リモートワークで業務が大混乱！　効率アップのためのコミュニケーション方法とは？

リモートでの作業で混乱する学習塾

郊外でいくつもの教室を展開する「学習塾ミロク」。新型コロナの影響で、先生方が集まって教材を作成するのが難しくなり、作業をリモートで行わざるを得なくなっています。

ある日の朝、メールを開いた塾長はその量にビックリしました。

先生達からのメールでいっぱいだったのです。確認してみると、それらはすべて教材の内容についてのものでした。教材は、各教科の先生達でグループになり、協力して作成してもらっています。塾長は、それらのすべてを最終チェックするため、先生達のメールにccで入っているのです。

全部見るのはシンドイなぁと思った塾長。学習塾ミロクのスタッフでもある妻に、メールを確認してもらうことにしました。

塾長	国語についてはどんな感じだい？
妻	うーん。お互いの連絡がうまくいってない感じね
塾長	どういう風にうまくいってないんだい？
妻	A先生が教材ファイルに修正を加えて、その後B先生がさらに修正をしているんだけど、C先生が、D先生の修正を確認せずに、A先生が修正した教材ファイルを修正しているわ。だから、最新のファイルにはD先生の修正が反映されていないの
塾長	なんで、そんなことになっているんだい？
妻	何度もメールでやり取りしているから、D先生のメールをC先生が見落としてるのよ
塾長	なるほど
妻	数学については、お互いにメールの見落としはないみたいよ。でも……
塾長	でも、何だい？
妻	それぞれがどんどん意見を送ってきているから、一言とか二言のメールが多いのよ。全部見るのはシンドイわ。何とかした方がいいわよ
塾長	うーん。どうしたものかな

このままだと、皆が混乱するばかりで、なかなか教材の作成業務がスムーズに進みそうにもありません。今のままではミスで業務の手戻りが起きるなど、時間もムダにしているはず。こんな状況に頭を悩ます塾長です。

きっかけは、娘のグループワークについて聞いたことだった

ミロク塾の塾長とスタッフでもある妻が、メールを見ながらブツブツ言っているのを聞いていた娘が、声をかけてきました。

娘	大変そうね～。私達もグループワークでプレゼン資料を作ったりするけど、あまりそういうことは起こらないわよ
妻	何か、コツはあるの？
娘	コツと言うか、私達はファイルを共有しているもん
塾長	共有って、どういうことだい？
娘	各自が使ってるパソコンにファイルを入れてるだけじゃ、他の人には見えないでしょ。だから関係者で共有したいファイルをインターネット上に保存するの
塾長	そんなことしたら関係者以外にも見られちゃうじゃないか！
娘	いやいや。簡単に言うと、その場所にはしっかり鍵がかかってて、誰でも入れるわけじゃないのよ

そして娘は、こうした仕組みのことをオンラインストレージとかクラウドストレージと言うことや、無料のもいろいろあることを教えてくれたのです。

娘	あとさ、私達って、あまりメールでのやり取りもしないかなぁ
妻	どういうこと？
娘	私達は、だいたいチャットよ。メールを使うこともあるけど、一言二言でやり取りする時なんかは使わないわ
塾長	そういう時代なんだなぁ。俺達も考えないと……

娘の話を聞いた塾長は、先生方の意見も聞きながら、早速、さまざまなオンラインストレージ（クラウドストレージ）の比較検討を始めました。

塾長の心の声	＜新型コロナでリモートでの業務が増える中、いろいろな混乱も出てくる。でも、それはこれまでの業務フローを見直す機会でもある。オンラインストレージを活用することで、お互いの連絡状況や意思疎通がうまくいくようになれば、リモートでの教材作成もスムーズに進み、それが今後の業務効率化にも結びつくはずだ＞

今後のコミュニケーションのあり方を含めて、塾長は前向きに考えています。