2015年12月16日現在

データの連動性を高めることで、業務効率化やミスの軽減を可能に

• 10名
• 会社案内、パンフレット、名刺、
  はがきなど各種印刷

• 会計と販売管理が連動しておらず二重入力で業務負担が増加
• オフコンによる仕組みで情報共有できない

• 会計との連動で入力工程の省力化を実現し情報共有も可能に
• PCと同じ仕組みが活用でき業務改善に貢献

導入の背景

オフコンの老朽化で新たな仕組みを模索

　創業50年を越える老舗企業として、高度な印刷技術を武器に地元・長野に根差した事業展開を行っている博光印刷株式会社。官公庁や民間企業など各種団体で必要とされるパンフレットや名刺、ポスターのみならず、窓付封筒といった既製品とは違う特注封筒への印刷などさまざまな媒体への印刷を手がけており、顧客から求められるさまざまなオーダーに対応できる体制を整えている。“「美」かれいに「心」きもちを「伝」おとどけする”を企業理念に掲げながら、地域経済の担い手として積極的な営業活動を展開している。
　そんな同社では、長い間オフコンに搭載された販売管理システムを利用してきたが、オフコン自体が古くなり、納品書などを印刷するドットプリンターなど周辺ハードウェアについても老朽化を迎え、今の時代に即した販売管理システムの構築が望まれていた。同時に、会計システムとデータ連動されていなかったことで、二重入力による作業軽減が図れる新たな仕組みを検討したと代表取締役 宮下 正幸氏は当時を振り返る。「われわれのお客さまはリピートでの注文が多いため、これまでの取引履歴が引き継げて、必要なタイミングで情報が探し出せる環境が求められていたのです」。

導入のポイント

会計との連動性を考慮　入力工数の削減が魅力

　新たな仕組みを検討する過程で同社の目にとまったのが、ミロク情報サービス（以下、MJS）が提供する中小・小規模企業向け業務パッケージ「ACELINK NX-CE」だった。実は、手書き伝票が中心だった数年前に顧問税理士からの勧めでMJSの小規模法人向け会計ソフト「記帳くん」を導入し、その後「iCompassNX会計」へとバージョンアップして利用し続けてきた経緯がある。「会計との連動による入力業務の軽減を希望していたこともあり、販売管理もMJSを利用することでメリットが多いと判断したのです」と宮下 正幸氏。導入以前は販売管理側で受注入力した情報を売掛金として会計システム上に入力しなおす必要があったが、「ACELINK NX-CE」を利用することで受注情報をそのまま仕訳に反映させることが可能になる。同時に、入金情報をもとに販売管理側で売掛金の消込を行うことで、会計側であらためて入力する必要がなくなる。データ連動による工数削減効果は大きな選択のポイントになったという。
　またリピートでの注文が多い同社では、過去に注文した履歴を確認するために営業担当者自ら元帳を閲覧する場面が多く見られるというが、以前は事務所にあるオフコンでしか情報を確認することができなかったという。「随意契約が多いため、以前の取引情報を確認する機会が頻繁にあります。PC上で動く仕組みであれば、各自が利用しているPCで注文履歴が確認でき便利だと考えました」。
　データの連動性と使い勝手が高く評価され、結果としてMJSが提供する「ACELINK NX-CE 会計」にシステムをアップグレードし、「ACELINK NX-CE 販売」と連動させることで同社の業務基盤強化に成功することになる。

導入の効果

税理士との連動で安心できる仕組みを構築

　現在は、MJSの「ACELINK NX-CE 販売」にて受注入力を行うと、受注ナンバーが自動採番され、この受注ナンバーをキーに工場にある印刷部門や製本部門に伝票が回り、実際の印刷を実施。納品のタイミングで納品書を「ACELINK NX-CE 販売」から発行し、月末には請求書の発行も行っている。会計側では、日常業務で発生する経費や原価などの入力を適宜行い、月末に販売管理との連動によって売掛金や入金などの仕訳が行われることになる。なお、顧問税理士もMJSの仕組みを利用しており、税理士が同社へ訪問した際にデータをチェックし、必要な情報をメールにて送信。税金などの情報を税理士が新たに付加すると自動で情報更新が行われる。試算表はもちろん、三期比較など分析のための帳票類は別途PDFにて税理士から送られてくるという運用だ。「税理士と同じ仕組みを利用しているという安心感があり、心強さを実感しています。使い方も詳しく教えていただけますし、入力の手間も大幅に減ったことで転記ミスなどのリスク軽減にもつながっています」と評価するのは、取締役 宮下 安代氏だ。過去の情報を調べる際にも、ドリルダウンして元帳の情報までさかのぼることができ、便利に使っているという。
　実は、まだ導入して1年が経過しておらず、決算処理はこれから行う予定だが「毎月数字がきちんと合致するのはとっても楽です」と宮下 安代氏はデータ連動の効果を実感する。
　実際の使い勝手について宮下 安代氏は「オフコンの仕組みから切り替えたことで、コピーなど一般的なPCが備えている機能が使えるのは大きいです。また、過去の元帳を開きながら仕訳処理を行うなど、複数画面で作業できるために業務効率は向上しています」と語る。必要に応じて表計算への情報抽出も可能となっており、便利に活用していると宮下 安代氏。紙の台帳による管理が中心だった顧客情報や過去の注文情報などがすべてシステム上で管理できるようになっており、事務所のファイルに保管されている過去の注文書をひっくり返して調べていた時代と比べると、情報がすぐに探せるようになった効果は大きいという。「営業担当者自身のPCで元帳データを調べることも可能となり、お客さまにもすぐに対応できるようになりました」と宮下 安代氏は評価する。

今後の展望

ファイリングによる文書管理の最適化をめざす

　今後について宮下 正幸氏は「MJSが提供しているファイリング機能を使って、紙で保管しているさまざまな帳票を電子化していきたいと考えています。紙でいただく注文書や受注伝票など社内の各種伝票については、すでにスキャンしてPDFとして保管できる状態になっています。この電子化された文書をどのように管理しルール化すれば営業担当者などが使いやすいのか、これからその最適な運用について検討していきたい」と語る。ひもづけのルールを明確化することで、いつでも誰でも必要な情報にアクセスできるような環境を作っていきたいという。
　また、「ACELINK NX-CE 販売」が持っている仕入れ先管理の機能を活用し、在庫管理も含めた形で原価管理の徹底を行っていきたいと今後について宮下 正幸氏に語っていただいた。

博光印刷株式会社