2015年7月2日現在

DocuWorksが事務所のペーパーレス化を推進、リモートツールが効率化を可能に

• 税理士1名
  職員　2名
• 税務、会計関連業務
  経営コンサルティング

• 前職で業務レスポンスに課題
  最適な仕組みを模索
• マスター変更など
  柔軟な機能が必要

• 事務所の開設に合わせてMJSの会計ソリューションで強固な業務基盤を確立
• フレキシブルな体系の設定により顧客ニーズに合わせた対応を実現

導入の背景

業務レスポンスが遅く不満だったセンター方式

　地元浜松の地域振興に関連した団体に勤めた後、2001年に税理士事務所を開業した松本圭市先生。静岡県西部地域で事業を営んでいる小規模事業者を中心に税務支援を行いながら、資金繰り計画や経営改善をふまえたコンサルティングなど、様々な要望に応える活動を行っている。農業から製造業まで様々な業態の顧問先を抱えており、リアルタイムな経営状況の管理から金融機関とのジョイントまで、松本先生が手掛ける業務は幅広い。
　そんな松本先生がミロク情報サービス(以下、MJS)を知ったきっかけは、センターにデータを送って帳票を作成していた時代にまで遡る。「前職ではオリジナルで作成した会計の仕組みを利用し、ベンダ側にデータを送って帳票を作成するセンター方式を採用していました。しかし、この方式では自分のペースで仕事を進めることができず、業務のレスポンスに不満を感じていたのです」と松本先生。そこで新たな仕組みを模索するなかでMJSの会計ソリューションと出会い、導入に至ったと松本先生は当時を振り返る。

導入のポイント

大きな魅力のシンプルで柔軟な仕組み

　前職では複数の製品の中からMJSを選択した松本先生だが、その理由の1つにあったのが、摘要のOCR読み取りがシンプルなことだった。「OCRで読み取って文字変換するシステムが多いなか、MJSはイメージデータをそのまま保管することが可能でした。変換のひと手間がなく、シンプルな管理が可能だったことが大きい」と松本先生。また、当時主流だった会計専用の独自ハードウェアではなく、既存のPCで会計ソフトウェアが利用できるという点も大きな選択のポイントだったという。「日常的に使い慣れているPCでそのまま業務が遂行できるため使い勝手がよく、設備投資という観点からも大変魅力的な製品でした」。他にも、自身の使い方に合わせてフレキシブルにコードマスターが変更できるという柔軟性も大きな評価のポイントだったと松本先生。「以前から使ってきたコード体系をそのまま利用できるよう、コードマスターを一から設定し直したことも。柔軟な仕組みのMJSだからこそコード体系を踏襲することができたのです」(松本氏)。もちろん、営業マンやメンテナンス部隊の手厚いサポートも採用に至った大きなポイントだと説明する。
　シンプルな機能で使いやすい製品だったことも手伝って、前職を退職した後に松本先生自身が開業する際には、迷わずMJSが採用されることになる。実は開業するにあたって、ちょうど事務所の規模に最適な開業パックが提供されたことも、背中を押したポイントだったと松本先生は当時を振り返る。
　結果として、顧問先支援に欠かせない基盤としてMJSの会計ソリューションが開業以来活躍しており、現在でも事務所の強固な業務基盤となっている。

導入の効果

安心感を醸成するMJSのトータルサポート

　現状は基幹業務パッケージ「ACELINK NX-Pro」を中核システムに据え、顧問先の税務支援や経営支援など日々の業務に役立てている。顧問先には、会社規模に応じて自計化を支援する「iCompass NX」や「記帳くん」などを提案しつつ、遠隔地から顧問先を支援するための「iCompassコミュニケーション」や外出先から事務所にアクセスする「iCompassリモートPC2」など、各種リモートツールを駆使して業務の効率化を実現。「デリバリーコストを考えると、リモートツールはとても有益。何度も行き来せずにすみ、お客さまの困りごとにもレスポンスよく対応できます」と松本先生は力説する。また、ファイリングツール「DocuWorks」を導入し、スキャニングによる紙の電子化や印刷データの保存など、ペーパーレス化にも積極的に取り組んでいる。証憑をはじめ顧問先ごとに管理が必要なデータについては、顧問先用のフォルダを作成して情報を整理し、すべての情報がDocuWorks上の書庫で管理できるようになっている。「問い合わせにもすぐに情報を探すことが可能です。FAXについてもすべてDocuWorksに変換して保存しています」と松本先生。
　他にも、セキュリティ対策として統合脅威管理機器の「FortiGate」を導入し、データ保護については事務所内に設置したNASサーバや「MJSセキュアストレージサービス」を利用してクラウド上でバックアップ。「小さい事務所だけに、セキュリティやバックアップはすべてMJSにお任せしています」と松本先生は評価する。
　使いやすさの面で松本先生は「とても使いやすいと感じています。顧問先管理や決算予測など、顧問先サポートに役立つ機能が豊富で便利ですし、税理士業務に求められる業務処理簿の作成も、ある程度システムが補完してくれます。電子申告にも対応するなど、業務の効率化に大きく寄与しています」と評価する。他にも、表計算入力機能を便利に使っている松本先生。「ITに詳しくない顧問先でも表計算取り込みで簡単に仕訳を行うことが可能です。作業の効率化に大きく貢献しています」と松本先生は評価する。
　MJSへの評価では「トータルソリューションで提供してくれるために安心感があります。また、自分たちの税理士仲間の多くが利用していて、何かあれば仲間からのサポートが期待できます。多くの実績がある点も、安心感に繋がる魅力だと考えています」と松本先生。現在はミロク会計人会のシステム開発委員としても活躍している松本先生は、会計人会の存在についても評価の1つに挙げている。「同じ税理士仲間が集まることで、アナログ的なお付き合いも広がります。機能改善も実際の利用者の声をベースに行っていくため、より使いやすいものに進化し続けていると考えています」。

今後の展望

進捗状況管理とセキュリティ強化へ

　今後について松本先生は「顧問先管理の一環として、業務の進捗状況が管理できるスケジュール的な機能は検討したいと考えています。一人でやっていると管理が煩雑になるため、アラート通知も含めてきちんと進捗管理できる仕組みを検討したいですね」と語る。また、マイナンバー対策の1つとして、ログ管理による統制強化に役立つ「SOXBOX NX」も検討中。「アクセスログがしっかり管理できれば、マイナンバー制度に求められるセキュリティ要求に応えることが可能になります」と松本先生。他にも、領収書をはじめとした様々な証憑をスキャンしてもらい、遠隔地にから証憑管理できる環境を構築すべく、顧問先にDocuWorksを設置してもらうような働きかけも積極的に行っていきたいと今後の展望について語っていただいた。

松本圭市税理士法人