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マンガで解説:「テレワークはできない」と悩む企業を救うシンプルな方法 中小企業が在宅勤務できない理由は?

テレワークの重要性が浮き彫りになる中、「すぐにはテレワークに切り替えられない」「バックオフィスは出社が必須」と悩む企業は少なくない。今後に備えて全社的なテレワーク体制を低コストで実現する方法はあるのか。マンガで解説しよう。

[ITmedia]
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 新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の拡大を受けて在宅勤務などのテレワークを進める企業の動きが広がる一方で、すぐには対処できずテレワークを見送った企業もあった。小売業や飲食業のように、営業を続けるためには店舗に出勤しなければならない業種だけでなく、テレワークのためのIT環境がないことを理由にオフィス勤務を続けなければならない企業もある。

 50人ほどの従業員を抱えるA社も、テレワークに移行できなかった。以前からノートPCを利用していた営業担当者は比較的容易にテレワークに切り替えることができたものの、経理、人事、総務などのバックオフィスはデスクトップPCを利用しており、テレワーク導入に踏み切れなかったのだ。

 「経理や人事、総務もテレワークできる方法を考えないと……。と言っても、予算は限られているし……」。A社の担当者は頭を抱えるばかり。今後に備え、事業継続計画(BCP)を補強するためにもテレワークの体制は整えておきたいところだ。コストを抑えつつ、迅速にテレワーク環境を整備するにはどうすればよいのか。マンガを交えて解説しよう。

「バックオフィスだけ出社」の現実

 働き方改革の一環でテレワーク制度を導入する動きはここ数年で珍しくなくなっていたが、新型コロナウイルス感染症が拡大したことでテレワークは一気に普及した。ただ、テレワークを取り入れるのは大手企業が中心で、中小企業が取り残されている印象は拭えない。東京商工会議所が2020年4月8日に公開した「会員企業の防災対策に関するアンケート付帯調査 新型コロナウイルス感染症への対応について」の結果はそれを裏付けるものだ。テレワークを実施していると回答したのは、300人以上の企業では57.1%と半数以上になったのに対し、50人以上300人未満の企業では28.2%、50人未満では14.4%にとどまる結果となった。

 テレワークを実施している企業でも、経理や人事、総務といったバックオフィスだけは出社を続けているケースがある。これらの部署は紙ベースの業務が多いことに加え、デスクトップPCを利用していることも珍しくない。自宅にPCを持ち帰れない、会社のPCでしか仕事ができないといった理由で、完全にテレワークに切り替えるのが難しいようだ。

 A社もまさにその状況にある。「バックオフィスはみんなデスクトップPC。自宅に持ち帰ることはできないし、データだけ持ち帰って自宅PCで仕事をするのは情報漏えいが心配」と担当者の悩みは大きい。

 とはいえ、バックオフィスもテレワークができる体制は整えておいた方がよい。なぜなら問題は新型コロナウイルス感染症だけではないからだ。インフルエンザのような流行性疾患、台風や大雪といった自然災害など、業務に影響を及ぼす非常事態は毎年発生する可能性がある。ただしバックオフィスのテレワーク実施については、まず社内制度や予算、運用の難しさがハードルになりやすい。

 上述の東京商工会議所が実施したアンケート調査では、企業がテレワークを実施する上での課題として下記のような点が挙がった。

  • 仕事の管理、労務管理などの社内体制が整っていない
  • PCやスマートフォンなどの業務用端末やネットワーク環境の設備が十分ではない
  • セキュリティ面で不安がある

 労務管理などを含めた社内体制をどう整えるかといった問題に加え、IT環境を整えるためには予算もかかる。これまでノートPCを利用していなかった場合、急に人数分の台数を購入するのは難しいだろう。このようなケースでテレワークを手軽に実現する方法として有効なのが、社外のPCやスマートフォンから会社のPCにアクセスする遠隔操作ツールだ。

簡単・低コストで、自宅から会社PCを遠隔操作

 遠隔操作ツールは、PCにインストールしている業務ソフトウェアや社内のファイルサーバをそのまま利用でき、短期間でテレワークを実現できる。

 会社のPCを遠隔操作する方法は幾つかあるが、テレワークに切り替えても業務効率を維持するためにはセキュリティや操作性を重視する必要がある。例えばミロク情報サービスの「iCompassリモートPC2」は、会社のPCの画面を自宅のPCに転送するツールだ。会社のPCに専用のエージェントソフトウェアをインストールして、自宅のPCで指定のURLにアクセスするだけで利用できる。複雑な設定は必要なく、ハードウェアを新たに調達する必要もないため初期投資は少なく済む。

 PCの画面の転送はiCompassリモートPC2のポータルサーバを経由する。ユーザーは複雑な運用管理の必要がなく、画面転送速度も安定している。会社IDとユーザーIDによる二重のユーザー認証を採用している他、会社と自宅のPCの通信は暗号化されているためセキュリティ面も安心できる。

 会社の重要な情報を扱うバックオフィスがテレワークを実施する場合、情報漏えい対策も気になる点だ。iCompassリモートPC2には、自宅のPCへのファイルコピーや自宅のプリンタでの印刷を禁止する機能がある。遠隔操作時は画面を介した業務しかできないようにすることで、情報漏えいのリスクを減らせる。

 遠隔操作するための端末は、PCだけでなくタブレットやスマートフォンも利用できる。「申請を確認して承認する」といった程度の作業ならばスマートフォンでも十分に実施できる。スマートフォンだけで操作できれば、出張先などの社外からでも手軽に使える。非常時のテレワークだけではなく日常的な業務でも活用できる場面を広げられそうだ。

「テレワークだと業務が滞ったり、働き過ぎたりしないか」――労務管理の現実ライン

 テレワークで検討しなければならないもう一つのポイントが労務管理だ。「従業員が自宅できちんと仕事をしているかどうか分からない」と懸念する管理者も少なくない。この課題には、PC操作ログの管理ツールが役に立つ。ミロク情報サービスの情報セキュリティアプライアンス「SOXBOX NX-Plus」には、社内のネットワークに接続してPC利用状況を収集する機能がある。iCompassリモートPC2を利用して自宅から会社のPCを操作する場合も、ログを確認すれば、ユーザーがどのような作業をしていたのかが分かる。利用を開始するために必要な作業は、監視対象とする会社のPCにエージェントソフトウェアをインストールすることだけだ。

 操作ログを見れば「業務とは関係のないWebサイトばかり閲覧している」「スクリーンセーバーがずっと起動している」など、従業員がきちんと業務をこなしているかどうかを確認できる。テレワーク時に監視ツールを利用することについては賛否両論あるが、内部統制の観点ではけん制という一定の役割を果たすことは確かだ。もちろん情報漏えい対策にもなる。

 テレワーク時は“働き過ぎ”にも注意しなければならない。テレワークでは退勤を打刻した後に従業員が作業をしていても把握することは困難だ。SOXBOX NX-PlusでPC利用時間のログと勤怠状況を突き合わせて確認すれば、こうした状況を未然に防げるだろう。SOXBOX NX-Plusは、ミロク情報サービスのクラウド勤怠管理サービス「Edge Tracker勤怠管理」やクロノスの勤怠管理システム「クロノスPerformance」と連携して出退勤時間とログオン/ログオフ時間の差異を表示でき、客観性のある労務管理を実現する。

 SOXBOX NX-Plusには、収集したログ情報をダッシュボードで表示する機能や日次・月次レポートを生成する機能もある。ログを逐次確認するのではなく、レポートでまとめて従業員の勤務状況を確認すれば管理の負担も省力化できる。従業員に対して「勤務状況をログで確認している」と伝えておけば、きちんと業務を遂行してもらうことにも、働き過ぎを防ぐことにもつながるだろう。

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情報漏えい、サイバー攻撃への対策にも有効

 SOXBOX NX-Plusは、内部統制と情報セキュリティ対策に必要な機能一式を備えているアプライアンスだ。例えば機密情報については事前に保存するフォルダを決めておき、フォルダへのアクセス状況をログで監視すればよい。指定フォルダへのアクセス数をまとめた統計情報をドリルダウンすれば、詳細な監査を簡単に実施できる。「機密情報へのアクセス数が急増している日時を確認してみたら、夜間に同じ従業員が何度もアクセスしていた」といった怪しい挙動の発見に生かすことが可能だ。外部からの脅威や内部不正を未然に防ぎやすくなるだろう。

 テレワーク時はもしフィッシングメールが届いてもオフィス勤務時のように誰かに気軽に相談しにくいため、被害に遭うリスクも高まる。SOXBOX NX-Plusは不正なWebサイトへの接続をブロックするWebフィルタリング機能も搭載している。テレワークを実施する上でのセキュリティ面でのさまざまな不安を取り除いてくれる。

中小企業のテレワークを多数支援してきた実績とノウハウ

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 iCompassリモートPC2で社外から会社のPCを遠隔操作できる環境を整え、SOXBOX NX-Plusを労務管理やセキュリティ対策に活用する。この2製品の組み合わせで、安心できるテレワークの体制を簡単に整備できるだろう。

 長年にわたり多くの中小企業を支援してきたミロク情報サービスは、社内規定の整備をはじめテレワーク実施に役立つさまざまなノウハウを持っている。「テレワークを始めるならどこから着手したらよいか分からない」「何を用意すべきか分からない」「セキュリティが不安」と悩んでいる企業にとっての心強いパートナーとなるために、同社はテレワークについての特集ページを開設したり、導入手法などを詳しく解説した書籍や動画を用意したりしている。

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