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2020/11/23

質問

新型コロナの影響で、リモートで教材作成作業をせざるを得なくなった「学習塾ミロク」。しかし、ファイルの取り違えやメールでのやり取りの混乱で業務の手戻りが起きるなど、時間をムダにしています。効率的に作業を進めるため、あなたが経営者なら次のうちどの行動をとりますか?

パターン1

教材作成業務に携わる人を各教科一人に限定する。

パターン2

できる限り頻繁にオンラインでの会議を開催する。

パターン3

クラウド上で最新資料等を共有できる仕組みを使う。

この質問をイメージして以下のストーリーをお読みください。
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リモートでの作業で混乱する学習塾

郊外でいくつもの教室を展開する「学習塾ミロク」。新型コロナの影響で、先生方が集まって教材を作成するのが難しくなり、作業をリモートで行わざるを得なくなっています。

ある日の朝、メールを開いた塾長はその量にビックリしました。

先生達からのメールでいっぱいだったのです。確認してみると、それらはすべて教材の内容についてのものでした。教材は、各教科の先生達でグループになり、協力して作成してもらっています。塾長は、それらのすべてを最終チェックするため、先生達のメールにccで入っているのです。

全部見るのはシンドイなぁと思った塾長。学習塾ミロクのスタッフでもある妻に、メールを確認してもらうことにしました。

塾長 国語についてはどんな感じだい?
うーん。お互いの連絡がうまくいってない感じね
塾長 どういう風にうまくいってないんだい?
A先生が教材ファイルに修正を加えて、その後B先生がさらに修正をしているんだけど、C先生が、D先生の修正を確認せずに、A先生が修正した教材ファイルを修正しているわ。だから、最新のファイルにはD先生の修正が反映されていないの
塾長 なんで、そんなことになっているんだい?
何度もメールでやり取りしているから、D先生のメールをC先生が見落としてるのよ
塾長 なるほど
数学については、お互いにメールの見落としはないみたいよ。でも……
塾長 でも、何だい?
それぞれがどんどん意見を送ってきているから、一言とか二言のメールが多いのよ。全部見るのはシンドイわ。何とかした方がいいわよ
塾長 うーん。どうしたものかな


このままだと、皆が混乱するばかりで、なかなか教材の作成業務がスムーズに進みそうにもありません。今のままではミスで業務の手戻りが起きるなど、時間もムダにしているはず。こんな状況に頭を悩ます塾長です。

質問

新型コロナの影響で、リモートで教材作成作業をせざるを得なくなった「学習塾ミロク」。しかし、ファイルの取り違えやメールでのやり取りの混乱で業務の手戻りが起きるなど、時間をムダにしています。効率的に作業を進めるため、あなたが経営者なら次のうちどの行動をとりますか?

▼あなたの思うパターンをクリック▼

パターン1

教材作成業務に携わる人を各教科一人に限定する。

パターン2

できる限り頻繁にオンラインでの会議を開催する。

パターン3

クラウド上で最新資料等を共有できる仕組みを使う。

教材作成業務に携わる人を各教科一人に限定すれば、担当者間でファイルを取り違えたり、メールのやり取りで混乱が起きることも減り、作業の効率は上がるでしょう。しかし、その結果、教材の質が低下しかねず、学習塾本来の目的が達成できそうもなく、生徒離れにつながりかねません。

オンライン会議であれば、ソーシャルディスタンスも確保できますので、できる限り頻繁にオンライン会議を開催するのも一つの方法でしょう。しかし、頻繁にオンライン会議を開催するのでは、先生方の予定を調整するのも大変です。タイムリーな対応ができなくなってしまう可能性もあります。また、ファイルの取り違えの問題は残ります。

学習ミロクの塾長が選んだのはパターン3でした。メールでのやり取りを最小限とし、クラウド上で資料の共有や連絡を行うことにしたのです。どういうことかと言うと……
 

きっかけは、娘のグループワークについて聞いたことだった

ミロク塾の塾長とスタッフでもある妻が、メールを見ながらブツブツ言っているのを聞いていた娘が、声をかけてきました。

大変そうね~。私達もグループワークでプレゼン資料を作ったりするけど、あまりそういうことは起こらないわよ
何か、コツはあるの?
コツと言うか、私達はファイルを共有しているもん
塾長 共有って、どういうことだい?
各自が使ってるパソコンにファイルを入れてるだけじゃ、他の人には見えないでしょ。だから関係者で共有したいファイルをインターネット上に保存するの
塾長 そんなことしたら関係者以外にも見られちゃうじゃないか!
いやいや。簡単に言うと、その場所にはしっかり鍵がかかってて、誰でも入れるわけじゃないのよ


そして娘は、こうした仕組みのことをオンラインストレージとかクラウドストレージと言うことや、無料のもいろいろあることを教えてくれたのです。

あとさ、私達って、あまりメールでのやり取りもしないかなぁ
どういうこと?
私達は、だいたいチャットよ。メールを使うこともあるけど、一言二言でやり取りする時なんかは使わないわ
塾長 そういう時代なんだなぁ。俺達も考えないと……


娘の話を聞いた塾長は、先生方の意見も聞きながら、早速、さまざまなオンラインストレージ(クラウドストレージ)の比較検討を始めました。

塾長の心の声 <新型コロナでリモートでの業務が増える中、いろいろな混乱も出てくる。でも、それはこれまでの業務フローを見直す機会でもある。オンラインストレージを活用することで、お互いの連絡状況や意思疎通がうまくいくようになれば、リモートでの教材作成もスムーズに進み、それが今後の業務効率化にも結びつくはずだ>


今後のコミュニケーションのあり方を含めて、塾長は前向きに考えています。
 

ワンポイント解説「今後のコミュニケーションのあり方」実際に人が集まって行う対面式の会議中心から、オンラインでの会議、さらにはファイルの共有とチャット機能を備えたオンラインストレージの利用など、コミュニケーションのあり方も多様化しています。それぞれ長所と短所がありますので、状況に応じて適切な手段を活用しましょう。
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