顧問先導入事例

2018年12月25日現在

株式会社中尾商会 様

株式会社中尾商会 様

「ACELINK NX-CE販売」でIT導入補助金を活用。事務処理の大幅な効率化を実現。
見積書/請求書の一元管理によって迅速な顧客対応を強力に支援。

  • 10名
  • 繊維関連 帆布製品製造
NX-CE
  • 見積書は表計算ソフト、請求書は以前使用していた販売管理システムで別々に作成していたため全項目を再入力していた
  • 月末100件の請求書を作成。他の業務を並行して2名で2〜3時間かかっていた
  • 見積/請求業務の効率化を推進受注増加にも少人数で対応
  • 詳細条件での伝票検索を生かしてスムーズに過去案件を確認
  • IT導入補助金を活用して新システムを導入

導入の背景

毎月100件超の請求書 再入力するリスクを懸念

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株式会社中尾商会 様
中尾 和子(大奥様)氏

中尾商会は主力製品のトラックの荷台シートや軒先テント、テント倉庫、さらに、車のシートやワイヤー資材などの製造・販売を幅広く手掛けている。創業当初から財務面を支えてきた中尾和子(大奥様)氏は「お客様の要望にひとつでも多く応えるように努力してきました。競合企業との価格競争が激しい時代もありましたが、最近では納期への要求が強くなり『1日でも早く欲しい!』という声が多くなっています」と語る。しかし短納期を実現するためには、仕掛かり案件の納期調節など、営業・製造・事務が一致団結しなければならない。長年、中尾商会が注力してきた“対応力”は評判を呼んで、近年では新規取引先が増える一方だ。

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株式会社中尾商会 様
総務経理・営業 中尾 恵美氏

トラックの荷台シートはほぼすべてがオーダーメイド。打ち合わせや採寸が必要だが、お客様である運送会社にトラックがある時間は限られるため、柔軟な対応が求められる。

経理担当の中尾恵美氏は「担当の事務作業をこなすだけでは会社が回りません。電話を取った人がお客様の要望や用途、サイズなどを聞き出し簡易的な図面づくりなど、事務所内でできることは全部やります」と語る。

いくつもの業務を同時に進行しながら、毎月末に作成する請求書は約100件を超える。「表計算ソフトで作った見積書を見ながら、販売システムの請求書フォームに再入力します。思い込み等のミスを防ぐために必ず別の人が確認していました」と、中尾恵美氏は手間がかかる上、不安だった頃を振り返る。

導入のポイント

過去データの活用を考慮し新販売システムを決定

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舩越久人税理士事務所
舩越 久人 先生

1度の入力で見積書と請求書を作成できれば、わずかな時間でも効率化でき、助かると考え、新しい販売システムの導入に向けて検討をはじめた。

「当初、多くの選択肢の中から機能や費用面など比較検討して最適な販売システムを自分たちで選ぼうと考えていましたが、日々の業務があります。様々なリスクも考慮して、相談しながら、導入した方が最終的に会社の利益につながると考えました」と、長年の信頼がある税理士事務所と同じミロク情報サービス(以下、MJS)の「ACELINK NX-CE販売」を選定した。

中尾商会の顧問税理士は、舩越久人税理士事務所だ。代表の舩越久人先生は、設立当初から会社の頼りになるドクターであるために「会計」「税法」「税務」「経営」「コンピューター」の5本柱に磨きをかけてきた。特に、パソコン黎明期から会計とコンピューターに着目してきた。また先生は、九州ミロク会計人会のシステム委員長や会長職を歴任。その幅広い経験を通して得た見識を日本全国で講演されてきた経験を持つ。

「これまで使ってきた販売システムから、別のシステムに替えると過去の何十年分のデータが使えなくなる可能性もあり、今後の業務に多大な支障が生じることになりますが、MJSのシステムなら過去のデータをインポートできるので大丈夫です」という主旨のアドバイスを舩越久人先生は伝えた。中尾商会は、自分たちが困るならともかく、多方面に迷惑がかかってはいけないと導入を判断したという。

今回、中尾商会はIT導入補助金を活用した。「申請手続きの準備をMJSさんと進めるにあたって、とても丁寧で迅速な対応をしてもらったので、社長に補助金の活用を積極的な姿勢で相談するなど、私はいつも前向きにいろいろと考えることができました」と振り返る中尾恵美氏だが、苦労もあったという。「例えば、指定の経営診断を受けた後に発行される診断IDが重要だったり、独立行政法人情報処理推進機構(IPA)のSECURITY ACTION宣言というものが補助金の要件となっていたり、おもてなし規格認証の取得など、補助金申請がはじめての私たちには初めて耳にすることばかりでしたが、それぞれの内容について、とても丁寧に説明いただきましたので納得した上で手続きを進められました」。

運用と評価

請求書の作成時間が約1/2に短縮 優れた検索性で顧客対応を加速

「ACELINK NX-CE販売」の導入以来、いくつもの効果を実感しているという。1つ目は、見積書からリレー処理で効率よく請求書が作成できる点だ。再入力の手間がないのでもちろん正確さも格段に向上している。

以前は事務作業だけに専念できない中、2名がかりで約3時間かかっていたが、今では1時間半もあれば完了している。「わずかな時間ですが、とても楽になったので助かっています」と、中尾恵美氏は微笑む。

導入前、表計算ソフトで作成していた見積書は会社名ごとのフォルダーに分けて管理していたため、お客様から問い合わせの際には該当ファイルを探し出すのに時間がかかっていた。株式会社と有限会社が違うだけで同じ社名の会社が存在するなど、とても見づらいものだった。

その点、「ACELINK NX-CE販売」にしてからは、見積書も請求書も一元管理されており詳細条件による伝票検索が可能になったのが2つ目の効果だ。

「細かくコード分けをしているので、売値や仕入値を簡単に検索できて、お客様からの急ぎの問合せにも即座に対応できます。過去の履歴データを生かすことで、一度も扱ったことのない商品の売値の算出はもちろん、どのような加工が必要になるのかまでをも把握できます。最近では、今までには無かったような注文も入ってきていますが、ストレスなく仕事ができる環境が整いました」(中尾恵美氏)。

さらに、MJSのサポートも高く評価している。「営業担当者もシステム担当者も親切に要望に応えてくれました。様々なアドバイスももらいました。導入後、見積書式について相談をしたら、入力のアドバイスや使い方のコツなど、翌日には返事をもらえたので、お客様を待たせずに済んだことがあります。無駄な処理をしなくて済んだこともあるので、正直なところ感謝しかないです」(中尾 恵美氏)。

今後の展望

選ばれ続ける会社として将来への情報基盤を確立

「ACELINK NX-CE販売」の導入によって、求めていた効果が実現されて満足しているという。

「事務作業の時間が減った今、受注案件は増加しているにも関わらず負担は変わっていないと感じています。事務処理が円滑に進むので、ディーラーさんに直接出向く外回りもやっています」と笑顔を見せる。営業と記された名刺を持った社員が増え、これから中尾商会の武器であるきめ細かい対応力は益々強化されていく。

UserVOICE

「使いやすさ」への声

株式会社中尾商会
総務経理・営業
中尾 恵美氏

1.要望に呼応して機能強化され安心して使える

以前は顧客登録数が100件だったものが、500件に増えたのでとても助かっています。また、請求書に社印が押された状態でプリントアウトできるようになりました。簡単なことですが、少ない人数での作業なので効率化が推進できて満足しています。

2.お客様を待たせない回答が可能に

詳細にコード分けをしているので、伝票検索がとてもスムーズです。突然の問合せでも、過去の履歴を生かして、商品の素材や加工の内容、仕入値・売値などを即座に参照でき、回答できるようになりました。「ACELINK NX-CE 販売」の導入によってスピード感が増しています。

IT導入補助金とは

IT導入補助金は、自社の課題・ニーズに合わせて「販売管理システム」や「仕入在庫管理システム」をはじめとするITツール(ソフトウエア、サービス等)を導入しようとする事業者に対して、その導入費用の一部を補助する制度です。

IT導入補助金は、ITツールを導入しようとする事業者が、自社の置かれた環境から強み・弱みを認識、分析し、把握した経営課題や需要に合ったITツールを導入することで、業務効率化・売上アップといった経営力の向上・強化を目的としています。

MJSはITツールを導入しようとする事業者に代わり申請等を行う「IT導入支援事業者」として登録及び認定を受けています。これまで多くの(1,000社以上の)企業のIT導入補助金の申請をサポートした実績があります。 ぜひお気軽にご相談、お問い合わせなど、お声がけください。

導入企業のご紹介

株式会社中尾商会

所在地
〒813-0062 福岡市東区松島3-27-27
代表者
代表取締役社長 中尾 知樹
創業
1975年2月
(設立:昭和50年5月1日設立〜有限会社として)
社員数
10名
主な業務
繊維関連 帆布製品製造
導入システム
ACELINK NX-CE 販売
(販売管理・仕入在庫管理)

導入企業様ワンポイントPR

きめ細かな対応力と確かな技術力でニーズに応える

創業から40年以上「すぐやる。約束を守る」を継続し、信頼を築き上げてきた中尾商会。主力製品であるトラック荷台シートを発注する車体架装業者からの依頼は、多様化しているが最大限の対応力を発揮し期待に応える。その他にも、まだ見たことのない用途に挑戦するなど、頼りになる会社として、地域の業界から厚い信頼を得ている。

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