2017年3月24日現在

財務会計基盤の強化とともに利益の早期把握で設備投資の立案が容易に

• 120名
• ・仕出し、鉢盛、折詰、弁当事業
  ・学校給食の受託運営事業

• 手作業による売上管理で二重入力が発生するなど非効率な業務が顕在化
• 入力したデータを仕訳や請求書発行に活用したい

• 会計と販売管理連動により入力業務を軽減、請求書の発行も簡単に
• 利益が早期に見通せることで設備投資の立案が容易に

導入の背景

事業規模が拡大するなか業務の効率化を希望

　仕出しや鉢盛・折詰などのお弁当を、事務所や工場、幼稚園、小学校などに一般販売しているほんだ商店。1965年の創業以来、地域の方々にお弁当を提供している。また長崎市内の小中学校向けに米飯給食を提供することを目的に、株式会社ほんだコーポレーションを設立し、市内の半数の小中学校に米飯給食を提供している状況だ。
　ほんだ商店は、創業当初から現在に至るまで小規模事業者として事業を営んでいるが、事業規模が小さい頃から売掛管理や請求書発行などを簡易なソフトで行ってきた。しかし、得意先が増えるにしたがって売上規模が拡大。処理件数が増えるなかで業務そのものが煩雑になり、しっかりとした販売管理システムを導入して業務の効率化を図る必要に迫られていった。「以前から会計や給与計算の仕組みは導入していましたが、売掛管理や請求書発行などの販売管理部分を新たに効率化する必要が出てきたのです」と、当時を振り返るのは、専務取締役の中村 健一郎氏だ。

導入のポイント

売掛管理と会計の連動で入力負荷が軽減できる

　以前は売掛金や現金売上は表計算を利用して管理し、月次の締め後に再度会計システムに手入力していた。そのため、月末月初は仕事量が膨大となり、現金売上や売掛金の確認だけでも多くの時間がかかっていたという。同時に、表計算ソフトと会計ソフトに二重入力することでミスも起こりやすく、売上部分と会計ソフトがシステム連動できるものが求められたのだ。
　そこで税理士に相談したところ、紹介されたのが、ミロク情報サービス（以下、MJS）が提供する小規模事業者向け会計パッケージ「iCompass NX 会計 Plus」と、売掛管理と請求書発行を可能にする中小・小規模企業向け業務パッケージ「ACELINK NX-CE 販売」だった。「以前、会計については他メーカーの製品でしたが、販売管理との連動を重視した上で、先行してMJSに切り替えました。そして、１年後に販売管理を導入したのです」と中村氏は語る。
　選定にあたっては会計と販売管理の連動性がポイント。請求書の発行にもデータ活用できることが大きな要件だが、長崎に拠点がある点も見逃せない点だった。「システムを利用する事務の方だけでは使い方がわからないことも。そんなときに長崎に拠点があるMJSならすぐに対応いただけて安心だと考えたのです」。
　結果として、ほんだ商店の販売管理に「ACELINK NX-CE 販売」が採用され、会計パッケージ「iCompass NX 会計 Plus」と連動させることで入力業務の省力化を実現することになる。

運用と評価

業務効率化とミスの撲滅利益の早期見通しも可能

　現在は、電話やFAXで弁当を受注すると、手書きのボードに書き出し、それぞれ特定のルートごとに情報を整理した上で必要個数をトラックで配送する。配送し終えた段階で、どの顧客に何個売り上げたのかを記載した日報を見て、事務所の担当者が「ACELINK NX-CE 販売」に入力していく運用だ。1日あたり2,500～3,000個程度の弁当が販売され、配送ルートや特別注文品などの品目別に顧客コードや商品コードが割り振られている。この顧客コードや商品コードと売上個数、金額を入力し、その場で現金をお支払いただく現金売上か、月末払いの売掛金か、といった取引を売上伝票に入力していくことになる。月末になると「ACELINK NX-CE 販売」から請求書を発行し、会計側にデータが受け渡され自動仕訳されることで月次の締めが行われる。「1,000番台ならAコースといった、顧客コードが配送ルートなどによって割り振られており、配送ルートごとの売上状況がすぐに把握できます」と中村氏。今では見通しが以前よりも早く立てられるようになったことで、設備投資を行うタイミングもしっかり見極められるようになった、とシステム導入の効果を中村氏は実感しているという。
　また会計と販売管理が連動したことで、効率化に大きく貢献していると中村氏は評価する。転記による入力ミスもなくなった。以前は集計した後の確認作業に多くの時間がかかっていたが、今では定期的にチェックできるようになり、決算時の負担が減っている状況だ。
　MJSのサポートについては、「わからないことがあれば連絡し、早急に対応いただいています」。担当者が不在の際にもカスタマーサービスセンターからリモート接続（iCompassコミュニケーション）して対応することもあり、現場からの評価も高いという。言葉で伝えづらい相談でも直接現場に出向いて対応してもらえるため、拠点が近くにあることが現場の不安を解消していると語る。
　なお、ほんだ商店ではMJSの提案を受けて複合機も導入した。月ごとに献立を作成し、インクジェットプリンターを用いて数百枚単位で印刷して配送時に配布していたが、この印刷作業に多くの時間とコストがかかっていた。「時間短縮とコスト削減に役立つということでMJSから提案いただきました。知らないことは考えようがないため、さまざまな形で業務改善提案を受けるなかで気付きが得られている点も大いに助かっています」と中村氏は評価する。

今後の展望

業務改善に向けたさらなる提案にも期待

　今後については、まだ十分に機能を使いこなしていない部分もあるため、現在は試行錯誤の段階。それでも、今以上に業務改善が行えるよう、MJSのソリューションをさらに活用していきたい考えだ。「今は販売管理と会計の連動が行われており、入力が大幅に軽減されています。ただし、入金された売掛金の入力はいまだに手作業で転記している状況です。そこで、入金記録を自動的に取り込むといった、銀行との連携も今後行っていければと考えています」と中村氏。
　また、業務効率化や時間短縮につながる提案についても期待しているという。「事例も交えた形で効果がはっきり示せるものがあれば、ぜひ提案していただきたいですね。ITの領域だけでなく、例えば電力の自由化やLEDによる省エネ対策など、普段気付かずに過ごしていることでも効率化につながることがあればぜひ教えていただけると助かります」と今後について中村氏に語っていただいた。

株式会社ほんだコーポレーション／ほんだ商店