出向いて懇切丁寧に行う。パソコン操作に詳しいスタッフが、最低限必要な操作をわかりやすく解説する。また、他社データ取込オプションを利用することで、「顧問先が元々使っていた他社会計ソフトをそのまま活用できる点もポイントです。すべてはお客さまのためなので、できるだけ“強制”はしたくありませんでした」と新開先生。結果、手書き入力より格段に時間が短縮できるようになったことで、顧問先もカルチャーショックを受けたという。

その後、いくつかの顧問先から「複数のパソコンで同時に入力したい」「今すぐに資料を見てほしい」といった要望が高まってきた。そしてそのタイミングで登場したのが、パブリッククラウド環境に完全対応した「記帳くんCloud」だ。プログラムのインストールは不要で、ブラウザのみで利用できる。2017年7月より、早速導入を開始した。

「月に一度の訪問では、クラウドなら顧問先に行く直前に元帳を事務所のパソコンから確認できます。プリントアウトして持っていき、その場で気になる点を聞くことができるので無駄がない。また、これまでは、前の月のデータをもとに話をするという段取りでしたが、今は常に最新のデータを見られるので経営指導もより的確です。また、顧問先の入力状況を所内でリアルタイムに確認し、顧問先へ直接お声をかけて作業の遅れを防ぐこともできます。顧問先も複数台のパソコンで作業でき、パソコンが壊れてデータが飛んだ経験のある方などは、クラウドであることに非常に安心感があるようです。クラウド版の登場以来、基本的に『記帳くんCloud』を推奨しています。実際に業務量が減ったことを実感されているし、他社のシステムに変えるとまた1から勉強し直さなければならないので、私どもとの末永い関係にもつながるのではないかと思っています」と新開先生はそのメリットを語る。

「記帳くんCloud」は「ACELINK NX-Pro」とシームレスに連動しているため、入力データを、そのまま監査や申告に利用できる。また、勘定科目を簡単に増やせるなど、細かい点でもOCR伝票の時代と比べて格段に便利になった。その結果、懸案だった職員の作業負担も削減でき、現在は残業時間も月10時間程度と非常に少ない。また、作業効率化によって11月から年末調整の作業に入るなど、繁忙期に備えた前倒しの進行が可能になった。