株式会社渋谷 様

1945年に創業、北海道・北見の地で酪農関連の機器を開発・製造・販売している株式会社渋谷。牧草の運搬などに利用するトラクター用のローダアタッチメントや牧草搬送のためのフィードコンベア、牧草を切断するためのロールカッタ、牛糞を牛舎から搬出するためのバーンクリーナーなど酪農に関連したさまざまな製品を、国内トラクターメーカーを中心に提供をしている。すでに創業70周年を迎える同社だけに、トラクターメーカーとの関係性は深く、さまざまなタイプのトラクター仕様へ迅速に対応できる体制を構築している。酪農業界に従事する農家には欠かすことのできない製品を提供し続けている企業の1つといえるだろう。

そんな同社が販売管理の仕組みを導入したのが、今から6年前の2010年ごろ。当初は在庫管理の仕組みを検討していたが、手始めに、日々の作業負担が大きな請求書発行のシステム化を実施しようと考えたのがきっかけだった。

現在は、事務所の担当者が売上情報の入力から請求書作成、そして売掛台帳と入金情報の確認などを「MJSLINK NX-Ⅰ販売大将」を活用して行っており、長年懸案だった請求業務のシステム化を実現することに成功している。また、品種別に集計を行うことで売上高仕訳集計伝票という帳票を毎日出力しているが、この帳票は手書きで行われていたころから使われている代物で、システム化した今でもカスタマイズしてその帳票フォーマットを利用し続けているという。

「長年運用してきたものを急に変更すると現場が混乱するため、できる限り既存のものを生かしてシステム化してもらうようお願いしました」。実際には、得意先別の売上高管理表からデータを表計算にエクスポートすることで集計伝票が自動作成できるようになっているが、個別のカスタマイズについてはMJSのエンジニアと頻繁に打ち合わせしながら作り上げていったという。実際の売上伝票や請求書も標準のものではなく、従来の運用に合わせてカスタマイズを施している状況だ。「具体的な要望を出しながら、どうすれば使いやすくなるのか相談しながら進めていきました。こちらの要望にもしっかり対応いただき、MJSが持っている技術力の高さを実感しています」と、その対応力を渋谷氏は高く評価する。結果として請求書がシステム化されたことで、手作業による計算ミスのリスクを回避し、作業時間の大幅な削減に貢献しているという。

また、20年ほど前からMJSの財務会計パッケージを導入しており、数年前から給与システムも稼働させている。以前はタイムカードに記載された勤怠時間を手書きで転記して給与計算を行っていたが、新たにICカード打刻によるタイムレコーダーを経由して勤怠集計を行うクロノスを導入し、給与システムとの連動を実現している。「以前の手書きに比べて今は確認する時間だけで給与計算が行えます。業務効率化にも大きく役立っています」と渋谷氏は評価する。

また、従業員のマイナンバー管理のための「MJSマイナンバー」や情報漏えい対策としての「SOXBOX NX」、外部からの脅威に対処する「FortiGate」、外部によるデータ保全に役立つ「MJSセキュアストレージ サービス」など同社に必要な環境をMJSが提供している。「取引先であるトラクターメーカーに対しても、しっかりとしたセキュリティ対策を行っていることがアピールできます。設計のためのCADデータなどもMJSから調達したファイルサーバ上で保管していますが、これもSOXBOX NX配下で管理することで内部監査が容易になっています」とMJSが持つ豊富なソリューションを高く評価する。

実際の効果としては、手作業に比べて膨大な時間が削減できただけでなく、従業員のスキル向上にも役立っていると渋谷氏は力説する。「作業時間が削減できたことで、さまざまなことに時間が活用できるようになります。システム化できたことで、新たな人材が入ってきてもすぐに業務に入ることができる環境が準備できました」。なお、MJSに対しては、システムに強い人材がそろっている点について渋谷氏は高く評価する。

「PCを含めたIT周りはMJSさんに聞けば解決できます。営業力がある人よりも、我々はシステムに強い人間を求めています。それがソフトウェア会社の基本だと思っていますし、MJSはそれを兼ね備えています」。

今後については、当初検討していた在庫管理の仕組みに着手していきたいと渋谷氏は語る。「現状は決算時期に全社員総出で棚卸を行っていますが、その結果が出ないと決算書上の利益が見えてきません。棚卸のために製造部門を一時的に止めるという非効率な部分も。在庫管理が実現すれば 棚卸業務が簡素化され、納期の短縮にも役立つはず」と意気込みを語る。現状は屋外も含めて製品保管スペースが設定されているが、どこに何がどれだけ保管されているのか、正確な在庫管理を行っていきたいという。

また、販売管理の導入で、これまで紙で保管されてきた売上データが情報として蓄積され、その傾向が推移として見えてくる。「データを抽出してグラフ化すれば、客先に売れ筋情報を提供することができるようになります」と渋谷氏。営業場面でのデータ活用にも、今後は積極的に取り組んでいきたいと語っていただいた。